Mijn factuur wordt niet betaald, wat nu?

Tips hoe om te gaan met wanbetalers

01 maart 2021 5 minuten

Jij hebt er vast weleens mee te maken; een factuur wordt maar niet betaald door een klant of opdrachtgever. Zelfs niet na een aantal herinneringen. Wat kun je doen om je geld te krijgen?

Check gratis drie klanten op hun kredietwaardigheid

Bereid jezelf daarom goed voor hoe om te gaan met wanbetalers en bespaar jezelf een hoop gedoe.

Check klantenrisico

Het is verstandig om bij het aannemen van een opdrachten altijd eerst het klantenrisico te inventariseren. Je doet dit door je bijvoorbeeld als ondernemer aan te sluiten bij het Bureau Krediet Registratie (BKR). Hier wordt voornamelijk gekeken naar betalingsachterstanden bij leningen, abonnementen en andere langlopende betalingen. Het is ook mogelijk om de kredietwaardigheid van je klanten te checken, bijvoorbeeld via de tool van Euler Hermes.

Vermeld betalingstermijn op factuur

Een factuur moet aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen. Het toevoegen van een factuurdatum en de betalingstermijn bijvoorbeeld. Vermeld duidelijk op welke dag de factuur is opgesteld en wanneer de betaling uiterlijk gedaan moet zijn. De gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de veertien en dertig dagen, tenzij een afwijkende termijn is opgenomen in de algemene voorwaarden of je zelf andere afspraken met de opdrachtgever hebt gemaakt. 

Whitepaper:
Een betrouwbare zakenpartner

Stuur een eerste herinnering

Na de afgesproken termijn nog steeds geen betaling ontvangen? Stuur de klant of opdrachtgever een eerste herinnering. De toon is zakelijk, maar vriendelijk en niet al te dwingend. Je weet namelijk niet wat de reden van de betalingsachterstand is. Wellicht was de collega van de financiële administratie op vakantie.  

Klim in de telefoon

Na een week van het versturen van de eerste herinnering nog geen reactie en het geld staat inmiddels nog niet op uw rekening? Tijd voor de volgende stap. Herinner de klant er weer aan dat er nog een rekening uitstaat. Het beste is dan om even te bellen. Een dergelijke persoonlijke benadering staat vriendelijker dan een vervolgbrief en dat vergroot de kans op snelle betaling.  

Stuur een tweede herinnering

Heeft bellen geen succes en is de rekening nog steeds niet betaald? Stuur nu een tweede betalingsherinnering. Weersta de verleiding om in je brief je frustratie te laten blijken. Blijf beleefd, maar wees wel heel duidelijk: als de opdrachtgever niet betaalt, voelt u zich genoodzaakt tot het nemen van verdere stappen.  

Schakel een incassobureau in

Nog steeds geen reactie? Nu is het tijd een incassobureau in te schakelen. In dit geval stelt u uw debiteur in gebreke. Vergeet niet te vermelden dat alle bijkomende kosten voor rekening van de opdrachtgever komen. Als starter kan het voordeliger zijn om te kiezen voor een incassobureau dat werkt op een basis van 'no cure no pay'. In het geval dat er niets wordt geïncasseerd, worden bij jou ook geen kosten in rekening gebracht. Houd er wel rekening mee dat bij een eventueel faillissement de kosten van een deurwaarder en de daarop volgende gerechtelijke procedure niet hieronder vallen. 

Stap naar de rechter

In het uiterste geval, en gelukkig komt het in de meeste gevallen niet voor, stuur je een dagvaarding waarmee je de klant voor de rechter daagt. Een dagvaarding vermeldt gedetailleerd wat iemand eist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover men beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken. Je kunt hiervoor uiteraard een juridisch adviseur inschakelen.

In tijden van economische crisis heb je als ondernemer steeds vaker te maken met slecht of niet betalende debiteuren, terwijl jij het liefst hebt dat je facturen zo snel mogelijk betaald worden. Klanten die niet betalen, kosten je tijd, geld, moeite en kopzorgen.

De gemiddelde betaaltermijn in Nederland is 48 dagen, terwijl veel ondernemers een betaaltermijn van 30 dagen hanteren. Wist je dateen niet-betaalde factuur meer kost danalleen het openstaande bedrag? Denk aan extra kosten aan rente, de tijd diejij er aan kwijt bent en de gemiste kans om dit geld te investeren. Hoe beweeg je je klanten op een effectieve manier tot betaling? Een stappenplan.

