Samenwerken met een ICT-dienstverlener

Tien tips voor een betere samenwerking

24 juni 2013

Je hebt je partners gevonden, de contracten zijn getekend, het project kan beginnen. Tien tips om het maximale uit het partnerschap te halen.

Efficiënter Werken Scan

Kantoor in de cloud

1. Houd een startbijeenkomst

Organiseer een PSU (Project Start-Up, of een kick-off) waar iedereen die iets met het project te maken heeft aan deelneemt. Misverstanden kunnen fataal zijn, dus moet iedereen precies weten waar het om gaat: het eindresultaat. Iedereen moet de eigen verantwoordelijkheid kennen, weten wat de eigen bijdrage aan het project is en zien wat er van anderen wordt verwacht.

2. Introduceer 'projectrituelen'

Wijk af van de gebruikelijke gang van zaken in je bedrijf, want je bent bezig met belangrijke nieuwe dingen die anders zijn dan vroeger. Nieuwe rituelen helpen daarbij. Bijvoorbeeld een projectborrel op woensdag na de stuurgroepvergadering, een klein feestje als een projectmijlpaal is bereikt, de brainstorm op maandagochtend om alle openstaande problemen kort te bespreken.

3. Speel in op weerstand

Veranderingen veroorzaken onzekerheid. Niemand weet immers precies hoe de eigen baan er straks uitziet. Houd dus rekening met weerstanden. Maak ze bespreekbaar en maak helder hoe het werk er straks uitziet.

4. Neem een coach

Intussen gaan de gewone zaken door. Dat kost energie. Denk eens aan een coach, iemand waar je op kunt bouwen en die eerder zulke projecten heeft begeleid. In de bouwwereld gebeurt dat al eeuwen. De opzichter houdt daar namens de opdrachtgever in de gaten hoe het bouwproces (lees: de verandering) verloopt.

5. Werk aan het vertrouwen

Je hebt een samenwerkingspartner geselecteerd die je vertrouwt. Bouw daarop en werk eraan. Zorg voor voortgangsoverleg en bespreek alles, al is het nog zo vervelend. Klikt het niet met de projectmanager? Jammer, maar dan moet er vervanging komen. Het gaat immers om de continuïteit van je bedrijf.

6. Luister naar je gevoel

Aarzel niet als je het gevoel heeft dat het fout gaat. Gooi het in het overleg, want alleen dan is er nog hoop. Maak zonodig een nieuwe deal met de dienstverlener. Vergeet niet om te beoordelen in hoeverre de projectorganisatie daarover moet worden geïnformeerd.

7. Wees achterdochtig bij ‘technische problemen’

Problemen zijn zelden technisch, maar vooral intermenselijk. Denk bij databaseproblemen eerst aan de samenwerking in het team en pas daarna aan de techniek. In minstens de helft van de gevallen verdwijnt het probleem dan vanzelf.

8. Houd ‘belangen’ in de gaten

Hoezeer je je samenwerkingspartner ook vertrouwt, hij heeft ook eigen belangen. Omzet bijvoorbeeld, en marge, ook voor jouw rekening. Dat is legitiem, maar laat het niet ontsporen. Soms botst jouw belang met dat van je dienstverlener. Wees daar open over, maak het bespreekbaar. Schakel desnoods een mediator in.

9. Let op de administratieve organisatie

In het project is de techniek zo’n belangrijke component dat die alle aandacht dreigt te krijgen. Dat is niet altijd terecht. De techniek gaat meestal wel werken, maar de veranderingen in de organisatie zijn belangrijker. Reserveer daar genoeg tijd, menskracht en geld voor, en vooral aandacht.

10. Vieren

Vier mijlpalen. Dit zorgt voor een betere motivatie en versterkt de teamgeest.

Op zoek naar een ICT-dienstverlener? Al vanaf 10 euro per werkplek per maand biedt de MKB Servicedesk haar abonnees de mogelijkheid tot verzorging van antivirusprogramma, backupopties en hulp op afstand.

Interesse in een all-in pakket? De MKB Servicedesk biedt voor haar abonnees vanaf 40 euro per maand per werkplek een all-in pakket aan. Abonnees profiteren bovendien van 50% korting op de installatiekosten. Neem contact met ons op via 0900-645 6652 (10ct/min) of stel je vraag online.