De spendanalyse: een Zwitsers zakmes voor inkopers

Column Jeroen Corts | NEVI

07 juni 2017

Iedereen kent het spreekwoord: “Goed gereedschap is het halve werk”. Dat geldt niet alleen voor de oude ambachten, maar ook voor het moderne inkoopvak! Toch zijn er nog steeds veel organisaties die niet beschikken over een goede spendanalyse. Dat is jammer, want inzicht in de inkoopuitgaven en -ontwikkelingen is cruciaal voor een effectief inkoopbeleid.

Eerste hulp bij slim inkopen

De spendanalyse, wat kun je er niet mee?

Weten waar je geld naar toe gaat is slechts één van de doelstellingen van een spendanalyse. Eigenlijk lijkt de spendanalyse wel wat op een Zwitsers zakmes, wat kun je er niet mee? Je kunt er vele vragen mee beantwoorden:

Besparen of Professionaliseren?

Bij inkoopadvies zie je vaak het onderscheid tussen: besparen of professionaliseren. Bij besparingsprogramma’s ligt de nadruk op het bundelen van bedrijfsonderdelen en leveranciers en het benutten van (raam)contracten en inkoopprocedures. Bij professionaliseren gaat het over betere inkoopprocesessen en werkwijzen op het gebied van categorymanagement, contractmanagement en leveranciersmanagement. Voor beide trajecten is de spendanalyse een onmisbare tool!

Overtuigd om deze 1e stap te zetten? Hierna volgen de belangrijkste tips!

Volledige, betrouwbare en actuele data

In de boekhouding zijn facturen en grootboek(kosten) aparte tabellen. In de kosten staan ook personeelskosten, afschrijvingen en reserveringen. Investeringen daarentegen worden geactiveerd in plaats van als kosten geboekt, maar is ook inkoop! Zorg voor de juiste data:

  • Volledig. Alle kosten en investeringen, zowel facturen als automatische incasso’s.

  • Betrouwbaar. Exclusief BTW, inclusief correcties, geen dubbele boekingen.

  • Actueel.  Gebruik minimaal 3 jaar data om trends en structurele vs incidentele inkopen te kunnen onderscheiden en actualiseer die vervolgens elk kwartaal.

Check en dubbelcheck

Zijn de gegevens binnen, voer dan de volgende checks uit:

  • Klopt het totaalbedrag? Staat het in verhouding met de Winst- en verliesrekening?

  • Hoe ziet de top 25 eruit? Staan er belastingen, rente en aflossingen, interne verrekeningen of grote investeringen tussen?

  • Zijn de bedragen exclusief BTW?

  • Zijn er negatieve bedragen?

  • Vraag Finance ook naar de top 25 te kijken als dubbelcheck.

Gebruik inkoopcategorieën

Inkoopcategorieën zijn de groepen goederen of diensten. Door leveranciers in te delen naar bepaalde categorieën zie je waar jouw organisatie het meeste geld aan uitgeeft. Denk aan de huur, gas, water, elektra, internet, schoonmaak, ict, inhuur, leaseauto’s, etc.

Hanteer ook 3 niveaus voor meer inzicht:

  • Type. Product versus niet-productgerelateerde inkoop, geen inkoop, niet toegewezen.

  • Segment. Voor de NPR inkoop bijvoorbeeld: HRM, ICT, Facilitair, Marcom.

  • Categorie. Voor HRM bijvoorbeeld: uitzendkrachten, opleidingen en werving & selectie.

Classificeer 95%

De Pareto (20/80 regel) is je grootste vriend! Hoe groot of klein het inkoopvolume ook is, bij de meeste organisaties geldt de volgende vuistregel:

  • Top 25 is goed voor 50% van alle inkoop.

  • Top 100 is goed voor 80%.

  • Top 250-500 is goed voor 95%.

  • De overige 5% omvat 75-85% van de leveranciers en 50% van de facturen, maar zijn minder relevant voor het categorie-, contact- en leveranciersmanagement.

Meer weten?

De NEVI organiseert ook dit jaar weer de workshops Spendanalyse ‘Basic’ en ‘Advanced’.