Afkopen rittenregistratie voor ondernemers

Maak een afspraak met de belastingdienst en je personeel

04 september 2009 19 maart 2020

Sinds begin 2009 kan een werknemer, onder voorwaarden, met een vereenvoudigde rittenregistratie aantonen dat hij maximaal 500 km op jaarbasis rijdt met de auto van de zaak.

In de loop van 2009 heeft de Belastingdienst een vergelijkbare regeling getroffen voor ondernemers en resultaatgenieters.

Regeling voor werknemers

Om onder de bijtelling voor de auto van de zaak uit te komen moet je werknemer kunnen aantonen dat hij daarmee minder dan 500 kilometer op jaarbasis rijdt. Er geldt een vrije bewijsleer, maar in de meeste gevallen moet je werknemer een uitgebreide kilometeradministratie bijgehouden op basis van een door het ministerie van Financiën versterkt voorbeeld.

Begin 2009 hebben de Belastingdienst en de belangen- en brancheorganisaties EVO, VNO-NCW, Uneto-Vni, Bouwend Nederland en Fosag een akkoord gesloten over versimpeling van de rittenregistratie voor bestelauto's.

Moet een werknemer door de aard van de werkzaamheden vaak veel ritten op een dag met de bestelauto van de zaak maken, dan betekent het bijhouden van een rittenregistratie voor hem en zijn werkgever een grote administratieve en financiële last. De werknemer mag dan om praktische redenen het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met een combinatie van:

  • een vereenvoudigde rittenregistratie en

  • de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever.

Daarbij geldt wel als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat:

  • de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt,

  • privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en

  • de werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie heeft.

TIP: De directeur-grootaandeelhouder wordt in het kader van de vereenvoudigde rittenregistratie gezien als een ‘gewone’ werknemer. Wordt aan de voorwaarden voldaan, dan kan hij de vereenvoudigde rittenregistratie toepassen.

Andere tegemoetkomingen bestelauto van de zaak

Naast de hiervóór geschetste tegemoetkoming bestonden er al drie speciale tegemoetkomingen bij het gebruik van een bestelauto van de zaak.

Niet buiten werktijd gebruikte bestelauto

Kan de bestelauto buiten werktijd niet gebruikt worden, dan kan bijtelling en een uitgebreide rittenregistratie achterwege blijven. Bijvoorbeeld als buiten werktijd de bestelauto achter het hek blijft of de autosleutels op een centrale plaats in het bedrijf worden bewaard. Dan moet je wél kunnen aantonen dat je de auto nooit buiten werktijd gebruikt en 500 km zijn zó verreden.

Verbod op privégebruik bestelauto

De bijtelling kan ook achterwege blijven als jij een verbod voor privé-gebruik oplegt. Dit moet je schriftelijk vastleggen en bij de loonadministratie bewaren. Vervolgens moet je voldoende toezicht houden op de handhaving en bij overtreding een passende sanctie opleggen. Onder 'voldoende toezicht' valt bijvoorbeeld controle van kilometerstanden, toezicht houden op boetes vanwege verkeersovertredingen, schademeldingen of de leasemaatschappij melding laten maken van het aantal gereden kilometers, brandstofverbruik of tanken buiten werktijd.

Een passende sanctie is bijvoorbeeld een geldboete of naheffing die in verhouding staat met de te betalen loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw of zelfs ontslag. Bij gegronde twijfel mag de Belastingdienst ook nader bewijs vragen. Daarbij zal de inspecteur zeker ook vragen hoe de werknemer (en zijn gezin) normaal gesproken zijn privékilometers aflegt als dat niet met de auto van de zaak gebeurt.

Afkoop bij wisselend gebruik van een bestelauto

Wordt een bestelauto door twee of meer werknemers gebruikt én rechtvaardigt de aard van de werkzaamheden dat doorlopend wisselend personeel gebruikmaakt van de bestelauto, dan geldt voor de werkgever een eindheffing van 300 euro per auto per jaar bijtelling. Bij een maandaangifte betekent dat 25 euro per maand. In dat geval vindt dus niet ook nog eens bijtelling plaats bij de individuele werknemers.

De afkoopregeling geldt natuurlijk niet voor de situatie waarin bijvoorbeeld twee werknemers hun bestelauto van de zaak ‘zo maar’ dagelijks gaan ruilen. In dat geval wordt het afwisselend gebruik niet opgeroepen door de aard van het werk.

LET OP: ter voorkoming van problemen achteraf luidt het advies aan werkgevers om in de hiervóór geschetste situaties vooraf een en ander kort te sluiten met de Belastingdienst.

Regeling voor ondernemers en resultaatgenieters

Ondernemers of resultaatgenieters die met hun bestelauto vaak veel ritten op een dag voor hun werk rijden, kunnen dus het bewijs dat zij niet meer dan 500 privékilometers rijden, leveren met een combinatie van:

  • een vereenvoudigde rittenregistratie

  • de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever

Ook voor deze groep is privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet toegestaan. Men moet wel zorgen voor een nauwkeurige registratie en de onttrekking voor het privégebruik van de bestelauto moet terecht achterwege zijn gelaten. Bij de administratie kan men dan gebruik maken van het voorbeeld van de vereenvoudigde rittenregistratie dat deel uitmaakt van de hiervóór reeds genoemde voorbeeldafspraak die geschreven is met het oog op werknemers.