Referentiedagen vastleggen: wanneer is het verplicht?
Zo voorkom je onzekerheid en onduidelijkheid bij je werknemers
Werk je met oproepcontracten? Of is het werkpatroon van je werknemers grotendeels onvoorspelbaar? Dan moet je referentiedagen vastleggen. Wat dat precies zijn en hoe je het wettelijk gezien correct vastlegt, lees je in dit artikel.
Wat zijn referentiedagen?
Referentiedagen zijn werkdagen (inclusief tijdvakken) waarop je werknemers en oproepkrachten kunt verplichten te werken. Deze werkafspraak leg je schriftelijk vast in het arbeidscontract.
Dat werkt zo: je spreekt af welke dagen (inclusief tijdvakken) iemand ingeroosterd kan worden. De dagen die je schriftelijk vastlegt, bijvoorbeeld maandag, woensdag, donderdag, zijn de referentiedagen. Daarmee voorkom je een onvoorspelbaar werkpatroon en schep je duidelijkheid en zekerheid voor je oproepkrachten en werknemers.
Gunstig voor je personeel, maar ook voor jou. Je oproepkracht of werknemer is namelijk verplicht om te komen werken op deze referentiedagen, als je diegene inroostert. Voor jou leveren de referentiedagen dus ook meer zekerheid.
Voorbeeld referentiedagen
Naast referentiedagen neem je ook altijd een tijdvak op. Voor kantoorwerk is een werkdag van 08:30 tot 17:00 misschien gebruikelijk, voor de horeca gelden weer heel andere referenties.
Run je bijvoorbeeld een bistro? Dan zou je de volgende referentiedagen kunnen afspreken met een werknemer bediening:
Donderdag van 16:00 tot 21:30
Vrijdag van 16:00 tot 21:30
Zaterdag van 17:00 tot 22:30
Je kunt - maar hoeft niet - je werknemer bediening dus inroosteren op de vastgelegde referentiedagen/tijdvakken. Dit doe je minimaal vier dagen voor aanvang. Buiten deze tijdvakken kun je je werknemer alleen met toestemming inroosteren. Arbeid weigeren buiten de tijdvakken is wettelijk toegestaan.
Voor wie gelden referentiedagen?
Je bent verplicht referentiedagen vast te leggen voor al je personeel met een grotendeels onvoorspelbaar arbeidspatroon. Daaronder vallen alle oproepkrachten en in sommige gevallen ook werknemers met een tijdelijk of vast contract.
Referentiedagen nulurencontract en min-maxcontract
Er is sprake van een onvoorspelbaar arbeidspatroon als je werknemer van tevoren niet (of grotendeels niet) op de hoogte is van toekomstige werkdagen en -uren. Dat geldt met name voor werknemers met een nulurencontract of min-maxcontract.
Wat zijn de regels voor referentiedagen?
Referentiedagen leg je schriftelijk vast
Werknemer ingeroosterd op een referentiedag? Dan is je werknemer verplicht te werken op die dag.
Buiten de vastgelegde referentiedagen mag je werknemer werk weigeren
Werk op referentiedagen rooster je minimaal vier dagen van tevoren in. Tenzij een cao anders bepaalt.
Je werknemer eerst ingeroosterd, maar toch niet nodig op de referentiedag? Als je de werkafspraak binnen de vier dagen cancelt, betaal je de werkdag verplicht door.
Verander je de werktijden? Ook als je binnen de vier dagen de uren naar beneden bijstelt, ben je verplicht het hele tijdvak te betalen.
In een cao kunnen andere afspraken staan over de oproeptermijn, bijvoorbeeld één in plaats van vier dagen.
Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden
Vastleggen van referentiedagen is trouwens een vrij recente verplichting. Op 1 augustus 2022 werd een nieuwe wet ingevoerd: Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden. Deze wet is gebaseerd op de EU-richtlijn: 2019/1152 betreffende transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden.
De nieuwe wet heeft als doel werknemers beter te beschermen. Onderdeel daarvan is dus het vastleggen van referentiedagen om onzekerheid en onduidelijkheid bij arbeidskrachten aan te pakken.
Voorheen moesten oproepkrachten altijd beschikbaar zijn op momenten dat er werk was.
Referentiedagen oproepkrachten en de Wet arbeidsmarkt in balans
Oproepkrachten krijgen sinds 1 januari 2020 al een steuntje in de rug. Vanaf dat moment is de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) van kracht. De WAB biedt oproepkrachten en payrollmedewerkers meer zekerheden. Zo hebben oproepkrachten na 12 maanden recht op een arbeidsovereenkomst met een vast aantal uren per week, maand of een jaarurennorm (vaste arbeidsomvang).
Referentiedagen vastleggen: zelf doen of hulp inschakelen?
Het is natuurlijk heel goed dat werknemers met referentiedagen worden beschermd. Toch blijft het een grijs gebied. In een oproepcontract neem je trouwens altijd referentiedagen op. Voor werknemers met een vast of tijdelijk contract is het niet altijd 100% helder of het werkpatroon wel of niet onvoorspelbaar is.
Twijfel je? Dan kun je de volgende vuistregel gebruiken: als meer dan 50% van de werkuren van je werknemer onvoorspelbaar is, kun je spreken van een onvoorspelbaar arbeidspatroon.
Om zeker van je zaak te zijn, kun je het beste een juridisch expert inschakelen. Die kan controleren of je arbeidscontracten en het wel of niet opnemen van referentiedagen in lijn is met de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden.
