Goed debiteurenbeheer in 7 stappen

Een stappenplan om effectiever facturen te innen

13 mei 2022 8 minuten

Ondernemers lopen jaarlijks miljoenen euro’s mis doordat hun facturen niet betaald worden. Dat is natuurlijk zonde van het geld. Maar gelukkig kun je iets doen. Het begint allemaal met goed debiteurenbeheer. Wat moet je weten over het beheer van je debiteuren?

Debiteurenbeheer betekenis

Debiteurenbeheer is alles wat je doet om ervoor te zorgen dat openstaande facturen zo snel mogelijk betaald worden. Als de debiteurenpost te groot wordt, kan dat een risico vormen voor de cashflow van je bedrijf. Er moet voldoende geld binnenkomen om alle kosten te betalen. Het is dus niet alleen belangrijk dat de facturen betaald worden, maar ook dat ze op tijd betaald worden. Overigens is debiteurenadministratie een ander woord voor debiteurenbeheer.

Debiteurnummer

Wat is een debiteurnummer in je debiteurenadministratie? Je kunt elke debiteur een nummer toewijzen, zodat je in je debiteurenadministratie makkelijker kunt terugzien of een klant al betaald heeft. Vaak zijn het klantnummer en debiteurnummer hetzelfde, om het overzichtelijk te houden. Maar strikt genomen is het debiteurnummer het nummer van de klant die nog moet betalen.

Goed debiteurenbeheer in 7 stappen

Goed debiteurenbeheer begint al vóórdat je een factuur verstuurd hebt. Het begint zelfs al voordat je een opdracht aanneemt. Je wilt namelijk helemaal aan het begin van de samenwerking al kunnen inschatten of iemand uiteindelijk op tijd gaat betalen. Natuurlijk moet je afwegen of deze investering in tijd het waard is, maar als het om grote opdrachten of bedragen gaat zal dit je later veel hoofdpijn besparen. 

Bekijk hier een stappenplan voor goed debiteurenbeheer.

1. Ga na met wie je zakendoet

Als je een aanvraag binnenkrijgt van een bedrijf, kijk dan eerst met wie je zakendoet. Raadpleeg bijvoorbeeld het handelsregister van de KvK om te checken of het bedrijf wel echt bestaat. Controleer ook de tekeningsbevoegdheid van de persoon die een opdracht bij je plaatst. Niet iedereen binnen een bedrijf is namelijk gemachtigd om een bestelling te doen namens het bedrijf. Neem contact op met het bedrijf op het algemene nummer en vraag na wie er bevoegd zijn.

2. Check de kredietwaardigheid van je klant

Controleer of je klant wel een goede betaalreputatie en financiële status heeft. Om te beginnen kun je het Handelsregister van de Kamer van Koophandel checken. Daar kun je ook zien of een bedrijf onder surseance van betaling staat of te maken heeft met een faillissement.

Daarnaast kun je de kredietwaardigheid van een bedrijf laten beoordelen door een kredietinformatiebureau of een kredietverzekeraar. Dun & Bradstreet (D&B), Graydon, Allianz Trade en Coface zijn enkele bekende partijen waar je deze financiële informatie kunt opvragen over bedrijven. Kredietverzekeraars beschikken bijvoorbeeld over betalingservaringen die andere leveranciers hebben gehad met jouw (potentiële) klant. Al die informatie kun je in een rapport of kredietadvies opvragen. Daarbij geven deze informatiebureaus en kredietverzekeraars ook een score van kredietwaardigheid, waarmee je in een oogopslag kunt zien of het financieel verantwoord is om op krediet zaken te doen met deze partij.

3. Maak duidelijke afspraken over levering en betalingstermijn

Spreek duidelijk af met je klant wat de betalingsvoorwaarden en leveringsvoorwaarden zijn en leg dit bij voorkeur schriftelijk vast. Je kunt hierbij gebruik maken van je algemene voorwaarden. Deze afspraken moet je al doen als je een offerte maakt. Natuurlijk is het goed om de afspraken nog te herhalen als de samenwerking definitief wordt. 

Goed om te weten: de betalingstermijn voor grootbedrijven aan het mkb is maximaal 30 dagen. Daarover is inmiddels een wetsvoorstel aangenomen. Mocht een grootbedrijf zich niet aan deze termijn houden, dan is er een Meldpunt Achterstallige Betalingen (van de Autoriteit Consument & Markt) waar je anoniem een melding kunt doen.

