Werkkostenregeling iets verruimd

Alles over wat er nu wel en niet invalt en hoe je de WKR toepast

04 februari 2020

De werkkostenregeling (WKR) is sinds 1 januari 2020 weer gewijzigd. Het is een verruiming ten opzichte van de regeling in de voorgaande jaren. Hoe ziet de regeling eruit?

Zelf verlonen zonder tussenpersoon

De WKR is bedacht als vereenvoudiging van alle regels rond onbelaste vergoedingen. Maar zoals dat vaak gaat met nieuwe wetgeving, zijn er weer zoveel uitzonderingen en bijzonderheden bedacht dat het allemaal behoorlijk ingewikkeld is geworden. 

Wat is er anders in 2020

Je mag 1,7% van de fiscale loonsom gebruiken als ‘vrije ruimte’. Over het loonsom vanaf €400.000, mag je 1,2% rekenen. Tot 2020 was de werkkostenregeling beperkt tot 1,2% over de gehele loonsom. Met een voorbeeld laten we zien wat het verschil is.

Een bedrijf heeft een loonsom van €500.000. Hoeveel mag het bedrijf rekenen aan ‘vrije ruimte’. Met andere woorden, wat mag de werkgever aan werknemers verstekken zonder dat er heffingen over verricht moeten worden?

In 2019 was het: €500.000 x 1,2% = €6.000

In 2020 komt het uit op: €400.000 x 1,7% + €100.000 x 1,2% = €8.000

Wat zijn de criteria voor de werkkostenregeling:

  • Valt een vergoeding onder het loon (ook loon in natura)?

  • Valt een vergoeding onder het eindheffingsloon (dus waarover je belasting en premies betaalt)? Valt de vergoeding binnen de gerichte vrijstellingen?

  • Valt een vergoeding binnen de vrije bestedingsruimte?

Als het antwoord op de eerste vraag ja en op de volgende vragen ‘nee’ is, betaal je 80 procent belasting over de vergoeding. Het gaat dus om de vergoedingen die als loon worden gezien, maar waarover geen loonbelasting en premies worden betaald zoals reiskosten, kerstpakketten en feesten.

Gerichte vrijstellingen zijn bijvoorbeeld reiskosten (€0,19 per km), verhuiskosten, cursuskosten, congreskosten en kosten voor een outplacement.

Verruimingen per 2020

Het opvragen van een verklaring omtrent het gedrag (VOG) van werknemers die in dienst komen is gebruikelijk geworden binnen veel branches. De werkgever eist een dergelijke verklaring, dus ook logisch dat de werkgever de kosten draagt. Deze kosten gingen tot 2020 ten laste van de ‘vrije ruimte’, dat is nu niet meer het geval. De werkgevers mag de kosten belastingvrij vergoeden, maar het hoeft niet ten laste gaan van de ‘vrije ruimte’.

Werkplek

De werkplek valt onder het loon. Werkplekvoorzieningen worden vergoed als je arboverantwoordelijk bent voor de werkplek. Dus als je op deze plek de zorg draagt voor de veiligheid van je werknemers en dit opneemt in je arboplan. Denk aan een bureau, maar ook aan de vrachtwagen van een chauffeur of de toonbank van een cassière. 

Ook onderdelen van de thuiswerkplek kunnen hieronder vallen, maar de hele thuiswerkplek valt voor de belastingdienst niet onder de onbelaste vergoedingen. Deze regeling is wel wat verruimd. Of de werkgever op de thuisplek arboverantwoordelijk is, is hier niet relevant. De arbovoorzieningen en ICT-voorzieningen thuis kunnen onbelast worden vergoed als thuiswerken noodzakelijk is. Inderdaad, dit is nogal vaag. De Belastingdienst zal per geval bekijken of thuiswerken voor deze werknemer terecht noodzakelijk was. 

Parkeren

De vergoeding voor het parkeren op een andere plaats bij het werk is belast. Dit is bijvoorbeeld het geval voor een vergoeding van de kosten voor het parkeren bij de woning van de werknemer.  Plekken waarvoor de werkgever verantwoordelijk is, vallen nu ook onder de gerichte vergoedingen. Denk bijvoorbeeld aan een gehuurd rijtje in een parkeergarage in de buurt of gekochte plekken op een grotere parkeerplaats bij de werkplek. Het gaat dus om parkeerplekken die jij als werkgever voor je werknemers hebt geregeld, jij bent er verantwoordelijk voor. Als je werknemers elke dag zelf een willekeurig plekje in de buurt moeten zoeken, kun je hen hier dus geen onbelaste vergoeding voor geven. Ook parkeerplekken buiten de werkplek (bij klanten op bezoek) vallen niet onder de gerichte vergoedingen.

Studiedag/personeelsfeest

Ook rond het personeelsuitje bestond vaagheid. Een feest op het eigen bedrijventerrein viel onder gerichte vergoedingen, maar elders niet. De kosten voor bijeenkomsten met een zakelijk karakter mogen onbelast worden vergoed. Kosten voor bijvoorbeeld studiedagen, werkontbijten of teambuildingsactiviteiten vallen daarom onder de gerichte vergoedingen. 

Bij personeelsfeesten worden de kosten wel gezien als loon. De kosten voor entertainment zoals het inhuren van een artiest, paintballen of een lopend buffet moet je dus wel binnen de 1,2 procent vrije ruimte proberen weg te schrijven.

