Wat staat er in de algemene voorwaarden?

Moet ik als ondernemer algemene voorwaarden opstellen?

11 februari 2022 5 minuten

Als je als ondernemer producten en/of diensten levert, dan is het handig om alles rond de (ver)koop en levering vast te leggen in je algemene voorwaarden. Vooral als je met meerdere klanten steeds dezelfde afspraken maakt. Maar hoe stel je deze voorwaarden op en waar moeten ze aan voldoen?

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn schriftelijk vastgelegde regels die van toepassing zijn bij een overeenkomst. Het is een afspraak tussen een ondernemer en een afnemer. Denk hierbij aan de betaalwijze, hoe een product of dienst wordt geleverd en binnen welke termijn, aan welke voorwaarden het product of dienst moet voldoen, of er garantie op zit en hoe de klachtenafhandeling is geregeld. 

Waarom zijn algemene voorwaarden belangrijk?

Het heeft veel voordelen om algemene voordelen op te stellen. Waarom? Kort gezegd, Algemene voorwaarden:

  • Schelen tijd

  • Geven duidelijkheid

  • Verkleinen de aansprakelijkheidsrisico’s

Je hoeft niet steeds opnieuw met nieuwe klanten dezelfde voorwaarden af te spreken. Bovendien kun je naar de algemene voorwaarden verwijzen als er tijdens een project onduidelijkheid bestaat over de afspraken die gemaakt zijn: het is duidelijk welke rechten en plichten zowel de ondernemer als de afnemer hebben. Maar daarnaast kun je in de algemene voorwaarden ook laten opnemen hoe het zit met aansprakelijkheid. Bijvoorbeeld tot welk bedrag je aansprakelijk bent. Hiermee voorkom je dat je buitensporig aansprakelijk gesteld wordt voor een fout die je maakt.

Beroepsaansprakelijkheid

Hoewel je in de algemene voorwaarden dingen kunt vastleggen in verband met aansprakelijkheid, kun je er nooit alle aansprakelijkheid mee uitsluiten. Daarom is het verstandig om als bedrijf na te denken over een verzekering voor beroepsaansprakelijkheid. Dit is een verzekering die vooral voor adviserende beroepen erg belangrijk is. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering beschermt je tegen de vermogensschade door een beroepsfout.

Bijvoorbeeld: je maakt een programmeerfout waardoor een applicatie niet draait en er veel omzet verloren gaat. Of er ontstaat een conflict over Intellectueel Eigendom (IE).

Je kunt niet alle scenario’s benoemen in de algemene voorwaarden. Daarom is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering geen overbodige luxe. Verzekeraars bieden tegenwoordig een beroepsaansprakelijkheidsverzekering per beroepsgroep aan. Zo is het nog makkelijker de dekking te krijgen die bij je past.

Lees meer over beroepsaansprakelijkheid

Soorten algemene voorwaarden

Grofweg zijn er vier soorten algemene voorwaarden: 

  • voor diensten

  • voor consumentenproducten

  • voor niet-consumentenproducten

  • voor verkoop op afstand

Welke algemene voorwaarden je hanteert, hangt sterk af van het soort onderneming dat je hebt, welke klanten je bedient en in welke branche je werkt. Veel branche-organisaties stellen algemene voorwaarden op die geschikt zijn voor een specifieke branche. Consumenten zijn in de regel beter beschermd in de algemene voorwaarden, omdat van ondernemers wordt verwacht dat zij meer verstand hebben van overeenkomsten en zaken doen. 

Zijn algemene voorwaarden verplicht?

Ondernemers zijn niet verplicht algemene voorwaarden op te stellen. Maar veel branches hebben in overleg met de Consumentenbond algemene consumentenvoorwaarden opgesteld. Als je lid bent van een branche- of beroepsvereniging kun je verplicht zijn om deze te gebruiken. Check dus altijd of je branche algemene voorwaarden verplicht stelt.

Algemene voorwaarden opstellen

Er is niet één manier om algemene voorwaarden op te stellen. Je kunt zelf aan de slag, je kunt het uitbesteden aan een jurist of een voorbeeld gebruiken en dat voorbeeld aanpassen aan jouw situatie en bedrijf. Als je zelf algemene voorwaarden opstelt, laat ze dan altijd nog checken door een jurist. Vervolgens kun de algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel.

Voorbeeld algemene voorwaarden

Voor 'voorbeeld algemene voorwaarden' kun je onder andere terecht bij beroepsverenigingen en brancheorganisaties. Het kan veel werk schelen om op basis van zo’n voorbeeld een eigen document op te stellen. Daarnaast zijn er ook bedrijven die model-algemene voorwaarden hebben. Zo'n voorbeeld kan je veel werk schelen.

Wat staat er in de algemene voorwaarden?

In de regel worden de volgende zaken in algemene voorwaarden geregeld: 

  • De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden zijn alleen van toepassing als je aan je informatieplicht hebt voldaan. Je moet de wederpartij een redelijke mogelijkheid hebben geboden om van de voorwaarden kennis te nemen. 

