Zo maak je heldere afspraken met je thuiswerkers

05 augustus 2021

Sinds de uitbraak van de coronacrisis werken veel medewerkers volledig of gedeeltelijk thuis. Toch hebben veel bedrijven nog geen helder beleid op dit gebied, waardoor verwarring kan ontstaan.

Plotseling thuiswerken

Begin 2020 stuurden ondernemers hun medewerkers naar huis in de veronderstelling dat dit een tijdelijke oplossing zou zijn. Er werd dus maar weinig vooruit gedacht en geen beleid geschreven. Uiteindelijk duurde deze periode van verplicht thuiswerken langer dan verwacht. Medewerkers raakten er gewend aan de nieuwe situatie en verwachten in de toekomst ook deels te kunnen thuiswerken. Dat vraagt om een structureel plan voor het omgaan met (deels) thuiswerkende medewerkers. We noemen het deels thuis en deels op kantoor werken ook wel hybride werken.

Stel een thuiswerkbeleid op

Een goede manier om dat in te richten is door middel van een thuiswerkbeleid. Hierin leg je jouw visie op thuiswerken vast, zodat er geen discussie ontstaat. Is het de bedoeling dat medewerkers standaard op kantoor werken, en dat thuiswerken de uitzondering is? Of wil je juist dat iedereen twee dagen per week thuis aan de slag gaat?

Natuurlijk is het wel de bedoeling dat je medewerkers zich aan het beleid houden. Veel ondernemers vinden dit een lastige opgave. Het kan helpen om bij het opstellen van het beleid uit te gaan van de wensen van je medewerkers. Op deze manier zorg je ervoor dat het beleid breed gedragen wordt.

De volgende stap is heldere communicatie. Organiseer een meeting waarin je uitlegt wat precies de bedoeling is. Plan genoeg ruimte in voor eventuele vragen en stuur achteraf een e-mail met een samenvatting.

Tip: Lees dit e-book voor eye-openers over hybride werken

Een thuiswerkcontract

Een goede manier om thuiswerken op een gecontroleerde manier te faciliteren, is het thuiswerkcontract. Hierin staat precies wat je van de individuele thuiswerkende medewerker verwacht. Hierin geef je antwoord op vragen als:

  • Wanneer wil je dat de medewerker contact opneemt met een leidinggevende?

  • Is werken buiten kantoortijden een optie?

  • Mag de medewerker op zijn of haar eigen laptop werken?

  • Hoe moet de thuiswerkplek ingericht worden, en wie gaat dat betalen?

  • Wil je dat hij of zij op bepaalde momenten telefonisch bereikbaar is?

Stap uit de controlefunctie

Sommige ondernemers en managers vinden het ontzettend lastig om hun medewerkers los te laten. Wanneer je mensen thuis aan het werk zijn, heb je weinig zicht en grip op wat ze precies aan het doen zijn. Probeer in dat geval niet te veel te controleren, daarmee geef je namelijk het signaal af dat ze niet vertrouwt. Niemand vindt het prettig om constant in de gaten gehouden te worden. Geef je medewerkers liever de ruimte en leg de verantwoordelijkheid bij hen, dat zullen de meesten niet willen beschamen. Uiteraard kun je wel afspreken dat opdrachten en projecten op een bepaalde datum af zijn.

Tip: Zo houd je jouw thuiswerkers productief