Zo regel je een huis voor je expat

Personeel in het buitenland

13 oktober 2015

Ook personeel dat over de grens werkt, heeft een dak boven het hoofd nodig. Soms voor een paar weken, soms voor een paar jaar. Wat komt er allemaal bij kijken als je een huis wilt regelen voor je werknemer in het buitenland?

Whitepaper Personeel in het buitenland

Om te beginnen: een huis vinden in het buitenland is zo ingewikkeld niet. Google op ‘wonen’ en het land van bestemming en er dienen zich talloze verhuurders aan. Zoek je onderdak voor personeel in een Europees land, dan kun je bovendien op makelaarswebsite Funda terecht. Ga te rade bij meer partijen. Zo kun je extra informatie inwinnen én prijzen vergelijken, zodat je geen kat in de zak koopt.

Meestal zul je op zoek zijn naar een huurhuis voor je expat. Alleen wie echt gaat emigreren, zal overwegen een huis te kopen. Het is verstandig om in het betreffende land contact te zoeken met iemand die de markt kent, en dus ook de voorwaarden die gelden. Zeker als het echt om emigratie gaat. In sommige landen mag je bijvoorbeeld aanvankelijk alleen op de particuliere markt huren en moet je aan bepaalde inkomensnormen voldoen.

Teruggefloten

Informeer ook bij de betreffende gemeente wat de regels zijn. Je wilt niet mee maken dat je alles hebt geregeld en wordt teruggefloten. 

Geef je je werknemer opslag, maar laat je hem dan wel zijn buitenlandse huisvesting zelf betalen? Houd dan rekening met de mate waarin woonkosten beslag leggen op het salaris. Dat kan verschillen per land, en zelfs per stad. In Polen belopen woonkosten tussen de 18 en 28 procent van het bruto salaris, in Duitsland 16 tot 32 procent. Belfast is met 17 procent een stuk goedkoper dan Londen, waar je 40 procent van je bruto salaris kwijt bent aan het dak boven je hoofd. Ook grote steden in Azië staan bekend om hun hoge huren.

Compound

Houd verder rekening met de plaatselijke situatie. In veel landen is een huurappartement al gemeubileerd. In Duitsland zal je expat zelf meubels moeten aanschaffen – en dus kosten moeten maken. In Aziatische en andere landen waar veiligheid een rol kan spelen, wonen expats ook wel in een zogenoemde compound. Dat is een ommuurd wooncomplex, waar vaak meerdere gezinnen wonen. 

Je kunt er als ondernemer ook voor kiezen de buitenlandse woning van de (tijdelijke) expat zelf te betalen. Voor de expat geldt dit als extra inkomen, waarover hij in principe belasting moet betalen. Maar voor deze zogeheten extraterritoriale kosten gelden aparte fiscale regels. In veel gevallen kun je ze onbelast vergoeden via de werkkostenregeling. Er zijn twee mogelijkheden: je vergoedt de werkelijke kosten of je maakt gebruik van de zogenoemde 30%-regeling.

Vrijstelling

In het eerste geval is sprake van een gerichte vrijstelling. Je moet de kosten dan aannemelijk kunnen maken en de vergoedingen bijhouden in de loonadministratie.

Gebruik je de 30%-regeling, dan mag je, zonder verder bewijs, maximaal 30 procent van het loon inclusief de vergoeding onbelast geven. Of je geeft een deel van het basisloon als onbelaste vergoeding. Neem voor de precieze regels contact op met de Belastingdienst of met je fiscaal adviseur.

Overigens vallen onder extraterritoriale kosten ook zaken als visa en vaccinaties, verhuis- en reiskosten, duurder belastingadvies, telefoonkosten en schoolgeld. Kijk voor de exacte lijst op de website van de Belastingdienst. Een lijst met uitgebreide toelichting per onderwerp vind je hier.

Verzekeren

Voor de verhuizing naar het buitenland kun je een beroep doen op speciale verhuisbedrijven. Vergeet niet de reisbagage en buitenlandse inboedel van je expat te verzekeren.  En eventueel diens opgeslagen inboedel in Nederland. Bij sommige verzeraars kun je speciale expat-verzekeringen afsluiten, waarmee je een compleet pakket aan risico’s afdekt.

Overigens: als de expat langer dan acht maanden uit Nederland vertrekt, moet hij zich uitschrijven uit de Basisregistratie Personen. Vergeet niet hem daarop te wijzen. Er gaan dan ook andere regels gelden voor onder andere werknemersverzekeringen.