Veelgemaakte fouten bij de btw-aangifte

8 tips voor een succesvolle btw-aangifte

03 januari 2020 08 oktober 2021

Veel ondernemers worden onrustig als de btw-aangifte weer gedaan moet worden. Toch is de btw-aangifte niet iets om wakker van te liggen, zolang je je aan de regels houdt. Om je te helpen, zetten we in dit artikel een aantal veelgemaakte fouten bij de btw-aangifte op een rij. Dat bespaart jou weer een hoop kopzorgen!

Eerste Hulp bij Online Boekhouden

1. Te laat btw-aangifte doen

De meeste ondernemers moeten elk kwartaal btw-aangifte doen. Dat betekent dat je binnen een maand aangifte moet doen over het afgelopen kwartaal: uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal. Concreet betekent dit:

  • Eerste kwartaal (januari - maart): Aangifte vóór 30 april

  • Tweede kwartaal (april - juni): Aangifte vóór 31 juli

  • Derde kwartaal (juli - september): Aangifte vóór 31 oktober

  • Vierde kwartaal (oktober - december) Aangifte vóór 31 januari

Meestal is de Belastingdienst nog zeven dagen vriendelijk. Maar als je niet betaalt binnen deze coulancetermijn volgt er onherroepelijk een boete: 3% van het aangiftebedrag, met een minimum van € 50,- en een maximum van € 5.514,-. Zonde van je geld!

2. Aangifte doen over de verkeerde periode

Dit punt ligt in het verlengde van punt 1. Let dus op: bij de btw-aangifte gaat het om de factuurdatum, niet om de datum waarop de factuur is betaald! Dus ligt de factuurdatum in juli, augustus of september? Dan doe je btw-aangifte in oktober, ook als de factuur pas voldaan wordt in november.

3. Btw van zakelijke etentjes

Veel btw mag je aftrekken. Maar niet de btw van eten of drinken in de horeca of de kosten van een cateraar, in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte. Ga je dus op een zakelijke reis, dan mag je de btw van je hotelovernachting wel aftrekken, maar de kosten van het diner, mogelijk in hetzelfde hotel, niet. Dan heb je dus een gespecialiseerde rekening nodig. Overigens zijn de kosten van zakelijke reizen sowieso maar deels aftrekbaar. Daar gaat dus ook veel fout.

4. Welke btw aftrekken?

Van zakelijke etentjes mag je dus niet de btw aftrekken. Maar waar mag je dan ook alweer wel de btw van aftrekken? Kort gezegd mag je btw aftrekken van:

  • Zakelijke kosten

  • Inkopen

  • Investeringen

Natuurlijk moet je dan wel een factuur waar de btw op staat en voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

5. Verloren bonnetjes

Heb je zakelijke kosten gemaakt maar heb je (digitaal) geen bonnetje meer? Dan mag je de btw van die kosten helaas niet aftrekken. Helaas, de Belastingdienst gaat je niet op je blauwe ogen geloven. Ook al weet je nog precies hoeveel je hebt uitgegeven, geen bon betekent geen btw-aftrek. Jammer maar helaas.

6. Werkzaamheden vrijgesteld van btw

Bepaalde diensten zijn vrijgesteld van btw. Zoals journalistiek, onderwijs en sportclubs. Maar op regels zijn uitzonderingen, en voorwaarden, en bepalingen. Check heel goed of jouw product of dienst inderdaad vrijgesteld is. Is dat zo? Vergeet het dan niet nog op elke factuur te vermelden, met reden. Je wilt niet achteraf worden aangeslagen voor btw die je niet hebt gefactureerd.

7. Btw op aanloopkosten

Veel ondernemers beginnen pas met een boekhouding bijhouden als ze zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Zonde! Want de btw die je al hebt betaald voordat je bent begonnen met je bedrijf, mag je ook aftrekken. Denk aan de bouw van je website, de druk van je visitekaartjes of een gevolgde cursus die je nodig had voor je bedrijf. Bewaar dus ook van deze ‘aanloopkosten’ goed de bonnetjes, en vergeet niet om ze af te trekken.

8. Buitenlandse valuta

De koers van buitenlandse munten kan nogal eens veranderen. Bij btw-aangifte moet je dingen die in bijvoorbeeld ponden of dollars zijn gekocht, dus omrekenen. En let op: daarbij geldt de koers op de factuurdatum. Niet de koers op het moment dat je aangifte doet. Sowieso is btw bij internationale handel best ingewikkeld. In dit artikel leggen we uit hoe het werkt.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Nog een laatste opmerking over de Kleineondernemersregeling (KOR). Voorheen mocht je een deel van de btw houden als je in aanmerking kwam voor deze regeling. Sinds 2020 geldt dat ondernemers die gebruikmaken van de KOR geen btw berekenen aan hun klanten en daardoor ook geen btw-aangifte hoeven te doen. Natuurlijk moet je dan wel aan de voorwaarden voor de KOR voldoen.