Werkkostenregeling iets verruimd

Alles over wat er nu wel en niet invalt en hoe je de WKR toepast
De werkkostenregeling (WKR) bestaat al vier jaar, maar 80 procent van de werkgevers past hem pas sinds dit jaar - nu hij verplicht is - voor het eerst toe. Er bestaan veel vragen over welke vergoedingen aan personeel er nu wel en niet invallen. In dit artikel wordt het uitgelegd. En let op: bij thuiswerken, parkeren en personeelsfeesten is de regeling wat verruimd!
Je administratie beter inrichten?
Klik hier
Download het whitepaper
Naar MijnMKB
De WKR is bedacht als vereenvoudiging van alle regels rond onbelaste vergoedingen. Maar zoals dat vaak gaat met nieuwe wetgeving, zijn er weer zoveel uitzonderingen en bijzonderheden bedacht dat het allemaal behoorlijk ingewikkeld is geworden. 
 

Stappenplan

De WKR in essentie: je mag 1,2 procent van de fiscale loonsom gebruikten als ‘vrije ruimte’ om onbelast dingen aan je personeel te vergoeden. Vergoed je meer, dan betaal je daar 80 procent belasting over. Om te weten of iets erin valt, volg je het volgende stappenplan:
 
  • Valt een vergoeding onder het loon (ook loon in natura)? 
  • Valt een vergoeding onder het eindheffingsloon (dus waarover je belasting en premies betaalt)?
  • Valt de vergoeding binnen de gerichte vrijstellingen?
  • Valt een vergoeding binnen de 1,2 procent vrije bestedingsruimte?
 
Als het antwoord op de eerste vraag ja en op de volgende vragen ‘nee’ is, betaal je 80 procent belasting over de vergoeding. Het gaat dus om de vergoedingen die als loon worden gezien, maar waarover geen loonbelasting en premies worden betaald zoals reiskosten, kerstpakketten en feesten. Hier bestonden vroeger allemaal aparte regelingen voor, maar deze zijn nu samengevat in de WKR.
 
Gerichte vrijstellingen zijn bijvoorbeeld reiskosten (19 ct/km), verhuiskosten, cursuskosten, congreskosten, kosten voor een outplacement, en werkplekvoorzieningen. Dit laatste roept nog vragen op.
 

Werkplek

De werkplek valt onder het loon. Werkplekvoorzieningen worden vergoed als je arboverantwoordelijk bent voor de werkplek. Dus als je op deze plek de zorg draagt voor de veiligheid van je werknemers en dit opneemt in je arboplan. Denk aan een bureau, maar ook aan de vrachtwagen van een chauffeur of de toonbank van een cassière. 
 
Ook onderdelen van de thuiswerkplek kunnen hieronder vallen, maar de hele thuiswerkplek valt voor de belastingdienst niet onder de onbelaste vergoedingen. Deze regeling is wel wat verruimd. Of de werkgever op de thuisplek arboverantwoordelijk is, is hier niet relevant. De arbovoorzieningen en ICT-voorzieningen thuis kunnen onbelast worden vergoed als thuiswerken noodzakelijk is. Inderdaad, dit is nogal vaag. De Belastingdienst zal per geval bekijken of thuiswerken voor deze werknemer terecht noodzakelijk was. 
 

Parkeren

Een apart vraagstuk is de parkeerplek. Ook deze valt onder gerichte vrijstellingen, mits de werkgever verantwoordelijk is. Vorig jaar was er sprake van dat alleen parkeerplekken op eigen grond onbelast zouden zijn. Dit is niet langer het geval, deze regeling is verruimd! 
 
