Beroepsaansprakelijkheid voorkomen doe je zo

Onverwachte situaties waarin beroepsaansprakelijkheid een rol speelt

25 augustus 2022 6 minuten

Veel ondernemers denken niet graag na over beroepsfouten en de eventuele gevolgen ervan. Maar beroepsaansprakelijkheid speelt in meer situaties een rol dan je misschien denkt. Gelukkig kun je veel doen om beroepsaansprakelijkheid te voorkomen. In dit artikel praten we je bij.

Beroepsaansprakelijkheid voorkomen

Een paar belangrijke dingen die je kunt doen om beroepsaansprakelijkheid te voorkomen is maatregelen nemen die de kans op beroepsfouten zo klein mogelijk te maken. Je kunt daarom denken aan dingen als:

Sluit je aan bij een branchevereniging. Om lid te worden is een bepaald kennisniveau vereist, en om lid te blijven, moet je vaak bijscholing volgen. Zo weet je zeker dat je vakkennis op het juiste niveau blijft. Bied je medewerkers ook cursussen en training aan om hun vakkennis op peil te houden. Zorg ervoor dat je samen met je team op de hoogte blijft van nieuwe ontwikkelingen in je vakgebied.

Zet de opdracht helder op papier. Omschrijf een opdracht duidelijk in de offerte. Is dit wat je klant van je verwacht? Ontstaat er later een discussie over het eindresultaat, dan kan de opdrachtomschrijving uitkomst bieden. Omschrijf de opdracht daarom zo helder en compleet mogelijk.

Zorg voor goede algemene voorwaarden. Laat het onderwerp aansprakelijkstelling nadrukkelijk aan bod komen in je algemene voorwaarden. Neem er bijvoorbeeld in op dat je aansprakelijk bent tot een bepaald bedrag. Dit kan een vast bedrag zijn, maar je kunt er ook voor kiezen om het te relateren aan je honorarium voor de opdracht. Laat je algemene voorwaarden altijd juridisch toetsen.

Hanteer je algemene voorwaarden op de juiste manier. Als je een klant een aanbod doet, overhandig hem op hetzelfde moment ook je algemene voorwaarden. Doe dat bij voorkeur persoonlijk. Breng je de offerte digitaal uit? Vermeld in de digitale offerte dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en stuur ze direct mee. Vermeld ook in je offerte dat je dit doet en vraag je klant te bevestigen dat hij ze ontvangen heeft. Als je de klant vooraf niet juist of niet op tijd informeert over je algemene voorwaarden, kan hij ze bij een eventueel geschil bij de rechter laten vernietigen. Wil de opdrachtgever zijn eigen inkoopvoorwaarden hanteren? Zorg er dan in ieder geval voor dat je goed weet wat hiervan de gevolgen (kunnen) zijn. Laat je bij onduidelijkheid hierover adviseren door een jurist.

Beroepsaansprakelijkheid voorkomen in specifieke situaties

Het is ook goed om na te denken over specifieke situaties waarin beroepsaansprakelijkheid een rol kan gaan spelen. Hoe concreter je de risico’s en scenario’s in kaart kunt brengen, hoe beter je jezelf kunt beschermen. Hieronder een aantal scenario’s die realistischer zijn dan je op het eerste gezicht misschien zou zeggen.

Gevoelige informatie op straat

Een belangrijke manier om beroepsaansprakelijkheid te voorkomen, is door verstandig om te gaan met gevoelige informatie: je namelijk wilt niet dat gevoelige informatie op straat komt te liggen. Dus letterlijk: je wilt documenten met vertrouwelijke informatie niet in de trein laten liggen. Maar voorkom ook dat je de inhoud van een gevoelige mail met andere personen deelt door op ‘allen beantwoorden’ te klikken. Hoe je het kunt voorkomen? Houd goed voor ogen wanneer je te maken hebt met gevoelige informatie. Als dat het geval is, wees dan extra voorzichtig.

Sommige ondernemers gebruiken een tag zodat ze weten wanneer ze met gevoelige informatie te maken hebben. Heb je in jouw bedrijf altijd met gevoelige informatie te maken? Zorg dan dat je standaard een beveiliging inbouwt zodat je veiligheidslekken tot het minimum beperkt. Wijs je werknemers regelmatig op de risico’s en leer ze goed om te gaan met bestaande bedrijfssystemen. Nadenken over de risico’s en het in kaart brengen ervan is een belangrijke stap om op dit gebied beroepsaansprakelijkheid te voorkomen.

Claimzieke opdrachtgever

Helaas komt het soms voor dat een opdrachtgever een hele lijst met klachten indient waarvoor hij compensatie eist. Hij hoopt daarmee dat jij of je verzekeraar niet de moeite neemt om alle klachten aan te vechten maar gewoon opgeeft en betaalt.Het is daarom verstandig om voordat je met een opdrachtgever in zee gaat, na te gaan wat voor vlees je in de kuip hebt. Doe een risico-analyse, daarmee kun je een hoop vervelende situaties voorkomen. En je voorkomt het risico op beroepsaansprakelijkheid.

