COPE, een beheersbaar alternatief voor BYOD

Reguleer het meenemen van eigen apparatuur

22 oktober 2013

Uit Europees onderzoek van Cisco blijkt dat 85 procent van de Nederlandse werknemers privéapparatuur gebruikt voor het werk. Een trend die je als ondernemer natuurlijk graag wilt reguleren. Maar hoe pak je dat aan?

Whitepaper Benut je online kansen: cloud computing

Kun je misschien iets met BYOD (Bring Your Own Device), in een poging al dat zakelijke gebruik van privéapparatuur te stroomlijnen? Of bestaat er wellicht een alternatief waarbij je als ondernemer wél zelf de regie in handen houdt? Denk aan de beveiliging en platformkeuze.

In gesprek met directeur Robert de Windt van Windmark, distributeur van het Duitse Matrix42, dat zich onder andere bezighoudt met beheer en beveiliging van mobiele apparatuur, kwamen we iets dergelijks op het spoor. Maak kennis met COPE (Corporate Owned, Personally Enabled), een beheersbaar alternatief voor BYOD.

BYOD

Het fenomeen BYOD gaat uit van het principe dat een werknemer sneller en plezieriger werkt op zijn eigen device, waardoor hij productiever zal zijn. Een bedrijf dat BYOD invoert, stelt zijn werknemers daarom in de gelegenheid privéapparatuur voortaan ook zakelijk in te zetten. Dit zou betekenen dat je met BYOD in één klap ettelijke tablets en smartphones rijker bent, zonder zelf ook maar de minste investering te hoeven doen. De bijbehorende voordelen als grotere bereikbaarheid en mobiliteit krijg je er gratis bij. Dat klinkt aantrekkelijk nietwaar? Haast te mooi om waar te zijn.

Hoofdpijndossier

Dat is het dan ook: te mooi om waar te zijn. Voor veel ondernemers is BYOD namelijk een regelrecht hoofdpijndossier. De werknemer blijft immers zelf de baas over zijn apparaat. Het is zijn eigendom, of hij er nu werkapplicaties op draait of niet. En daar zit ‘m de kneep. Want het logische gevolg is dat je als bedrijf de regie kwijtraakt over alle bedrijfsdata die op het BYOD-apparaat van je werknemer terechtkomt. En dat kun je je niet veroorloven. Onze gesprekspartner, Robert de Windt, maakt dan ook korte metten met BYOD. “Bedrijven weten vaak nauwelijks hun eigen apparatuur goed te beveiligen,” zo stelt hij. “Wanneer je daarnaast ook nog eens gaat toestaan dat andermans apparatuur directe toegang krijgt tot jouw bedrijfsgegevens, is het hek van de dam. Dat krijg je nooit voldoende dichtgetimmerd.”

Citrix

Natuurlijk, er zijn altijd en overal oplossingen voor te bedenken, ook voor BYOD. Zo kun je gebruik maken van oplossingen als Citrix, waarbij er geen data op de afzonderlijke devices achterblijft. Slechts het beeld wordt via internet verzonden. De Windt: “Maar daarmee ben je er nog niet. Want wie is er verantwoordelijk voor een onbeheerd achtergebleven printje met gevoelige bedrijfsgegevens? Wat doe je bij verlies of diefstal van de device? Je kunt niet zomaar andermans toestel op afstand gaan wissen. Kortom, BYOD zorgt ervoor dat je als bedrijf aan handen en voeten gebonden bent.”

Windows, Android, iOS

Maar niet alleen security is een heet hangijzer binnen BYOD. Ook de verschillende talen die de devices spreken, vormen een struikelblok. “Windows, Android, iOS, laat dat allemaal maar eens soepel met elkaar communiceren,” aldus De Windt. Hij pleit er dan ook voor BYOD links te laten liggen en een oplossing te zoeken waarbij je als bedrijf weliswaar kunt profiteren van de voordelen die mobiel werken biedt, maar dan zónder de regie te verliezen.

COPE

De oplossing die De Windt voor ogen heeft, draagt de naam COPE (Corporate Owned, Personally Enabled) en komt evenals BYOD tegemoet aan de wens van de werknemer om zelf zijn device te kunnen uitkiezen. Bij COPE betaalt echter niet de werknemer, maar de werkgever de apparatuur. En dat stelt hem natuurlijk in staat eisen te stellen. Bijvoorbeeld aan de modellen waaruit een keuze mag worden gemaakt. De Windt: “Zo houd je als bedrijf rechtstreeks controle over de platformkeuze en daarnaast voorkom je compatibiliteits- en beveiligingsproblemen à la BYOD.”

Betere beveiliging

Natuurlijk kost COPE de ondernemer in aanvang geld en BYOD niet, maar daar krijg je heel wat voor terug. Allereerst ben je op securityvlak weer volledig eigen baas en - anders dan bij BYOD - niet langer mede-afhankelijk van de grillen van de werknemer. Een welhaast onbetaalbaar voordeel. De Windt: “Doordat je bij COPE zelf eigenaar bent van alle apparatuur, kun je zonder juridische beren op de weg de broodnodige gebruikerspermissies instellen, toestellen op afstand wissen of restricties opleggen over het downloaden van apps.”

Schaalvoordeel

Maar er is meer. COPE biedt namelijk aantrekkelijke mogelijkheden tot schaalvoordeel en kwantumkorting. Niet alleen in aanschafkosten, maar ook op het gebied van goedkope bel- en internetbundels. Rekeningen komen immers in bulk op het bureau van de werkgever terecht en niet versnipperd per werknemer, zoals bij BYOD. Want natuurlijk is ook BYOD niet gratis voor werkgevers. Werknemers willen vanzelfsprekend een vergoeding zien voor hun belminuten of het zakelijke gebruik van hun privéapparatuur.

Transparantie

Tot slot biedt COPE naast schaalvoordelen ook transparantie. Zo is het duidelijk wie er voor de kosten opdraait als een toestel vervangen moet worden. Of wie het eigendomsrecht heeft over opgeslagen klantgegevens. Slechts de werkgever komt hiervoor in aanmerking, zonder discussie. En daarmee wordt het belangrijkste verschil tussen COPE en BYOD blootgelegd: de mate van beheersbaarheid. Want waar bij BYOD werkgever en werknemer in principe samen de regie over de bedrijfsvoering delen, plaatst COPE de bal terug aan de voet van de ondernemer. En daar behoort hij uiteindelijk natuurlijk ook te liggen.

Auteur

Henk Jansen