Offboarden: hoe pak je dit goed aan?

Goed afscheid nemen van een medewerker

12 juni 2020

Een van je medewerkers vertrekt. Vanaf het moment van opzegging staat jouw reputatie op het spel. “We werken in een regio waar je elkaar op werkgebied vaak tegenkomt”, aldus een van de ondernemers die werden geïnterviewd over dit onderwerp. Hoe mensen bij jouw bedrijf vertrekken, bepaalt in grote mate hoe ze terugkijken op jouw werkgeverschap.

Structureer je inwerkproces in 12 stappen

Uit onderzoek van Copilot onder 23 ondernemers blijkt dat het exitgesprek, de eindafrekening van het loon op orde maken en zorgen dat uitstromers op goede voet vertrekken de belangrijkste taken zijn tijdens de offboarding. Met name dat laatste punt roept een vervolgvraag op. Want hoe zorg je ervoor dat medewerkers met een goed gevoel afscheid nemen? Copilot sprak met vijf ondernemers, die wegens privacyredenen anoniem willen blijven, over de aandachtspunten van offboarding. 

Ad hoc afscheid nemen

Op het moment van opzegging start het offboardingproces. Niet elke ondernemer heeft daar een draaiboek voor klaarliggen. “We zijn veel met onboarding bezig. Offboarding, daar waren we niet goed op voorbereid.” Om verschillende redenen vertrokken er opeens drie medewerkers. In de laatste twee dagen werd ad hoc geregeld hoe laptops, lease-auto’s en mobiele telefoons moesten worden teruggegeven. Een bloemetje voor de vertrekkende medewerker bestellen schoot erbij in. “Jammer, want we hadden graag meer waardering getoond naar die drie mensen.”

Vertrekt je klant met je medewerker?

Van je medewerker ga je afscheid nemen. Je klanten wil je natuurlijk behouden. Vanaf het moment dat het ontslag bekend is tot aan de laatste werkdag bevinden jullie je samen in een schemergebied. Tel je als werknemer direct niet meer mee? En wat mag je aan inzet van je medewerker verwachten? Als de relatie goed is, maak je je daar minder zorgen om. Wanneer vervanging nog even op zich laat wachten, ben je al blij dat je klanten bediend worden zoals gebruikelijk. Eén van de ondernemers was er echter niet gerust op: “De relatie met klanten stond op het spel. Daarom hebben we een extra maand vrijgegeven.” Ook het benadrukken van een concurrentie- of relatiebeding - indien opgenomen in het arbeidscontract - is in sommige gevallen noodzakelijk. “Wat je bij ons geleerd hebt, mag je niet zomaar bij toekomstige werkgevers toepassen. Dat moet heel helder zijn.”

WW of nieuwe baan?

Op goede voet afscheid nemen betekent in sommige gevallen ook dat je iemand begeleidt naar de volgende stap. Neem je in goed overleg afscheid van elkaar, dan heeft de vertrekkende medewerker een vaststellingsovereenkomst nodig om überhaupt recht te hebben op een uitkering. “Onze medewerker startte vanuit de WW en kwam na zes maanden wederom op straat te staan. Blijkbaar heb je dan geen recht op een uitkering. Dat geldt alleen wanneer je meer dan zes maanden hebt gewerkt. Als we dat vooraf wisten, hadden we daar anders naar gehandeld.” De betreffende ondernemer vond een andere oplossing. “Dan is het simpelweg een kwestie van goed werkgeverschap om de laptop daarom wat langer in bruikleen te geven, zodat de medewerker in ieder geval zijn opleiding kan afronden.”

Moet je een aantal mensen moeten laten gaan vanwege de coronacrisis en wil je deze medewerkers graag helpen bij het vinden van een nieuwe baan? Kijk dan eens naar spelers uit de reisbranche hoe zij hun volgers op LinkedIn oproepen vacatures te delen, zodat boventallige medewerkers sneller aan een baan komen. AirBnB ging zelfs zover dat ze een directory bouwden voor hun mensen die ze moesten laten gaan. 

Geen zin om het nieuws aan de grote klok te hangen? Schrijf dan een aanbevelingsbrief of een recommendation voor iemand op LinkedIn.

E-mailtjes worden niet opgevolgd

Dat bedrijfseigendommen moeten worden ingeleverd is evident. Minder zichtbaar zijn de accounts van bepaalde software waar iemand mee werkt. Ook deze moeten worden afgesloten. “Een jaar na dato kwam ik erachter dat een klant in ons systeem nog altijd gekoppeld stond aan een accountmanager die vertrokken was. Ook het e-mailadres was nog actief. Niemand die op de binnenkomende e-mails reageerde. Dat mag niet meer gebeuren.” 

Geen afscheidsmoment

Stuur een bedankje, geef een bloemetje mee, organiseer een (virtuele) afscheidsborrel of zet iemand – als thuiswerken nog de norm is – in het zonnetje op je interne communicatiekanaal. Voorkom te allen tijde dat iemand op zijn laatste dag met stille trom vertrekt. Geld inzamelen voor een afscheidscadeau klinkt vanzelfsprekend, maar kost ook tijd, merkte een van de gesproken ondernemers: “Als het cadeau niet op de laatste dag gegeven kan worden, geeft dat toch een ander gevoel.” 

Checklist offboarding

Wil je zeker weten dat je niets vergeet bij het offboarding proces? Copilot maakte twee checklisten. Neemt je werknemer zelf ontslag? Download dan de Offboarding checklist - medewerker neemt ontslag. Gaat het om ontslag met wederzijds goedvinden? Download dan de Offboarding checklist - ontslag met wederzijds goedvinden

Auteur

Fee Naaijkens