Plekken waarvoor de werkgever verantwoordelijk is, vallen nu ook onder de gerichte vergoedingen. Denk bijvoorbeeld aan een gehuurd rijtje in een parkeergarage in de buurt of gekochte plekken op een grotere parkeerplaats bij de werkplek. Het gaat dus om parkeerplekken die jij als werkgever voor je werknemers hebt geregeld, jij bent er verantwoordelijk voor. Als je werknemers elke dag zelf een willekeurig plekje in de buurt moeten zoeken, kun je hen hier dus geen onbelaste vergoeding voor geven. Ook parkeerplekken buiten de werkplek (bij klanten op bezoek) vallen niet onder de gerichte vergoedingen.
 

Studiedag/personeelsfeest

Ook rond het personeelsuitje bestond vaagheid. Een feest op het eigen bedrijventerrein viel onder gerichte vergoedingen, maar elders niet. De kosten voor bijeenkomsten met een zakelijk karakter mogen onbelast worden vergoed. Kosten voor bijvoorbeeld studiedagen, werkontbijten of teambuildingsactiviteiten vallen daarom onder de gerichte vergoedingen. 
 
Bij personeelsfeesten worden de kosten wel gezien als loon. De kosten voor entertainment zoals het inhuren van een artiest, paintballen of een lopend buffet moet je dus wel binnen de 1,2 procent vrije ruimte proberen weg te schrijven.
 

Sport

Stel, je wilt je medewerkers bedrijfsfitness aanbieden. Op de werkplek is het onbelast, op een sportplek elders niet. Er is een uitzondering. Als jij risico’s ziet voor je werknemers op hun werkplek en je wilt dit met sport tegengaan (bijvoorbeeld yoga tegen RSI) én je hebt dit opgenomen in je arboplan, dan kan het vallen binnen de gerichte vergoedingen.
 
Het moet dus gerichte arbofitness zijn, met een officieel programma, en gerelateerd aan bepaalde beroepsrisico’s. Er mag dan geen eigen bijdrage van werknemers worden gevraagd en het mag niet binnen de cafetariaregeling vallen (hierover later meer).
 

Maaltijden

Maaltijden, bijvoorbeeld in de kantine, die jij vergoedt, zijn loon in natura. Maar je hoeft niet elk pakje melk te tellen. Je mag de werkelijke kosten rekenen, of per maaltijd het normbedrag van 3,20 euro als loon tellen, minus wat de werknemer zelf betaalt. Maar wat is een maaltijd en wat is een snack? Dit is aan de werkgever om te bepalen. Kleine consumpties (koffie, drankjes, gebak, fruit) zijn onbelast.
 
Maaltijden in de kantine zijn wel belast als jij ze voor je werknemers betaalt. Het aantal kantinemaaltijden x 3,20 euro minus wat de werknemer zelf betaalt, valt dus in de vrije ruimte van je WKR. Maaltijden die je verstrekt omdat iemand tussen 17.00 en 20.00 uur moet werken of die bij het werk horen (bijvoorbeeld therapeutisch mee-eten) zijn onbelast. Hetzelfde geldt voor zakelijke etentjes.
 

Gereedschap/ ICT

Als gereedschap of ICT-middelen (computer, iPad, smartphone) noodzakelijk zijn, vallen ze binnen de gerichte vrijstellingen. Het is noodzakelijk als jij als werkgever beslist waar het middel aan moet voldoen en het middel ook betaalt. Zonder dit middel moet de werknemer zijn werk niet goed kunnen uitvoeren (dit is het noodzakelijkheidscriterium). Wil je werknemer een duurdere variant dan strikt noodzakelijk? Dan valt de meerprijs onder loon, dus onder de WKR. 
 
Een internetverbinding bij de thuiswerkplek kan ook onder de gerichte vrijstellingen vallen, mits internet nodig is om te kunnen werken. De vaste telefoondienst weer niet. Het middel mag geen deel uitmaken van de cafetariaregeling (dan bepaalt en betaalt werknemer zelf). Het laatste criterium: de werknemer moet deze voorziening teruggeven of zelf gaan betalen als hij uit dienst gaat. 

