Hoe voorkom ik dat mijn factuur niet betaald wordt?

Wat kan ik zelf ondernemen om incasso te beperken?

20 december 2011

Sluit een goede zakelijke overeenkomst voordat je aan de slag gaat en richt je facturenadministratie goed in. Zo kan je het aantal onbetaalde rekeningen tot een minimum beperken.

Maak een goede overeenkomst of offerte

Breng altijd een schriftelijke offerte uit of sluit een schriftelijke overeenkomst. Beschrijf daarin zo duidelijk en gedetailleerd mogelijk wat je zult gaan bieden, onder welke voorwaarden en tegen welke prijs. Leg ook eventuele factuurmomenten vast en vermeld de betalingstermijn. Wanneer je dit hebt vastgelegd in algemene voorwaarden, zorg dan dat die voorwaarden deel uitmaken van jouw offerte. Zet in je offerte dat je de voorwaarden hebt bijgevoegd en dat acceptatie van de offerte ook acceptatie van de voorwaarden inhoudt. Dat je klant de offerte schriftelijk moet accepteren, is bijna een must. 

Hoe meer ruimte je laat voor een vrije invulling van de overeenkomst, des te groter de kans op misverstanden over de uitvoering ervan of de hoogte van de rekening. Dit belemmert een snelle betaling en zadelt je op met onnodig werk, zoals aanmaningen versturen en meningsverschillen uit de weg ruimen. Het kost je tijd en geld, terwijl het je niets oplevert.

Ken je rechten

Zorg ervoor dat je factuur voldoet aan de eisen die eraan worden gesteld en verstuur deze op tijd. Heb je afgesproken dat de klant betaalt bij aflevering, weet dan dat je in sommige gevallen een beroep op je retentierecht kunt doen. 

Je kunt ook een eigendomsvoorbehoud maken. Dat biedt je een extra zekerheid in het geval de betaling uitblijft. Je komt daarbij overeen dat jij eigenaar blijft van de goederen die je levert, tot het moment dat de rekening is betaald. 

Een ander recht waarop je een beroep kunt doen, is het recht van reclame; dit is een terugvorderingsrecht (reclameren) van geleverde en niet betaalde roerende zaken. Wordt de factuur niet betaald, dan mag jij je goederen terugvorderen. Het is een wettelijk recht. Je hoeft er van tevoren niets voor te doen of af te spreken.

Verstuur een schriftelijke aanmaning

Stuur direct een schriftelijke aanmaning wanneer de betalingstermijn is verstreken. Als je klant te laat betaalt, is hij je wettelijke (handels)rente verschuldigd. Je mag het factuurbedrag in de aanmaning met dat bedrag verhogen. Als de klant dan nog steeds niet betaalt, kun je een incassobureau inschakelen.

Auteur

Connie Maathuis