Sport

Stel, je wilt je medewerkers bedrijfsfitness aanbieden. Op de werkplek is het onbelast, op een sportplek elders niet. Er is een uitzondering. Als jij risico’s ziet voor je werknemers op hun werkplek en je wilt dit met sport tegengaan (bijvoorbeeld yoga tegen RSI) én je hebt dit opgenomen in je arboplan, dan kan het vallen binnen de gerichte vergoedingen.

Het moet dus gerichte arbofitness zijn, met een officieel programma, en gerelateerd aan bepaalde beroepsrisico’s. Er mag dan geen eigen bijdrage van werknemers worden gevraagd en het mag niet binnen de cafetariaregeling vallen (hierover later meer).

Maaltijden

Maaltijden, bijvoorbeeld in de kantine, die jij vergoedt, zijn loon in natura. Maar je hoeft niet elk pakje melk te tellen. Je mag de werkelijke kosten rekenen, of per maaltijd het normbedrag van €3,35 als loon tellen, minus wat de werknemer zelf betaalt. Maar wat is een maaltijd en wat is een snack? Dit is aan de werkgever om te bepalen. Kleine consumpties (koffie, drankjes, gebak, fruit) zijn onbelast.

Gereedschap/ ICT

Als gereedschap of ICT-middelen (computer, iPad, smartphone) noodzakelijk zijn, vallen ze binnen de gerichte vrijstellingen. Het is noodzakelijk als jij als werkgever beslist waar het middel aan moet voldoen en het middel ook betaalt. Zonder dit middel moet de werknemer zijn werk niet goed kunnen uitvoeren (dit is het noodzakelijkheidscriterium). Wil je werknemer een duurdere variant dan strikt noodzakelijk? Dan valt de meerprijs onder loon, dus onder de WKR. 

Een internetverbinding bij de thuiswerkplek kan ook onder de gerichte vrijstellingen vallen, mits internet nodig is om te kunnen werken. De vaste telefoondienst weer niet. Het middel mag geen deel uitmaken van de cafetariaregeling (dan bepaalt en betaalt werknemer zelf). Het laatste criterium: de werknemer moet deze voorziening teruggeven of zelf gaan betalen als hij uit dienst gaat. 

Cafetariaregeling

Hij is al een paar keer genoemd: de cafetaria- of ruilregeling. Middelen die hier onder vallen, vallen niet in de gerichte vrijstellingen voor de WKR. Hier mag een werknemer verschillende onbelaste vergoedingen uitruilen tegen het brutoloon. (dus bijvoorbeeld de kosten voor een fiets aftrekken van de bruto eindejaarsuitkering) Het belangrijkste punt hierbij is dat de werknemer het middel kiest en koopt.

Elektrische fiets van de zaak

Onze samenleving moet verduurzamen. Mensen uit de auto krijgen en laten fietsen past binnen deze doelstelling. Daarom is de leasefiets van de zaak aantrekkelijker gemaakt. Werknemers kunnen nu voor een paar euro per maand een dure elektrische fiets leasen via de werkgever. Werknemers krijgen een bijtelling van 7% van de waarde van de fiets. Uitgaande van een fiets van €1.500, bedraagt de bijtelling €105 per jaar. Het leasen heeft tot gevolg dat de kilometervergoeding wegvalt. 

Vaste kostenvergoeding

Een vaste vergoeding per maand voor diverse kosten kán onder de WKR vallen. De werkgever moet dan wel weten waar deze vergoeding precies aan wordt besteed, jij moet dit onderzoeken. Houd het bijvoorbeeld drie maanden met bonnetjes bij. Dan hangt het af van wat voor kosten dit zijn of het binnen of buiten de WKR valt. Zie hierboven wat voor kosten wel en niet onder de WKR vallen. Oude afspraken hierover met de belastingdienst blijven gewoon bestaan. 

Gebruikelijkheidstoets

Wat kun je nu wel en niet onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR? De regeling kan in theorie worden misbruikt om minder belasting te betalen. Hier is iets op bedacht: de gebruikelijkheidstoets. Jouw vergoedingen mogen voor niet meer dan 30 procent afwijken van wat in jouw branche gebruikelijk is.

Het is bijvoorbeeld ongebruikelijk als een directeur de volledige vrije ruimte alleen voor zichzelf besteedt en zichzelf een leuke vergoeding van 20.000 euro uitkeert. Stelregel: een vergoeding tot € 2400,- per werknemer per jaar is gebruikelijk. Een bonus kan hier met dit maximum ook onder vallen. 

Administratie?

De Belastingdienst schrijft niet voor hoe je de WKR moet administreren. Een tip: reken aan het begin van het jaar je totale fiscale loonsom uit (en verander dit als iemand in of uit dienst treedt). Dan weet je precies wat je maximum is aan onbelaste vergoedingen. Houd in een apart mapje goed bij wat je hiervan uitkeert. Label je kosten dus goed. Maak keuzes en leg duidelijk vast waarom iets volgens jou wel en niet onder de WKR valt, dan sta je sterker in een discussie met de fiscus. 

Nog een laatste ding om op te letten: je mag vrije ruimte niet meenemen naar een volgend jaar. Heb je dus nog ruimte aan het einde van het jaar, dan kun je overwegen je personeel een extraatje te geven (een mooie kerstborrel). Volgend jaar is het verdwenen. 

Meer weten? Bekijk dit webinar van de Belastingdienst.

Auteur

Marlou Visser