4. Verstuur duidelijke facturen

Facturen maken verdient de nodige aandacht. Een goede factuur die aan alle eisen voldoet, is een belangrijk onderdeel van je debiteurenbeheer. Een goede factuur wordt makkelijker verwerkt in de administratie van je opdrachtgever en kan sneller verwerkt worden. En vergeet niet de factuur op tijd te versturen. Heel wat stappen dus voordat het debiteurenbeheer na de factuur in beeld komt.

Mist er iets op de factuur of klopt het bedrag niet? Dat kan een (onbewuste) reden voor je klant zijn om de betaling minder serieus te nemen. Een menselijke fout is natuurlijk altijd mogelijk. Met een template met ruimte voor personalisatie, voorkom je dit. Duidelijke facturen, die kloppen met de offerte (of uitleg geven over het verschil), laten zien dat jij de betaling net zo serieus neemt als de klant.

Lees meer over goede facturen maken

5. Een uitgedacht aanmaningsproces

Als je opdrachtgever niet betaalt binnen de afgesproken betalingstermijn, is het tijd om in actie te komen. Waar het om gaat is dat je een vinger aan de pols houdt en adequate maatregelen neemt.

Eerste herinnering

Na het verstrijken van de uiterste betalingstermijn, kun je een herinnering sturen. Dit kun je op verschillende manieren aanpakken. Je kunt telefonisch contact opnemen met de debiteur om te kijken wat er misgegaan is. In het telefoongesprek zal een debiteur tal van ‘goede’ redenen aanvoeren waarom de factuur niet betaald is. Personeelstekort op de financiële afdeling, de maandelijkse betaling die nét de deur uit is, ... vul maar aan. Ga niet teveel in op die oorzaken tijdens het gesprek; dat kost je alleen maar energie. Focus op hoe nu verder: maak in het gesprek een duidelijke afspraak wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Bevestig deze afspraak schriftelijk, bijvoorbeeld per mail.

Je kunt ook gewoon een e-mail sturen met een herinnering aan de openstaande factuur. Probeer de toon van het bericht zo te houden dat het niet te veel voelt als een aanmaning. Eerder als een vriendelijke herinnering, om de band met de debiteur niet onder druk te zetten.

Tweede herinnering

Als je 7 dagen na de eerste herinnering niet vernomen hebt van de debiteur en er geen betaling binnen is gekomen, is het tijd voor een tweede herinnering (aanmaning). Doe dit via de post en aangetekend met ontvangstbevestiging, zodat je zeker weet dat deze herinnering doorkomt. In deze brief geef je opnieuw een uiterste betaaldatum.

Pre-incasso

Als de debiteur geen gehoor geeft aan deze brief, kun je een sommatiebrief sturen. Deze brief verstuur je per aangetekende post en met ontvangstbevestiging. In deze pré-incasso laat je weten dat je nog geen betaling hebt ontvangen en dat je na een wettelijke termijn van 14 dagen een incassobureau inschakelt om de factuur te innen.

Neem telefonisch contact op

Aan het eind van de termijn van 14 dagen, neem je (weer) telefonisch contact op met je debiteur. Je vermeldt dat je een incassobureau inschakelt en laat weten wat de incassokosten zijn. 

Incassobureau inschakelen

Vervolgens neemt het incassobureau het over.

6. Betalingsregeling treffen

Als bij het contact met de debiteur blijkt dat er betalingsproblemen zijn dan kun je een betalingsregeling met hem treffen om de kans op betaling te vergroten. Leg deze betalingsregeling schriftelijk vast en formuleer de rechten en plichten van beide partijen duidelijk. Zodra je vermoedt dat je de geldsom helemaal niet meer gaat ontvangen, merk je de niet-betalende klant aan als dubieuze debiteur, en dien je bij de Belastingdienst een verzoek in tot teruggave van de door jou afgedragen btw over de factuur. Doe dit verzoek op tijd, anders loop je het risico dat de Belastingdienst dit verzoek weigert. 

7. Jurist inschakelen

Als de debiteur na deze stappen nog niet tot betaling is overgegaan, overweeg dan om een jurist in te schakelen. Hij kan je advies geven bij de incassering van je vordering, kan je begeleiden en weet hoe hij een gerechtelijke procedure moet starten. Ook kan een jurist je informeren hoe je via de wet je schade beperkt en hoe je klant beweegt alsnog tot betaling over te gaan. 

