Dubieuze debiteuren: zo beperk je de schade

Hou in je boekhouding rekening met dubieuze debiteuren

06 mei 2022 3 minuten

Heb je weleens gehoord van de boekhoudterm ‘dubieuze debiteuren’? Wat zijn dubieuze debiteuren? In dit artikel lees je alles over deze dit onderwerp en hoe je er rekening mee kunt houden in je boekhouding.

Dubieuze debiteuren betekenis

Dubieuze debiteuren zijn debiteuren van wie het twijfelachtig (dubieus) is of ze ooit zullen betalen. Bijvoorbeeld omdat een bedrijf in financiële problemen zit. Op het moment dat je vaststelt dat een betaling onwaarschijnlijk is, boek je die in je administratie over van ‘debiteuren’ naar ‘dubieuze debiteuren’. In de praktijk blijkt dat dubieuze debiteuren helaas nooit betalen. Daarom wordt er bij dubieuze debiteuren ook wel gesproken over oninbare facturen.

Hoe omgaan met dubieuze debiteuren?

Je kunt op verschillende manieren omgaan met dubieuze debiteuren. Bijvoorbeeld door een voorziening in te richten in je boekhouding en bedragen te corrigeren, of door standaard rekening te houden met de dubieuze debiteuren. Een toelichting bij beide methodes.

Voorziening dubieuze debiteuren

Je kunt in je boekhouding een voorziening dubieuze debiteuren inrichten. Met deze voorziening dubieuze debiteuren kun je de vordering in mindering gaan brengen op je winst. Hiermee beperk je de schade door oninbare facturen. Hoe pak je het aan?

Op het moment dat duidelijk is dat de factuur niet betaald gaat worden, neem je een voorziening op in het grootboek. Je maakt een ‘Dotatie voorziening dubieuze debiteuren’ met de waarde van de oninbare factuur aan de Voorziening dubieuze debiteuren. Je boekt dit bedrag zonder btw (zie hieronder meer over de btw).

Standaard afboeken

In de praktijk blijkt dat zo’n 3% van de facturen niet betaald wordt. Je kunt dus 3% van je facturen afboeken en dat apart houden voor eventuele dubieuze debiteuren. Mocht het gunstiger of minder gunstig uitvallen, dan kun je dat boeken als winst of verlies. In dit geval richt je een soort spaarpotje in voor onbetaalde facturen, want je anticipeert op het feit dat je bepaalde inkomsten misloopt.

Dubieuze debiteuren afboeken

Via de voorziening dubieuze debiteuren kun je oninbare facturen afboeken. Je kunt dat ook stapsgewijs doen, afhankelijk van hoelang de factuur open staat. Bijvoorbeeld een afboekpercentage van:

  • 25% bij 2-3 maanden

  • 50% bij 3-6 maanden

  • 75% bij 6-9 maanden

  • 100% bij meer dan 9 maanden

Op die manier kun je dubieuze debiteuren afboeken. Je boekhouder of accountant kan je adviseren wat de beste manier is voor jouw onderneming.

Voorbeeld

Een bouwbedrijf doet de verbouwing van een bedrijfspand van onderneming A. Deze verbouwing kost € 50.000. Onderneming A heeft financiële problemen en geeft aan de factuur nog niet te kunnen betalen zolang ze geen cashflow hebben. Het heeft geen zin om de via incasso de factuur te innen, want daarmee zou Onderneming A failliet gaan en kan het bouwbedrijf sowieso naar het geld fluiten. In overleg gaan het bouwbedrijf en onderneming A akkoord met een uitstel van betaling van 1 jaar.

De kans is groot dat deze openstaande factuur niet betaald gaat worden. Vandaar dat deze schuld niet wordt ingeboekt onder debiteuren, maar onder dubieuze debiteuren.

Btw dubieuze debiteuren terugvragen

Normaal gesproken (als je btw moet berekenen over je facturen en btw-aangifte doet) draag je de btw over je facturen af aan de Belastingdienst. In het geval van dubieuze debiteuren mag je de btw terugvragen als de factuur oninbaar is.

Dubieuze facturen voorkomen

Je kunt veel doen om dubieuze debiteuren te voorkomen. Twee belangrijke punten om in gedachten te houden:

Check de kredietwaardigheid 

Om te beginnen is het verstandig om van tevoren te kijken hoe kredietwaardig een toekomstige klant is. Veel gegevens over de financiële situatie van een bedrijf kun je opvragen bij de KVK, zoals de jaarrekening. Maar je kunt ook van tevoren de kredietratings opvragen van een potentiële klant. 

Goed debiteurenbeheer

Daarnaast is het belangrijk om je debiteurenbeheer goed op orde te hebben. Is de betalingstermijn van een nota verstreken? Bel even met de klant en vraag hoe het zit. Stuur vervolgens een herinneringsnota en verwijs naar het telefoontje. Gebeurt er niks dan stuur je een aanmaning en later nog eens een tweede aanmaning. Om vervolgens de factuur uit handen tegen aan een incassobureau. Hopelijk is dat afdoende om alsnog (een deel van) je geld te zien.