Van beoordeling naar FiT-gesprek: de kracht van preventie
Voordelen, tips en een voorbeeld van een FiT-gesprek
Functioneringsgesprekken zijn niet meer van deze tijd, vinden experts van bedrijfsgezondheidsnetwerk Zorg van de Zaak. Zij ontwikkelden het zogenaamde FiT-gesprek. HR-manager Myrna van der Poel legt uit wat dat inhoudt.
Sinds 2021 werkt Zorg van de Zaak niet meer met beoordelingsgesprekken, maar FiT-gesprekken (Fit in de Toekomst). Deze gesprekken draaien niet om wat je medewerker de afgelopen tijd heeft gepresteerd, maar juist om de toekomst. Wat heeft een medewerker nodig om beter te presteren? Wat kunnen jullie doen om te zorgen dat iemand duurzaam inzetbaar is?
Myrna van der Poel is HR-manager bij Zorg van de Zaak en zij is erg enthousiast over deze nieuwe beoordelingsmethode. Van der Poel: “Het gaat niet over taken, maar over mensen.”
Hoe werkt de FiT-methode precies?
Het uitgangspunt van de FiT-methode zijn open gesprekken. Zowel medewerkers als leidinggevenden kunnen een gesprek initiëren en inplannen. De gesprekken hebben geen vaste vorm, de medewerker en de leidinggevende bepalen samen de agenda.
De afbeelding hieronder kan werken als handige leidraad met mogelijke onderwerpen en bijbehorende vragen. Tussen de vier gebieden zie je ook verbanden. Zo gaat een gesprek over de combinatie van ‘ondernemerschap’ en ‘verbonden’ over inzet.
“Bied ruimte en kijk naar de mens als geheel”, vindt Van der Poel. “De medewerkers van nu kijken heel anders naar werk dan vroeger, zij willen zich goed voelen op hun werk en daarbuiten. Als het niet meer matcht, vertrekken ze weer. Daarom is het heel belangrijk om als werkgever te weten wat er speelt.”
Wat zijn de voordelen voor ondernemers en leidinggevenden?
De meeste medewerkers vinden jaarlijkse beoordelingsgesprekken (soms gekscherend 'veroordelingsgesprekken' genoemd) erg spannend. Dat is geen fijne manier om een goed gesprek te starten. Ook voor leidinggevenden is deze methode niet ideaal, want zulke gesprekken kosten veel tijd. Je moet in een bepaalde periode veel gesprekken inplannen, en daar ook nog eens een verslag van maken. Van der Poel: “Vaak worden er dan ook nog afspraken gemaakt die het jaar daarna niet worden nagekomen. Er ligt heel veel druk op deze gesprekken."
Waar bij traditionele functioneringscycli de ondernemers en leidinggevenden bepalen wanneer het tijd is voor een gesprek, is dat bij de FiT-methode andersom. “De regie ligt bij de medewerker zelf”, vertelt Van der Poel. “Zij nemen het initiatief om aan te geven dat ze ergens mee zitten. Of dat nu een niet werkende muis is of een lastige puberzoon waardoor het thuis niet lekker gaat. De leidinggevende heeft een ‘hulpplicht’, en kan vervolgens interventies inzetten om de medewerker te helpen.”
Voorbeeld: vragen voor een FiT-gesprek
Hoewel een FiT-gesprek geen vaste vorm heeft, zijn er wel bepaalde thema's die goed zijn om te bespreken. Interessante vragen zijn bijvoorbeeld:
Hoe veranderen jouw motivatie en energie gedurende de dag? Wat geeft je energie en wat kost je energie?
Met wie werk je goed samen en met wie niet?
Wat vindt je van de dynamiek in je team?
Hoe kun je je werk nog beter combineren met je thuissituatie?
Wat maakt een werkdag voor jou zinvol?
Wat zou je willen leren om beter te worden in je vak?
Welke problemen heb je de laatste tijd gehad en hoe heb je die opgelost?
Waar krijg je complimenten voor? Wat zegt dat over wat je goed doet?
Beloningsstructuur: iedereen gelijk
Goed om te weten: bij de FiT-methode is er geen sprake van salarisverhogingen die samenhangen met prestaties. “Dat is een heel bewuste keuze", legt Van der Poel uit. “Bij ouderwetse beloningsstructuren krijgt slechts een bepaald percentage van de medewerkers een salarisverhoging, namelijk alleen mensen die 'excellent' presteren. Zonde. Je wilt toch juist dat iedereen excellent presteert?"
Daarom krijgen medewerkers van Zorg van de Zaak een vaste verhoging per jaar krijgt. "Wij gaan ervan uit dat iedereen goed presteert. Dat motiveert, onze medewerkers reageren daar heel positief op.”
Praten over fouten
Tijdens een FiT-gesprek wordt je niet afgerekend op fouten, maar ze worden wel besproken. Door er open over te praten, kunnen medewerker en leidinggevenden zorgen voor verbetering.
“Fouten maken is menselijk, dat gebeurt nu eenmaal", zegt Van der Poel. "Direct bespreken en een oplossing zoeken om het in de toekomst te voorkomen, is de beste methode. Als een medewerker bijvoorbeeld problemen heeft met bepaalde taken of niet op de juiste plek blijkt te zitten, is het in ieders belang dat meteen aan te pakken.”
Ontdek wat je medewerker nodig heeft
Tijdens een FiT-gesprek geven je medewerkers aan wat zij nodig hebben. Soms is het een vraag om hulp, soms een wens om te groeien en ontwikkelen. "Wij zijn zelf heel ruimhartig in wat we aanbieden", zegt de HR-manager van Zorg van de Zaak. "Als ze dat willen krijgen medewerkers bijvoorbeeld opleidingen, of betere afspraken over werktijden. Ook mogen mensen praten met een psycholoog, bedrijfsmaatschappelijk werker of bedrijfsarts.”
Het belang van een open houding
Van der Poel vertelt dat sommige medewerkers en leidinggevenden nog moeten wennen aan de nieuwe FiT-gesprekken. “Medewerkers verwachten dan bijvoorbeeld toch dat de manager het gesprek inplant", zegt ze. "De manier om dat te veranderen? Blijf het uitleggen en geef regelmatig aan wat de bedoeling is."
Voor leidinggevenden is het vervolgens belangrijk om een open houding aan te nemen in het gesprek. Van der Poel heeft al veel leidinggevenden getraind om zo in gesprek te gaan. “Vaak zien we juist dat ze veel te hard gaan werken om zelf oplossingen te vinden. Vraag de medewerker liever wat voor hen zou helpen. Het gaat dus ook over gesprekstechnieken, die kun je aanleren. Bij Zorg van de Zaak bieden we trajecten op maat waarin we deze methode implementeren.”
Wil je meer informatie over het FiT Gesprek en hoe dit de toekomst is? Bekijk dan het webinar "functioneren in de toekomst".
