Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de werkplek van een werknemer. Je hebt daarom misschien al een vergoeding voor arbogerelateerde producten ingesteld, zoals voor een bureaustoel of monitor. Maar hoe zit het met een algemene vergoeding voor thuiswerken?
Nu we in een tweede golf zitten, werkt ongeveer de helft van de mensen in Nederland thuis. Grote kans dat jij vragen krijgt over een thuiswerkvergoeding. Werknemers “verliezen” hun reiskostenvergoeding, wat ze als extra inkomen ervaren. Tegelijkertijd zijn ze meer kosten kwijt aan stroom, koffie, toiletpapier, eten etc. Het Nibud berekende dat thuiswerken gemiddeld € 2 per dag per werknemer persoon kost. Bij een 40-urige werkweek is dat dus € 43,30 per maand. De kosten lopen dus flink op voor je werknemers, vooral degene die al sinds maart thuiswerken.
Ambtenaren en cao’s
Eind september werd bekend dat ambtenaren een eenmalige vergoeding ontvangen voor de periode maart tot december 2020. Vakbonden zijn nu met werkgeversorganisaties in gesprek over een vergoeding voor thuiswerken. Diverse grote organisaties hebben een vergoedingsregeling. Maar ook zonder cao of als mkb’er kun je goed werkgeverschap tonen en je medewerkers een thuiswerkvergoeding geven.
Werkkostenregeling
Bepaalde voorzieningen kun je onbelast vergoeden door de werkkostenregeling. Een aantal zaken kun je sowieso onbelast vergoeden, dit zijn kosten die onder de nihilwaardering of gerichte vrijstellingen vallen. Andere vergoedingen vallen onder de vrije ruimte. De vrije ruimte is in 2020 vanwege de coronacrisis verhoogd naar 3%: over de eerste €400.000 van de loonsom kun je tot 3% van deze loonsom onbelast vergoeden. Bij een hogere loonsom is dit 1,2% van de resterende loonsom. Let op dat je deze vrije ruimte niet overschrijdt, je moet namelijk een eindheffing van 80% betalen over het overschot. Kijk daarom goed welke vergoedingen al onder de nihilwaardering of gerichte vrijstelling vallen en welke onder de vrije ruimte. Meer daarover lees je in het artikel Welke kosten vallen onder de werkkostenregeling?
De volgende zaken kun je binnen de werkkostenregeling onbelast vergoeden:
Apparatuur (laptop, telefoon)
Beeldscherm
Bureaustoel
Sportabonnement
Consumpties (koffie, thee, gebak, fruit of andere tussendoortjes)
Internet- en telefoonabonnement als deze noodzakelijk zijn voor het werk
Geef ik mijn personeel een vergoeding?
Of je je personeel een vergoeding voor thuiswerken geeft, hangt van veel omstandigheden af. Houd allereerst je cao in de gaten, diverse cao’s zijn nog in onderhandeling en thuiswerk vergoeding wordt ongetwijfeld in deze gesprekken meegenomen. Daarnaast is het verstandig om te kijken naar de toekomst van thuiswerken in jouw bedrijf. Wil je dat je werknemers na de coronacrisis (deels) thuis blijven werken? Dan is het vanuit de Arbowet verstandig om in elk geval een bureaustoel en andere arbovoorzieningen te vergoeden.
Daarnaast kan het motiverend werken om je medewerkers een thuiswerkvergoeding per thuis-gewerkte dag te geven. Vooral als op de eindafrekeningen blijkt dat thuiswerken inderdaad voor jouw werknemers een flinke kostenpost is. Ga hierover ook vooral met je medewerkers in gesprek.
