Wat als je klant tijdelijk niet kan betalen?

Doe op tijd een betalingsvoorstel!

09 augustus 2012

Je hebt een klant een factuur gestuurd, maar de betaling blijft uit. Je verstuurt een aanmaning en dan belt hij je enigszins wanhopig op: Hij wil wel betalen, maar door omstandigheden beschikt hij tijdelijk niet over genoeg geld. Wat nu?

Wanbetalers

Het is heel vervelend als reken­ingen niet betaald worden. Want je zult zelf ook aan je verplichtingen moeten voldoen en dat lukt niet als je klanten niet betalen. Helemaal vervelend wordt het als een afnemer niet reageert op twee verstuurde aanmaningen. Je hebt dan te maken met een wanbetaler en hiervoor is maar één oplossing: de vordering laten innen door een incasso­bureau.

Wacht niet te lang

Wacht niet onnodig lang met het uit handen geven van een vordering. In de praktijk blijkt dat hoe ouder een openstaande vordering is, des te moeilijker het is om deze nog te incasseren.

Goede wil

Maar het gebeurt ook dat een af­­nemer zelf laat zien dat hij van goede wil is, bijvoorbeeld door uit zichzelf te melden dat hij tijdelijk over te weinig geld beschikt om direct te ­kunnen betalen. Ook dan kun je een incasso­bureau inschakelen, maar de vraag is of dit wel zo verstandig is. Een goed alternatief is om dan samen met je afnemer een betalingsregeling af te spreken. Hiermee zijn geen incassokosten gemoeid en daarnaast heb je een goede kans om de relatie met de klant in stand te houden.

Betalingsvoorstel

Het is verstandig om je afnemer zelf een betalingsvoorstel te laten doen. In hoeveel termijnen wil hij het bedrag be­­talen? Misschien kan en wil hij wel sneller betalen dan je zelf zou voorstellen, en dan zou het zonde zijn dat te missen.Ben je niet tevreden met zijn voorstel, dan kun je altijd nog aangeven dat je daarmee niet akkoord gaat. Zeg dan bijv.dat een maandelijks bedrag van € 50,- het absolute minimum is, of dat de regeling niet langer kan duren dan zes ­maanden.

Rente. Om een afnemer tot vlotte betaling aan te sporen, kun je het openstaande bedrag (de hoofdsom) verhogen met de wettelijke rente. Deze mag je berekenen zodra de betalingstermijn is ver­streken. Aan bedrijven mag je momenteel op jaarbasis 9,5% rente in rekening brengen, voor consumenten is het momenteel 6%.

Tip 1. Neem het rentebedrag op in het totaalbedrag van de betalings­regeling.

Tip 2. Bijvoorbeeld via http://www.­wettelijkerente.net kun je vlot het rentebedrag uitrekenen.

Schriftelijk vastleggen

Als je het met je afnemer eens bent geworden over een betalingsregeling, ben je er nog niet. Zet de regeling altijd op papier. Neem hierin in elk geval het totaalbedrag op, plus het afgesproken aflossingsschema. Geef per termijn duidelijk aan wanneer deze uiterlijk moet zijn betaald. Verder moet je altijd in de regeling opnemen dat deze komt te vervallen zodra de afnemer de afspraken niet nakomt.

Stuurt je de schriftelijke be­­talingsregeling per post naar je afnemer, geef dan aan dat de regeling niet tot stand komt als de overeenkomst niet binnen bijvoorbeeld veertien dagen ondertekend is geretourneerd. Het is natuurlijk altijd mogelijk dat de afnemer de afspraken niet nakomt. Stuur hem in dat geval een brief waarin je meldt dat de termijn is verstreken. Geef aan dat de regeling daarom is vervallen en dat je de vordering nu uit handen zult geven. Doe dit direct, anders verlies je je geloofwaardigheid. Leg een betalingsregeling met een afnemer altijd schriftelijk vast. Vermeld hierin in elk geval dat je de vordering uit handen zult geven aan een incassobureau zodra je klant de regeling niet nakomt. Laat de regeling altijd door de cliënt ondertekenen voor akkoord.

Bron: Indicator