Reputatieschade door negatieve media-aandacht

Een goede reputatie komt te voet en gaat te paard. Wat doe je als jouw bedrijf (al dan niet terecht) negatieve media-aandacht krijgt? Imagoschade leidt bijna altijd tot klanten- en omzetverlies. Ga dus na of je bedrijf kwetsbaar is op dit vlak. Als dat zo is, breng dan in kaart hoe je op dat gebied beroepsaansprakelijkheid kunt voorkomen. En het is goed om een plan klaar te hebben liggen voor als het toch misgaat: wat doe je bij reputatiekwesties? Hoe ga je een crisis beheersbaar maken en de reputatieschade tot een minimum beperken? Check ook wat voor dekking je verzekeraar biedt: sommige beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen (BAV’s) omvatten hulp van een bedrijf dat gespecialiseerd is in dit soort situaties.

Mogelijke claims melden

Het is goed om in de gaten te houden wanneer je een mogelijke claim meldt bij je verzekeraar. Veel verzekeraars werken met een meldingstermijn waarbinnen je een claim moet melden. Als je niet uitkijkt, kan een geldige claim afgewezen worden omdat je te lang hebt gewacht. Je moet dus elke aanwijzing dat een opdrachtgever aan een claim denkt, melden bij je verzekeraar. Denk hierbij aan dingen als een ongemakkelijke vergadering of negatief telefoontje om de voortgang van een project te bespreken.

Diefstal binnen de organisatie

Diefstal is een risico waar elke ondernemer rekening mee moet houden. Waar financiële transacties zijn, bestaat het risico dat iemand daar misbruik van maakt. Wat is het risico op diefstal binnen jouw bedrijf? Natuurlijk zul je er alles aan doen om beroepsaansprakelijkheid en schade door diefstal te voorkomen. Aan wat voor soorten diefstal moet je denken?

Er zijn in principe twee soorten diefstal. De eerste is wanneer een werknemer steelt van de werkgever. Het kan gaan om het vervalsen van facturen, het doen van betalingen van de zakelijke bankrekening op de rekening van de werknemer of het bestellen van producten en deze behouden voor eigen gebruik. De tweede is wanneer een werknemer steelt van een klant. Dit kan het uitgeven van valse facturen zijn, waarbij de betaling wordt overgemaakt naar een rekening van de werknemer.

Je kunt verschillende dingen doen om diefstal te voorkomen. Mocht het toch zo zijn dat een medewerker geld ontvreemdt, dan kan de BAV je vaak schadeloos stellen. Check je polis of diefstal verzekerd is, zodat je weet wat je rechten zijn.

Ontevreden klant wil niet betalen

Jij bent tevreden over het project dat je hebt afgeleverd, maar je klant niet. Daarom weigert hij de factuur te betalen. Wat kun je doen? Beroepsaansprakelijkheid voorkomen begint met goede afspraken maken over de opdracht. Wat wordt er van jou verwacht? Wat zijn de kwaliteitseisen van het project? Zijn ze meetbaar? Als deze afspraken duidelijk op papier staan, is de kans kleiner dat je klant onder een betaling uit probeert te komen.

Een onbetaalde factuur is vervelend omdat je daardoor inkomsten misloopt. Maar de kans bestaat ook dat een klant een rechtszaak aanspant, met alle kosten van dien. Naast duidelijke afspraken maken kun je een hoop schade voorkomen door een verzekeraar te kiezen die ook deze vorm van beroepsaansprakelijkheid verzekert en bemiddelt om tot een goede oplossing te komen.

Goede beroepsaansprakelijkheidsverzekering

Hoe goed je ook je best doet om beroepsaansprakelijkheid te voorkomen, eigenlijk kun je als ondernemer niet meer zonder een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Verzekeraars bieden vaak pakketten op maat aan, zodat ze precies de dekking kunnen bieden die je nodig hebt in jouw bedrijf. Ga dus in gesprek met je verzekeraar om na te gaan wat jouw dekking is.

Meer weten over dit thema?

Kijk bij Hiscox voor meer informatie over beroepsaansprakelijkheid. Op onze themapagina vind je nog veel meer interessante artikelen over beroepsaansprakelijkheid.

Auteur

Job Jansen

Als freelance tekstschrijver en SEO-adviseur heb ik bijna dagelijks contact met bedrijven. Over de jaren heen heb ik samengewerkt met talloze inspirerende ondernemers, waardoor ik veel affiniteit heb gekregen met mkb’ers. Vanuit die ervaring probeer ik als redacteur bij MKB Servicedesk elke keer artikelen te schrijven waar ondernemers echt iets aan hebben.