Debiteurenproblemen

Column | Alex Klein

12 januari 2010

Wekelijks verstuur ik de facturen en keurig netjes hou ik bij welke wél en welke nog niet betaald zijn. Over het algemeen krijg ik de bedragen netjes binnen vier weken overgemaakt, maar er zijn altijd debiteuren die langer openstaan. En ik word daar zo zenuwachtig van...

Naast mijn baan als docent voor Universiteit Nyenrode verzorg ik met enige regelmaat lezingen en presentaties over resultaatgerichte marketing, bedrijfskunde en personeelswinstgevendheid. Het zijn meestal geen hele grote bedragen en ik heb het voorrecht om er niet direct afhankelijk van te zijn, maar ik gebruik de inkomsten wel om de maandelijkse financiële hiaten op te vullen. En door de crisis merk ook ik dat rekeningen langer open blijven staan.  

Zo heb ik onlangs een lezing verzorgd en daarbij zo'n twintig boeken afgegeven. Ik moet die boeken zelf inkopen bij de uitgever en ontvang daar dus de factuur van vóórdat ik de lezing geef. Ik schiet dus eigenlijk de kosten voor de boeken voor, zeker als - zoals in dit geval ook - ik mijn rekening na vier weken nog niet betaald heb gekregen. 

Failliet ondanks veel werk!Vooral groeiende bedrijven moeten vaak rekeningen voorschieten voor hun klanten. Eerst moeten ze zelf inkopen, dan moet de klus nog geklaard worden en pas daarna worden de facturen verstuurd, die vervolgens weken later nog niet betaald zijn. Dit kost je klauwen met geld, want jij leent die bedragen bij de bank - tegen een bepaald rentepercentage. Ook als je het geld niet hoeft te lenen, kost het je nog geld, want had je deze centen op je rekening kunnen laten staan, dan had je er rente over kunnen ontvangen.  

Nog een stap verder: je gaat niet failliet omdat jouw schulden te hoog worden, je gaat onderuit omdat je de openstaande rekeningen niet kunt betalen. DSB Bank was solvabel (lange termijn schulden), maar was niet liquide genoeg (korte termijn schulden), doordat er te veel geld uit de bank werd getrokken door de rekeninghouders. Je kunt dus als bedrijf financieel de afgrond ingaan, ondanks dat je een pijplijn vol met opdrachtgevers hebt en de afgelopen weken heel veel werk hebt verricht, maar omdat je jouw rekeningen nog niet betaald hebt gekregen, val je wel om! 

Wat te doen?Je moet goed beseffen dat er een aantal eenvoudige maatregelen zijn om de meest voorkomende debiteurenachterstanden weg te werken. Ten eerste bespreek tijdens de verkoopgesprekken al wanneer je de rekening sturen mag en hoe lang de betalingstermijn is. Als je dit niet vooraf bespreekt, kun je achteraf ook niet klagen. 

Snap dat het een zakelijke afspraak is, die je hebt gemaakt. Jij levert jouw diensten, jij geeft jouw expertise af, jij hebt jouw waarde al geleverd, dan mag je er toch ook vanuit gaan dat jouw rekening op tijd betaald wordt? Vertrouwen is goed, controle is beter! 

Als er dan toch niet binnen de gestelde termijn betaald wordt, bel dan even op om te vragen of er misschien iets fout is gegaan. Ga niet meteen dreigen met incassobureaus, maar zoek eerst de dialoog. Werkt altijd beter, maar durf wel concreet te vragen wanneer de rekening betaald wordt. Schrijf die datum op, bevestig 'm per e-mail en bel direct na verloop opnieuw op als het nog steeds niet betaald is. Dan kun je een duidelijke herinnering sturen, waarin wel aangegeven wordt dat niet betaalde rekeningen uiteindelijk toch bij een professioneel verhalingsbureau worden neergelegd. 

Tot slot een samenvattende insteek: een niet betalende klant is een ordinaire dief; een te laat betalende klant ziet jou als goedkope bank... Laat je niet beetnemen en ga achter je geld aan. Dan ga ik nu nog even controleren of er ondertussen al betaald is...

Alex Klein