  • Betalingsvoorwaarden en incasso. Je kunt dingen vermelden over de betalingstermijn en incassomaatregelen bij het overschrijden van deze termijn.

  • Leveringsvoorwaarden. Informatie over levertijd, transport- en bezorgkosten. Wat gebeurt er als je door omstandigheden een product of dienst niet kunt leveren?

  • Garantie. Bij producten hoort wettelijke garantie. Je mag die garantie niet inkorten, maar wel verlengen.

  • Offerte. Hoe lang is een offerte geldig? Wat zijn verdere voorwaarden van aanvaarding?

  • Aansprakelijkheid. Wie is er aansprakelijk als er schade ontstaat door een fout aan het product of de dienst? Je kunt niet alle aansprakelijkheid afwijzen, maar wel de aansprakelijkheid verkleinen.

  • Verlenging en opzeggen. Wat zijn de afspraken als het gaat om opzeggen en verlengen van abonnementen en/of samenwerkingen?

Wat mag niet?

In het Burgerlijk Wetboek staat niet wat er in de algemene voorwaarden moet worden vastgelegd, maar wel wat er niet in mag. De zaken die de kern van de prestaties aangeven, zoals de prestatie zelf (wat er wordt geleverd), de prijs en de duur van de overeenkomst. Daarnaast mogen ook geen ‘onredelijk bezwarende bepalingen’ worden opgenomen. 

De wet hanteert een zwarte lijst en een grijze lijst (art. 6:236-237 BW) met onredelijk bezwarende bepalingen voor consumentenvoorwaarden. Bij overeenkomsten tussen bedrijven zijn de grijze en zwarte lijst niet ‘dwingend’. Als een van de partijen echter stelt dat een bepaalde voorwaarde in zijn situatie toch onredelijk bezwarend is, zal de rechter wel sneller geneigd zijn dit te geloven als die voorwaarde op de grijze of zwarte lijst staat. 

Klanten informeren

Je moet een klant ruimschoots de gelegenheid geven om kennis te nemen van je algemene voorwaarden. Je kunt de voorwaarden bijvoorbeeld meesturen met een offerte, zodat hij ze van tevoren kan bekijken en accepteren. Als je een mondelinge overeenkomst sluit, dan moet je zeggen dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn, en dat de klant die mag inzien. Je moet ze zelfs kosteloos toesturen als je klant dat wil. Zorg er dus altijd voor de je algemene voorwaarden bekend zijn voor het sluiten van een overeenkomst. Als dat niet het geval is, zijn deze voorwaarden niet geldig.

Algemene voorwaarden webshops

Heb je een webshop? Dan heb je zul je andere algemene voorwaarden hebben dan als je diensten levert of zelfs een fysiek winkel hebt. Ook bij online verkopen (verkoop op afstand) is het belangrijk dat je algemene voorwaarden goed vindbaar zijn op je website, zodat je klant goed op de hoogte kan zijn van de voorwaarden. Je kunt bij de Autoriteit Consument & Markt een checklist aflopen om te controleren of je aan de voorwaarden voldoet. Een paar dingen om aan te denken als je algemene voorwaarden voor je webshop opstelt:

Herroepingsrecht

Wettelijk gezien heeft iemand bij een online aankoop recht om zijn aankoop te ontbinden. Deze bedenktijd is minstens 14 dagen lang. Er zijn producten waarvoor deze wettelijke bedenktijd niet geldt, zoals op maat gemaakte producten en producten die snel bederven.

Levering en retour

Levering is onlosmakelijk verbonden met online verkopen. Vandaar dat je in je algemene voorwaarden duidelijk moet maken wie de retourkosten betaalt, zodat je klant hier voor de aankoop van op de hoogte is. Natuurlijk moet jij als webshop bij een retour de aankoopprijs en bezorgkosten vergoeden.

Beschikbaarheid algemene voorwaarden

Verder is het belangrijk dat je voorwaarden te downloaden en op te slaan zijn, bijvoorbeeld als pdf. Op die manier kan je klant ze op zijn gemak teruglezen.

Lees meer over online verkopen

Een hulp bij ondernemen

Algemene voorwaarden scheppen een hoop duidelijkheid naar je klant, maar ze beschermen jou als ondernemer ook tegen misverstanden. Alleen al door algemene voorwaarden op te stellen, ga je als ondernemer scherpen nadenken over hoe jij je diensten of producten aanbiedt en hoe je jezelf wilt beschermen tegen aansprakelijkheid. Zoals gezegd: algemene voorwaarden zijn geen vervanging van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering, maar deze voorwaarden zijn een geweldige basis voor succesvol ondernemen.

Auteur

Job Jansen

Als freelance tekstschrijver en SEO-adviseur heb ik bijna dagelijks contact met bedrijven. Over de jaren heen heb ik samengewerkt met talloze inspirerende ondernemers, waardoor ik veel affiniteit heb gekregen met mkb’ers. Vanuit die ervaring probeer ik als redacteur bij MKB Servicedesk elke keer artikelen te schrijven waar ondernemers echt iets aan hebben.