Een voorbeeld is het recht van reclame, waarbij een verkoper binnen zes weken nadat de vordering opeisbaar is geworden, hetgeen hij heeft verkocht kan terugvorderen. Een andere optie: een beroep doen op het retentierecht, waarbij je bevoegd bent om de afgifte van een zaak (bijvoorbeeld een auto of bouwwerk) op te schorten, totdat de rekening is betaald. Nog een mogelijkheid: opschorting. Daarbij kun je de verplichtingen die je richting je klant hebt (om een dienst uit te voeren bijvoorbeeld) uitstellen totdat je klant de rekening heeft betaald.

Wacht niet te lang met het incasseren van vorderingen, na vijf jaar is betaling niet meer afdwingbaar via de wet. Je kunt verjaring voorkomen door binnen deze termijn een stuitingbrief te versturen (hierdoor begint een nieuwe verjaringstermijn van vijf jaar te lopen) of een procedure aan te spannen.

Mogelijkheden bij oninbare facturen

Als je debiteur betalingsproblemen heeft en je daardoor, ondanks je goede debiteurenbeheer, geen geld van hem hebt ontvangen, kun je nog een aantal dingen doen om alsnog je geld te krijgen.

Onderhands akkoord sluiten

Via de Wet Homologatie Onderhands Akkoord (WHOA) bestaat de mogelijkheid voor bedrijven in financiële problemen om een onderhands akkoord te sluiten over schulden met een deel van de schuldeisers. Hiermee kan een faillissement voorkomen worden. Jij als schuldeiser kunt WHOA voor hem aanvragen via een advocaat. Uiteindelijk hoop je daarmee alsnog (een deel van) de factuur betaald te krijgen, in elk geval meer dan bij een faillissement.

Faillissement aanvragen

Een faillissement aanvragen is een laatste middel als een debiteur zijn schulden niet kan betalen. Bij een faillissement zorgt de curator ervoor dat de schuldeisers zoveel mogelijk krijgen waar ze recht op hebben. Als het faillissement van een debiteur al is aangevraagd, kun je een vordering indienen bij de curator. Uiteindelijk is het maar de vraag hoeveel je uiteindelijk van de schuld gaat ontvangen.

Dubieuze debiteuren

Als het zeer waarschijnlijk is dat een factuur niet betaald wordt, kun je de debiteur in je boekhouding verplaatsen naar ‘dubieuze debiteuren’. Op die manier kun je het verlies afschrijven en de btw over de factuur terugkrijgen.

3 gouden tips bij je debiteurenadministratie

Tot slot nog een paar tips die je kunnen helpen bij het verbeteren van je debiteurenbeheer:

  1. Vraag of je klant vooraf kan betalen of binnen een korte termijn (bijvoorbeeld 8 dagen) in ruil voor korting. Dit scheelt je een stuk debiteurenbeheer en het aanhouden van eventuele voorraden op eigen rekening.

  2. Leg in je voorwaarden of contract vast dat jij altijd eigenaar blijft van de geleverde zaken totdat je klant alles heeft betaald. Mocht het fout gaan met de betaling kun je altijd je goederen terugeisen.

  3. Overweeg het inschakelen van de hulp van een kredietverzekeraar. Hiermee kun je een hoop wanbetalingen voorkomen en afdekken.

Debiteurenbeheer uitbesteden

Een goed debiteurenbeheer is alleen mogelijk als je je debiteurenadministratie goed op orde hebt. Om hierin niets over het hoofd te zien, roepen sommige bedrijven de hulp in van externe partijen. Bijvoorbeeld partijen die debiteurenbeheer automatiseren door middel van bedrijfssoftware. Het voordeel van dit soort software is dat veel dingen geautomatiseerd worden: afspraken over betalingen, herinneringen enzovoorts.

Je kunt je debiteurenbeheer ook in zijn totaliteit uitbesteden. Veel incassobureaus helpen ook bij het innen van facturen, dus niet alleen als de betaaltermijn verstreken is. Een andere optie is een factoringmaatschappij die jouw facturen als het ware van jou koopt (als je aan de voorwaarden voldoet). Tot slot kun je een kredietverzekeraar inschakelen om je te beschermen tegen de risico’s van onbetaalde facturen.

Auteur

Job Jansen

Als freelance tekstschrijver en SEO-adviseur heb ik bijna dagelijks contact met bedrijven. Over de jaren heen heb ik samengewerkt met talloze inspirerende ondernemers, waardoor ik veel affiniteit heb gekregen met mkb’ers. Vanuit die ervaring probeer ik als redacteur bij MKB Servicedesk elke keer artikelen te schrijven waar ondernemers echt iets aan hebben.