Het inhuren van een ICT-dienstverlener

Vier tips om een goede keus te maken

24 juni 2013

Dienstverleners huur je in omdat je inhoudelijke kennis en capaciteit mist. Het feit dat 'externen' je op het punt van ICT-kennis meestal de baas zijn, betekent niet dat je de regie uit handen hoeft te geven.

Kantoor in de cloud

Efficiënter Werken Scan

1. Formuleer een duidelijk ICT-beleid

Zorg dat je voor jezelf duidelijk krijgt wat ICT voor je bedrijf moet gaan betekenen. Alleen dan kun je de discussie aan met dienstverleners. Hoe belangrijk zijn netwerken, software-applicaties, communicatiemiddelen en webservices voor je bedrijf? En hoe belangrijk zullen die over enige tijd zijn? Wat zijn de trends? Wat zie je bij je concurrenten? Laat je zonodig ondersteunen door een onafhankelijke deskundige die geen belang heeft bij het verkopen van hardware of software, maar wel je bedrijf, branche en bedrijfsvoering begrijpt. Zo iemand kan kritische vragen stellen en kennis en ervaring inbrengen vanuit andere gebieden.

2. Bepaal je strategie: welke kennis wil je in eigen huis hebben?

Om te voorkomen dat je 'onmachtig' wordt, moet je kennis die essentieel is voor je bedrijfsvoering in eigen huis houden. De vraag is dan natuurlijk wat onder essentieel moet worden verstaan. Systeembeheer bijvoorbeeld zal dat niet vaak zijn. Onder systeembeheer wordt hier verstaan het inrichten, beheren en onderhouden van netwerken, servers, operating systems, centrale infrastructurele applicaties, firewalls, enzovoort. Het is kennisintensief werk, de benodigde kennis veroudert snel en het is moeilijk om goed personeel vast te houden. Voor kleinere bedrijven is uitbesteding hier een optie.

Bedrijven met een eigen IT-afdeling hebben deze problemen niet. Zij kunnen de ontwikkelingen beter bijbenen. Voor applicatiebeheer (alle softwarepakketten die in een bedrijf draaien) kan een tweedeling worden gemaakt. Voor generieke applicaties (bijvoorbeeld Officepakketten, boekhoudingen en dergelijke) is uitbesteden een mogelijkheid. Toch zal menig bedrijf daar eigen kennis over willen blijven behouden. Specifieke applicaties, en zeker bedrijfskritische applicaties, kunnen beter in eigen beheer blijven of in een combinatie beheerd worden (co-sourcing).

3. Laat je niet overbluffen door jargon

Tegen de turbotaal waarvan de ICT-sector vergeven is, helpt eigenlijk maar één ding: doorvragen en nog eens doorvragen. Want je hebt het volste recht om opheldering te krijgen. Wees daar bijzonder volhardend in, dan kom je niet voor verrassingen te staan. Uiteraard hebben ICT-dienstverleners hun eigen belangen. Als ze eenmaal bij je 'binnen' zijn, proberen ze vaak andere diensten of producten te slijten. Alert zijn is het devies. Wordt je geconfronteerd met 'verhalen' die je aan het twijfelen brengen (bijvoorbeeld: je opslagcapaciteit zou te klein zijn en nodig aan uitbreiding toe) vraag dan een second opinion van een derde partij. Dit advies hoeft niet duur te zijn en kan je veel kosten besparen.

4. Faseer de werkzaamheden en houd de vinger aan de pols

Zodra je een externe dienstverlener aantrekt, moet iemand intern de baas zijn over het project. Dat kun je zelf zijn, of iemand die je die taak toebedeelt. Niet alleen het project zelf moet goed omschreven worden, dat geldt ook voor de interne verantwoordelijkheden. Bij omvangrijke en kostbare projecten kan het raadzaam zijn om daarnaast een (in- of externe) toezichthouder op de relatie tussen je onderneming en de dienstenleverancier aan te stellen. Iemand die namens jou de controle voert en met wie je regelmatig spreekt over de voortgang en de knelpunten.