Welke vaste kostenvergoeding mag ik mijzelf als DGA toekennen?

De onderbouwing van een vaste kostenvergoeding

13 augustus 2012

Als je een eigen BV hebt, dan kun je jezelf als directeur-grootaandeelhouder (DGA) een onbelaste vaste kostenvergoeding toekennen. Die is dan bedoel voor kleinere, regelmatig voorkomende zakelijke kosten en is onbelast.

Op grond van de fiscale wet- en regelgeving is een vaste kostenvergoeding alleen onbelast als je de vergoeding per kostensoort naar aard en veronderstelde omvang specificeert. Die specificatie moet dan worden opgesteld vóór of uiterlijk bij de eerste betaling van de vaste kostenvergoeding.

Daarnaast moet je de vaste onbelaste kostenvergoedingen op verzoek van de belastingdienst kunnen onderbouwen bij een steekproefsgewijs onderzoek.

Houd je je niet aan deze voorwaarden dan heeft dat als vervelend gevolg dat de hele kosten vergoeding belast wordt. Ook al zou een deel wel terecht in de onbelaste sfeer vergoed zijn. Wordt dus bij een steeksgewijze controle door de Belastingdienst geconstateerd dat de onderbouwing voor de vaste kostenvergoeding onvoldoende is, dan kan met een terugwerkende kracht van vijf jaar de vergoeding alsnog in de belastingheffing worden betrokken, met daar bovenop een verhoging.

De eis van de specificatie is door de Hoge Raad nog eens bevestigd op 23 januari 2009. In de betreffende procedure was aan de DGA een vaste algemene kostenvergoeding verstrekt over de jaren 1997 tot en met 2001. De specificatie van de kostenvergoeding had echter niet vooraf en naar aard en omvang plaatsgevonden. Daarop werd de hele kostenvergoeding tot het loon gerekend.

Auteur: mr. H.J. van Amerongen