Digitaal werken: denk aan je beveiliging!

Column John de Waard | Let op je documenten en data

12 juni 2017

Door het toenemende thuiswerken in combinatie met digitaliseren verlaten papieren documenten, maar ook digitale gegevens meer en meer ongestoord het pand. En jouw, zich onderweg uitslovende medewerkers, zijn zich echt niet elk moment bewust van de risico’s.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Mobiel werken heeft vele voordelen, maar is natuurlijk niet alleen rozengeur en maneschijn. Het aantal thuiswerkers stijgt, zo blijkt uit allerlei onderzoek door meer of minder onafhankelijke onderzoekers. 

Documenten tussen het huisafval

Circa 60 procent van de Europese medewerkers werkt nu regelmatig thuis. Zo verstuurt een aanzienlijk deel hun werkdocumenten via een persoonlijk e-mail account. Daarnaast laten thuiswerkers bedrijfsgegevens regelmatig in en om het huis slingeren en gooien ze werkdocumenten weg met het huisafval. Kon je laatst ook nog lezen over de eindexamens Duits, weet je nog wel?

Onbeveiligd Wifi-netwerk

Een op de tien ‘thuiswerkers’ werkt weleens vanuit een horecagelegenheid (de kroeg of een wegrestaurant dus). Of dacht je dat het daar zo druk was, omdat het eten zo lekker is? Daar maken ze dan gebruik van een onbeveiligd Wifi-netwerk om belangrijke documenten over het werk te versturen. Niet zo heel handig. Zelfs(?) rechters die dossiers mee naar huis nemen, achter op de fiets, raken die nog wel eens kwijt (echt gebeurd!), dus waarom denk je dat jouw medewerker nooit iets zal doen wat een risico voor jou zou inhouden?

Papier hier

Beveiliging (van documenten) draait echt niet alleen om IT. Ook eenmaal afgedrukte documenten vormen een risico voor je bedrijf. Digitaliseren is dus heel goed, maar bedenk er wel meteen bij hoe je je mensen daarin gaat opvoeden en de informatie gaat beveiligen. Probeer er voor te zorgen dat je mensen niet in de verleiding komen in de fout te gaan. En ook als we er van uitgaan dat het per ongeluk gaat, de schade voor je bedrijf zal er niet minder om zijn.

Richtlijnen bedrijfsinformatie

Een set duidelijke richtlijnen over hoe om te gaan met bedrijfsinformatie en hoe je te gedragen kan veel ellende voorkomen. Mensen zijn nonchalant: het is immers niet hun bedrijf, niet hun informatie en wie is nou geïnteresseerd in wat zij doen? Nou, daar kun je nog wel eens heel raar van opkijken. Al zou het alleen al de concurrentie zijn. Die zit tegenwoordig namelijk niet op de hoek van de straat naast je, maar over de hele wereld. Als die van jou weet wat de specificaties van je producten, onderdelen, diensten, klanten, marges, verdienmodellen etc. zijn, wordt het wel heel eenvoudig om jou af te troeven. En alleen omdat een medewerker niet zorgvuldig met die informatie omgaat, omdat je hem dat blijkbaar niet helemaal duidelijk hebt gemaakt…

Dat kan jou dus ook gebeuren als je niet goed nadenkt over digitalisering in combinatie met beveiliging. Digitalisering is goed, meteen beveiligen nog beter.

Auteur

John de Waard