Hoe werkt een functioneringsgesprek?

Checklist voor een goed functioneringsgesprek

30 januari 2013

Wat zeg je nou eigenlijk in een functioneringsgesprek? We hebben voor zowel de leidinggevende als de medewerker een handige checklist opgesteld waarmee je je goed kunt voorbereiden op het gesprek.

Checklist functioneringsgesprek leidinggevende

1. Ga na wat je wil bereiken met het functioneringsgesprek.

2. Bereid het gesprek voor:

  • Wat staat in de functiebeschrijving?

  • Hoe voert de medewerker deze taken uit?

  • Hoe zijn zijn werkverhoudingen met klanten en collega’s?

  • Wat is in het planningsgesprek afgesproken? (check planningsformulier)

  • Welke verbeter- en ontwikkelpunten wil ik bespreken?

  • Evalueer zijn leermotivatie.

  • Hoe ga ik dit aanpakken tijdens het gesprek? 

3. Vraag aan de medewerker om zich ook voor te bereiden (zie checklist medewerker hieronder).

4. Behandel de medewerker als een gelijkwaardige gesprekspartner met evenveel inbreng.

5. Zorg ervoor dat je voldoende tijd vrijmaakt en volledig beschikbaar bent.

6. Structureer het gesprek:

  • Open het gesprek met doelstellingen en agendapunten.

  • Laat eerst de medewerker ongestoord zijn mening geven over hoe het gaat en hoe hij denkt beter te kunnen presteren. En laat hem vertellen over zijn plaats binnen het team (Is hij goed geïntegreerd? Heeft hij goede contacten met zijn collega's?).

  • Geef daarna je eigen bevindingen weer.

  • Stel overeenkomsten en verschillen vast en zoek naar gezamenlijke oplossingen.

  • Maak afspraken over wat de medewerker de komende periode gaat verbeteren en concretiseer hoe hij ervoor gaat zorgen dat de gemaakte afspraak wordt gerealiseerd.

  • Maak afspraken over hoe andere collega’s van zijn sterke punten kunnen leren.

  • Leg deze actiepunten vast.

  • Bepaal hoe de actiepunten zullen worden opgevolgd.

  • Bespreek samen met het einddoel van de verbetering. Hoe meten jullie aan het einde van de periode of de gewenste ontwikkeling is gerealiseerd?

  • Leg deze afspraken vast.

  • Rond af met een samenvatting.

  • Plan een vervolgafspraak in (dit is meestal het beoordelingsgesprek).

7. Stimuleer de medewerker door door te vragen en geregeld samen te vatten.

8. Respecteer de mening en de gevoelens van de medewerker.

9. Neem je rol als coach en begeleider op.

Checklist functioneringsgesprek voor je medewerker

1. Zorg dat je goed voorbereid bent:

  • Neem je functiebeschrijving en doelstellingen door.

  • Hoe heb je deze taken uitgevoerd?

  • Hoe zijn jouw werkverhoudingen met klanten en collega’s?

  • Welke afspraken zijn gemaakt tijdens het planningsgesprek en hoe zijn die nagekomen? (check planningsformulier)

  • Zijn er knelpunten die je wilt bespreken?

  • Op welke punten wil je je verder ontwikkelen en hoe wil je dit doen?

  • Wat loopt er echt goed in je werk?

2. Geef aan hoe je je eigen functioneren ervaart en wat de eventuele verbeterpunten zijn.

3. Zoek samen met je leidinggevende naar oplossingen en bepaal concrete actiepunten.

4. Sta open voor de feedback die je krijgt.

5. Zorg ervoor dat je weet wat je aan het einde van de periode gerealiseerd moet hebben om een positieve beoordeling te krijgen.