Mijn klant betaalt niet. Wat nu?

In vier stappen naar een betaalde factuur

25 maart 2020 10 december 2020

Veel (zelfstandige) ondernemers liggen er wakker van: een klant die een factuur niet betaalt en weigert duidelijkheid te geven. Intussen vrees je dat jij straks zelf je rekeningen niet meer kunt betalen. En nu?

Informatie over online incasso van GGN

In tijden van economische crisis word je als ondernemer steeds vaker geconfronteerd met slecht of niet betalende debiteuren, terwijl jij juist baat hebt bij facturen die zo snel mogelijk betaald worden. Klanten die niet betalen, kosten je tijd, geld, moeite en kopzorgen.

De gemiddelde betaaltermijn in Nederland is 48 dagen, terwijl veel ondernemers een betaaltermijn van 30 dagen hanteren. Daarnaast kost een niet-betaalde factuur niet alleen het openstaande bedrag, maar ook extra kosten aan rente. Niet te vergeten dat jij er tijd aan kwijt bent, tijd die je een andere klant had kunnen factureren. Hoe beweeg je je klanten op een effectieve manier tot betaling? Een stappenplan. 

Stap 1: Telefonisch contact met debiteur

Als de uiterlijke betalingstermijn is verstreken, is het verstandig om eerst telefonisch contact op te nemen met de debiteur. Meteen een sommatiebrief sturen kan de relatie met je klant onder druk zetten, dus je kunt beter eerst bellen. In het telefoongesprek zal een debiteur ongetwijfeld ‘goede’ redenen aanvoeren waarom de factuur niet betaald is. Personeelstekort op de financiële afdeling, de maandelijkse betaling die nét de deur uit is, ... vul maar aan. Ga niet teveel in op die oorzaken tijdens het gesprek; dat kost je alleen maar energie. Focus op hoe nu verder: maak in het gesprek een duidelijke afspraak wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Bevestig deze afspraak schriftelijk, bijvoorbeeld per mail.  

Stap 2: Betalingsregeling opstellen

Als de debiteur in het gesprek aangeeft dat hij in betalingsproblemen verkeert, dan kun je een betalingsregeling met hem treffen om de kans op betaling te vergroten. Leg de betalingsregeling schriftelijk vast en formuleer de rechten en plichten van beide partijen duidelijk. Zodra je vermoedt dat de klant helemaal niet gaat betalen, kun je bij de Belastingdienst een verzoek indienen tot teruggave van de door jou afgedragen BTW over de factuur. Doe dit verzoek op tijd, anders loop je het risico dat de Belastingdienst dit verzoek weigert.

Stap 3: Herinneringsbrief en sommatiebrief

Wordt de factuur, ondanks de gemaakte afspraken in het telefoongesprek, nog steeds niet betaald? Stuur dan een herinneringsbrief waarin je een uiterlijke betalingsdatum stelt. Als de klant na deze eerste betalingsherinnering nog steeds niet betaalt, zul je een sommatiebrief moeten sturen. Hierin stel je de debiteur in gebreke en stel je een redelijke termijn zodat hij alsnog kan betalen en zijn verplichting kan nakomen. Een debiteur die dan alsnog niet betaalt binnen die gestelde termijn, is in verzuim. Vanaf dat moment is hij verplicht wettelijke rente (bij contracten met consumenten) of wettelijke handelsrente (bij contracten met bedrijven) te betalen. Jij kunt deze rente in rekening brengen. Je kunt de vordering ook ter incasso uit handen geven en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen, als de factuur niet binnen de gestelde termijn wordt betaald. Maar let wel op dat het in rekening brengen van rente of buitengerechtelijke incassokosten de relatie met je klant niet zal bevorderen. Dit hoeft trouwens niet erg te zijn. Als deze klant een wanbetaler is en je er niet samen uit komt met een betalingsregeling en na meerdere herinneringen, ben je hem misschien liever kwijt dan rijk.

Stap 4: Jurist inschakelen

Als de debiteur na deze stappen nog niet tot betaling is overgegaan, overweeg dan om een jurist in te schakelen. Hij kan je advies geven bij de incassering van je vordering, kan je begeleiden en weet hoe hij een gerechtelijke procedure moet starten. Ook kan een jurist je informeren hoe je via de wet je schade beperkt en hoe je je klant alsnog tot betaling over kunt laten gaan. Een voorbeeld is het recht van reclame. Hierbij kan een verkoper binnen zes weken nadat de vordering opeisbaar is geworden, dat wat hij heeft verkocht terugvorderen. Een andere optie: een beroep doen op het opschortingsrecht. Hierbij kun je de verplichting die je naar je klant hebt (bijvoorbeeld om een dienst uit te voeren) uitstellen totdat je klant de rekening heeft betaald. Retentierecht is hier een vorm van, dan kun je bijvoorbeeld een auto in jouw garage houden nadat je hem hebt gerepareerd, totdat de klant betaalt.

Verjaring van de factuur

Wacht niet te lang met het incasseren van vorderingen, na vijf jaar is betaling niet meer afdwingbaar via de wet. Je kunt verjaring voorkomen door binnen deze termijn een stuitingbrief te versturen (hierdoor begint een nieuwe verjaringstermijn van vijf jaar te lopen) of een procedure aan te spannen. 


Iedereen krijgt een keer te maken met onbetaalde facturen. Die kosten niet alleen geld, maar ook tijd en energie. Gelukkig kun je dit voor een groot deel voorkomen, door goed debiteurenbeheer te hanteren. Hoe je het beste om kan gaan met onbetaalde facturen, wanbetalers en debiteurenbeheer lees je op hier.