Delegeren, deel twee

De evaluatie en delegeren op de werkvloer

31 januari 2013

Af en toe moet je als ondernemer dingen uit handen geven. Soms krijgen zelfs je werknemers het zo druk dat ze dingen moeten gaan delegeren. Hoe ga je met het delegeren op de werkvloer om?

Lees ook deel 1 over delegeren

Natuurlijk delegeer je niet alle taken. Het één is er wat beter voor geschikt dan het ander. Wat je zelf altijd moet blijven doen (tenzij je zo groot groeit dat je geen MKB-bedrijf meer bent) zijn:

  • De gevoelige dingen, zoals bemiddelen bij conflicten en ontslagkwesties.

  • De controle over het gehele proces. Je moet altijd het overzicht houden. Want als werkgever wil je altijd weten hoe de zaken er bij de verschillende takken binnen het bedrijf voor staan. Zo behoud je ook altijd de eindverantwoordelijkheid van de dingen die je gedelegeerd hebt.

  • De kerntaken. Dit zijn bijvoorbeeld goedkeuring van jaarplannen of beoordelingsgesprekken.

Eigenschappen

Waar kijk je naar bij de keuze van een persoon die moet gaan delegeren? De volgende eigenschappen zijn dan heel belangrijk

  • Verantwoordelijkheidsgevoel: De persoon in kwestie krijgt meer verantwoordelijkheden en moet daar wel mee om kunnen gaan

  • Leidinggevende capaciteiten: Moet andere werknemers kunnen aanvoeren en moet over een bepaald overwicht beschikken.

  • Inleven: De nieuwe man op jouw plek moet ook kunnen inleven met het personeel. Hij moet weten wat er leeft en dat elk personeelslid een andere aanpak vereist. Behalve dat hij ‘erboven’ moet staan, moet hij nog net zo goed met hen kunnen samenwerken. Dit zijn vaak lastige dingen, zeker als iemand eerst nog tussen de andere werknemers stond en nu opeens mag delegeren.

Managers

Als je bedrijf al managers in dienst heeft, moeten deze mensen soms hun taken delegeren. Als werkgever moet je daarvan duidelijk op de hoogte zijn. Qua aanspreekpunt verandert er echter niets. De manager is nog steeds honderd procent verantwoordelijk voor de resultaten van zijn deel van het bedrijf. Hij kan dus nooit de schuld afschuiven op de persoon aan wie hij de taken heeft gedelegeerd. Weet dus bij wie de verantwoordelijkheid ligt.

Evaluatie

Houd tussentijdse evaluaties en eindevaluaties. Wat is er geleerd en heeft de werknemer daadwerkelijk een stap gemaakt. Want dat is op het verminderen van de werkdruk het belangrijkste van delegeren. Iedereen krijgt daardoor een kans zichzelf te bewijzen binnen het bedrijf. Luister goed naar de feedback die je krijgt en neem ook de tussentijdse evaluaties serieus. Besteed er genoeg aandacht aan. Iemand krijgt opeens allemaal nieuwe taken en verantwoordelijkheden en dan wil die persoon nog wel eens tegen dingen aanlopen. Goede communicatie is cruciaal.

Tot slot

Vaak is het op korte termijn beter een taak zelf uit te voeren. Jij hoeft niet meer ingewerkt te worden en je weet wat je zelf verwacht. Alleen dan stapelt voor jou de werkdruk op en krijgen andere mensen niet de kans zich te bewijzen. Geef hen vervolgens ook de ruimte om deze taken uit te voeren. Blijf altijd bereikbaar voor eventuele vragen maar ga nooit bij iemand constant op de vingers kijken.