Zo ziet een goede ritregistratie eruit

Dit moet je er allemaal inzetten

06 februari 2020 27 augustus 2020

In een ritregistratie hou je bij wanneer en hoeveel kilometer je met een bepaald voertuig hebt gereden. Wanneer moet je een rittenregistratie bijhouden, hoe doe je dat en welke eisen zijn er?

Je moet een rittenregistratie bijhouden als je een auto of bestelwagen van de zaak hebt. Daarmee kan je namelijk ook privé rijden, en dat voordeel ziet de Belastingdienst als loon in natura. Via de loonheffing betaal je daar belasting over, de zogeheten fiscale bijtelling.

Aan die bijtelling kan je alleen ontkomen als je per kalenderjaar aantoonbaar minder dan 500 kilometer privé rijdt. Een sluitende ritregistratie kan daarbij als overtuigend bewijs gelden. Het is echter aan te raden om ook extra bewijsmiddelen als agenda en onderhoud- en brandstofbonnen te kunnen overleggen.

Degene die in de auto rijdt moet de ritregistratie bijhouden. Het bedrijf controleert hem dan en neemt de ritregistratie in de administratie op.

Dit moet in een ritregistratie staan

Een sluitende ritregistratie bevat het volgende:

  • Het merk van de auto

  • Het type auto

  • Het kenteken van de auto

  • De periode waarin de auto is gebruikt.

De volgende ritgegevens moeten er per rit instaan:

  • De gebruiker

  • De datum

  • Het ritnummer

  • Begin- en eindstand van de kilometerteller

  • Vertrek- en aankomstadres (let op: als je vanaf je werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, dan zijn dat twee ritten)

  • De route (wanneer het geen gebruikelijke route was)

  • Of het een privé- of een zakelijke rit was

  • De zakelijke kilometers (incl. woon-werkverkeer)

  • De privé-omrijkilometers, wanneer tijdens een reis zowel zakelijke als privékilometers worden gereden.

Verzuimboete

Als je rittenregistratie niet aan deze eisen voldoet, dan kan je een forse verzuimboete krijgen. Die staat momenteel (2020) op € 1.139 en kan zelfs oplopen tot € 5.278 bij fraude.

Zo hou je een ritregistratie bij

Je kan een ritregistratie op verschillende manieren bijhouden. De meest gangbare manier is schriftelijk met een ritregistratieformulier of een ritregistratieboekje.

Elektronisch

Je kan een ritregistratie ook elektronisch bijhouden. Het gaat dan om een kastje met GPS-techniek dat de locatie van de auto via de satelliet bepaalt en details als startpunt, route en eindpunt vastlegt. Die mogelijkheid zit overigens ook al in sommige draagbare navigatiesystemen en natuurlijk smartphones. Je hebt hier verschillende apps voor.

Is jouw mobiliteit klaar voor de toekomst? 

De komende jaren verandert er veel op het gebied van mobiliteit. Weet jij wat dit voor jouw bedrijf betekent? En ben jij goed voorbereid? Test het nu en ontvang tips voor een optimale mobiliteit.