De loonadministratie

Hoe werkt de administratie als je personeel in dienst hebt?

25 maart 2020 15 september 2020

Als je personeel in dienst hebt, moet je een loonadministratie bijhouden. Zo heeft de belastingdienst inzicht in de gegevens over de medewerkers en loonbetalingen. Lees alles wat je moet weten over een loonadministratie.

Zelf verlonen zonder tussenpersoon

11 tips om slim je salarisadministratie in te richten

Wat is een loonadministratie?

De loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen, die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Denk dan aan formulieren als de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Voor de loonadministratie moet je een aantal zaken bewaren, zoals verminderingsbeschikkingen, loonbelastingverklaringen en door werknemers afgegeven abonnementen en kaartjes als zij een onkostenvergoeding krijgen voor het reizen per openbaar vervoer.

Ook andere beloningen moeten zo geadministreerd zijn, dat het overzicht uit de computer direct helder is. Dit zijn beloningen zoals afdrachtsverminderingen, eindheffingen en verstrekkingen, onkostenvergoedingen en onkosten voor de carpool- of vrij-vervoerregeling De gehele loonadministratie moet in principe zeven jaar bewaard worden, net zoals bijvoorbeeld het grootboek en de in- en verkoopadministratie.

Een loonadministratie opzetten

Als starter een loonadministratie aanleggen kan wat lastig zijn. De loonadministratie bestaat uit veel verschillende soorten papieren. De drie belangrijkste formulieren zijn de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave.

Veel ondernemers besteden hun loonadministratie uit aan administratiekantoren. Spreek goed af met je administratiekantoor welke werkzaamheden zij uitvoeren en wat er van jou wordt verwacht. De voor- en nadelen van uitbesteding vind je in het artikel Loonadministratie: zelf doen of uitbesteden?  

Wat het precieze salaris moet zijn van je medewerkers, is een vraag waar veel ondernemers mee worstelen. Je wil je werknemer uiteraard niet teveel betalen, maar betaal je te weinig dan is de kans groot dat je je werknemer ontevreden en gedemotiveerd raakt.