 

Cafetariaregeling

Hij is al een paar keer genoemd: de cafetaria- of ruilregeling. Middelen die hier onder vallen, vallen niet in de gerichte vrijstellingen voor de WKR. Hier mag een werknemer verschillende onbelaste vergoedingen uitruilen tegen het brutoloon. (dus bijvoorbeeld de kosten voor een fiets aftrekken van de bruto eindejaarsuitkering) Het belangrijkste punt hierbij is dat de werknemer het middel kiest en koopt.
 
Het bekendste voorbeeld is de fiets voor woon-werkverkeer. Deze middelen vallen nu allemaal binnen de werkkostenregeling. Je mag er onbelast 1,2 procent van je fiscale loonsom aan uitgeven. Als het recht op een fiets in je cao staat (wat best vaak voorkomt), ben je dus al best een deel van je vrije ruimte kwijt. Daar is op dit moment niets aan te doen, tot je cao gewijzigd wordt.
 

Vaste kostenvergoeding

Een vaste vergoeding per maand voor diverse kosten kán onder de WKR vallen. De werkgever moet dan wel weten waar deze vergoeding precies aan wordt besteed, jij moet dit onderzoeken. Houd het bijvoorbeeld drie maanden met bonnetjes bij. Dan hangt het af van wat voor kosten dit zijn of het binnen of buiten de WKR valt. Zie hierboven wat voor kosten wel en niet onder de WKR vallen. Oude afspraken hierover met de belastingdienst blijven gewoon bestaan. 
 

Gebruikelijkheidstoets

Wat kun je nu wel en niet onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR? De regeling kan in theorie worden misbruikt om minder belasting te betalen. Hier is iets op bedacht: de gebruikelijkheidstoets. Jouw vergoedingen mogen voor niet meer dan 30 procent afwijken van wat in jouw branche gebruikelijk is.
 
Het is bijvoorbeeld ongebruikelijk als een directeur de volledige vrije ruimte alleen voor zichzelf besteedt en zichzelf een leuke vergoeding van 20.000 euro uitkeert. Stelregel: een vergoeding tot 2400 euro per werknemer per jaar is gebruikelijk. Een bonus kan hier met dit maximum ook onder vallen. 
 

Administratie?

De Belastingdienst schrijft niet voor hoe je de WKR moet administreren. Een tip: reken aan het begin van het jaar je totale fiscale loonsom uit (en verander dit als iemand in of uit dienst treedt). Dan weet je precies wat je maximum is aan onbelaste vergoedingen. Houd in een apart mapje goed bij wat je hiervan uitkeert. Label je kosten dus goed. Maak keuzes en leg duidelijk vast waarom iets volgens jou wel en niet onder de WKR valt, dan sta je sterker in een discussie met de fiscus. 
 
Nog een laatste ding om op te letten: je mag vrije ruimte niet meenemen naar een volgend jaar. Heb je dus nog ruimte aan het einde van het jaar, dan kun je overwegen je personeel een extraatje te geven (een mooie kerstborrel). Volgend jaar is het verdwenen. 
 
Meer weten? Bekijk dit webinar van de Belastingdienst.
 
Foto: stockimages, freedigitalphotos.net

Hoe én wat vergoed je in 2015 belastingvrij aan je personeel?

Werkkostenregeling verplicht en vereenvoudigd
Waar je vóór 1 januari 2015 nog kon kiezen tussen het systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen en de werkkostenregeling, is dat na 1 januari...

Wat houdt de werkkostenregeling in?

Vaste belastingvrije ruimte voor vergoedingen voor je personeel
Als werkgever kun je een aantal zaken fiscaal vriendelijk aan je personeel verstrekken of vergoeden, zoals bedrijfsfitness of een mobiele telefoon van...

Praat met ons mee op

MKB Servicedesk
Postadres
Postbus 40273
3504 AB Utrecht

Bezoekadres:
Reactorweg 9a
3542 AD Utrecht
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten