De loonadministratie

Hoe werkt de administratie als je personeel in dienst hebt?

25 maart 2020

Als je personeel in dienst hebt, moet je een loonadministratie bijhouden. Zo heeft de belastingdienst inzicht in de gegevens over de medewerkers en loonbetalingen. Lees alles wat je moet weten over een loonadministratie.

Zet je HR in de volgende versnelling

Wat is een loonadministratie?

De loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen. Je moet dan denken aan formulieren als de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Dit zijn allemaal formulieren die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Hierdoor moet je dus ook verminderingsbeschikkingen, loonbelastingverklaringen en door werknemers afgegeven abonnementen en kaartjes als zij een onkostenvergoeding krijgen voor het reizen per openbaar vervoer bewaren.

Ook andere beloningen zoals afdrachtsverminderingen, eindheffingen en verstrekkingen, onkostenvergoedingen en onkosten voor de carpool- of vrij-vervoerregeling moeten zo geadministreerd zijn, dat het overzicht uit de computer direct helder is. De gehele loonadministratie moet in principe, net zoals bijvoorbeeld het grootboek en de in- en verkoopadministratie zeven jaar bewaard worden.

Een loonadministratie opzetten

Als starter een loonadministratie aanleggen kan wat lastig zijn, maar daarbij wil de MKB Servicedesk je graag helpen. De loonadministratie bestaat uit veel verschillende soorten papieren. De drie belangrijksten zijn de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Alles wat je moet weten over deze formulieren vind je hier

Veel ondernemers besteden hun loonadministratie uit aan administratiekantoren. Spreek goed af met je administratiekantoor welke werkzaamheden zij uitvoeren en wat er van jou wordt verwacht. De voor- en nadelen van uitbesteding vind je hier

Wat het precieze salaris moet zijn van je medewerkers, is een vraag waar veel ondernemers mee worstelen. Je wil je werknemer uiteraard niet teveel betalen, maar betaal je te weinig dan is de kans groot dat je je werknemer ontevreden en gedemotiveerd raakt. Doe de salarischeck om te kijken wat functiegenoten rond die leeftijd verdienen.