Stap 1: Telefonisch contact met debiteur

Als de uiterlijke betalingstermijn is verstreken, is het verstandig om eerst telefonisch contact op te nemen met de debiteur. Meteen een sommatiebrief sturen kan de relatie met je klant onder druk zetten, dus je kunt beter eerst bellen. In het telefoongesprek zal een debiteur ongetwijfeld ‘goede’ redenen aanvoeren waarom de factuur niet betaald is. Personeelstekort op de financiële afdeling, de maandelijkse betaling die nét de deur uit is, ... vul maar aan. Ga niet teveel in op die oorzaken tijdens het gesprek; dat kost je alleen maar energie. Focus op hoe nu verder: maak in het gesprek een duidelijke afspraak wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Bevestig deze afspraak schriftelijk, bijvoorbeeld per mail.  

Whitepaper:
Betaalzekerheid maakt ondernemen wel zo prettig

Stap 2: Betalingsregeling opstellen

Als de debiteur in het gesprek aangeeft dat hij in betalingsproblemen verkeert, dan kun je een betalingsregeling met hem treffen om de kans op betaling te vergroten. Leg de betalingsregeling schriftelijk vast en formuleer de rechten en plichten van beide partijen duidelijk. Zodra je vermoedt dat de klant helemaal niet gaat betalen, kun je bij de Belastingdienst een verzoek indienen tot teruggave van de door jou afgedragen BTW over de factuur. Doe dit verzoek op tijd, anders loop je het risico dat de Belastingdienst dit verzoek weigert.

Stap 3: Herinneringsbrief en sommatiebrief

Wordt de factuur, ondanks de gemaakte afspraken in het telefoongesprek, nog steeds niet betaald? Stuur dan een herinneringsbrief waarin je een uiterlijke betalingsdatum stelt. Als de klant na deze eerste betalingsherinnering nog steeds niet betaalt, zul je een sommatiebrief moeten sturen. Hierin stel je de debiteur in gebreke en stel je een redelijke termijn zodat hij alsnog kan betalen en zijn verplichting kan nakomen. Een debiteur die dan alsnog niet betaalt binnen die gestelde termijn, is in verzuim. Vanaf dat moment is hij verplicht wettelijke rente (bij contracten met consumenten) of wettelijke handelsrente (bij contracten met bedrijven) te betalen. Jij kunt deze rente in rekening brengen. Je kunt de vordering ook ter incasso uit handen geven en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen, als de factuur niet binnen de gestelde termijn wordt betaald. Maar let wel op dat het in rekening brengen van rente of buitengerechtelijke incassokosten de relatie met je klant niet zal bevorderen. Dit hoeft trouwens niet erg te zijn. Als deze klant een wanbetaler is en je er niet samen uit komt met een betalingsregeling en na meerdere herinneringen, ben je hem misschien liever kwijt dan rijk.

Stap 4: Jurist inschakelen

Als de debiteur na deze stappen nog niet tot betaling is overgegaan, overweeg dan om een jurist in te schakelen. Hij kan je advies geven bij de incassering van je vordering, kan je begeleiden en weet hoe hij een gerechtelijke procedure moet starten. Ook kan een jurist je informeren hoe je via de wet je schade beperkt en hoe je je klant alsnog tot betaling over kunt laten gaan. Een voorbeeld is het recht van reclame. Hierbij kan een verkoper binnen zes weken nadat de vordering opeisbaar is geworden, dat wat hij heeft verkocht terugvorderen. Een andere optie: een beroep doen op het opschortingsrecht. Hierbij kun je de verplichting die je naar je klant hebt (bijvoorbeeld om een dienst uit te voeren) uitstellen totdat je klant de rekening heeft betaald. Retentierecht is hier een vorm van, dan kun je bijvoorbeeld een auto in jouw garage houden nadat je hem hebt gerepareerd, totdat de klant betaalt.

Verjaring van de factuur

Wacht niet te lang met het incasseren van vorderingen, na vijf jaar is betaling niet meer afdwingbaar via de wet. Je kunt verjaring voorkomen door binnen deze termijn een stuitingbrief te versturen (hierdoor begint een nieuwe verjaringstermijn van vijf jaar te lopen) of een procedure aan te spannen.