Je werknemer neemt maanden verlof. En nu?

Hoe reageer je op een verlofaanvraag voor lange periode?

12 augustus 2009

Je hebt het vast weleens meegemaakt: een werknemer heeft vakantiedagen gespaard, geld in de levensloopregeling gestopt en vraagt nu maandenlang verlof aan.

Hasko van Dalen van Nationale-Nederlanden geeft vandaag over dit onderwerp raad in Het Financieele Dagblad. Van Dalen: "Laten we allereerst hopen dat jullie het samen eens kunnen worden. Daar gaat de wet ook van uit. Toch verschillen de wettelijke regels tussen vakantie en de levensloopregeling."

Reageer op tijd "Vakantie is een wettelijk recht. Volgens de wet worden de vakantiedagen vastgesteld door de werkgever op basis van de wensen van de werknemer. Dit betekent dat je werknemer aan je doorgeeft wanneer en hoe lang hij met vakantie wil. Je hebt twee weken om op dit verzoek te reageren. Reageer je niet, dan heb je zijn verzoek automatisch goedgekeurd. Wil je het verzoek afwijzen, dan moet je aangeven om welke reden. Een collectieve vakantie of bedrijfssluiting, zoals in de bouw of het onderwijs, kan een reden zijn. Je werknemer moet voldoende vakantiedagen overhouden voor die verplichte vakanties en vrije dagen. De tweede reden kan zijn dat het verlof grote problemen oplevert voor je bedrijf."

Stuur ze jaarlijks op vakantie "Wijs je het verzoek af, dan moet je een tegenvoorstel doen. Wel moet je de werknemer de mogelijkheid bieden om in één jaar alle vakantiedagen op te nemen waarop hij dat jaar recht heeft. Ook moet je ervoor zorgdragen dat hij ieder jaar twee weken lang of tweemaal een week met vakantie kan gaan."

Levensloopregeling "Bij de levensloopregeling ligt de zaak anders. Het gaat om onbetaald verlof en wettelijk recht op het opnemen hiervan is er niet. Als je werknemer zijn geld uit de levensloopregeling wil gebruiken voor onbetaald verlof, heeft hij daarvoor je toestemming nodig. Dat geldt niet als je werknemer het levenslooptegoed gebruikt voor ouderschapsverlof. Dit mag je niet weigeren. Elke ouder heeft voor een kind tot 8 jaar recht op ouderschapsverlof. Dit verlof is sinds 1 januari 2009 maximaal 26 keer de wekelijkse arbeidsduur. Het verlof moet opgenomen worden in een aaneengesloten periode van twaalf maanden. Elke week mag een werknemer maximaal 50% van zijn normale arbeidsduur verlof nemen. In de praktijk komt dit erop neer dat je werknemer een jaar lang voor de helft van de normale tijd kan werken en voor de andere helft ouderschapsverlof heeft. Je werknemer kan vragen of hij het ouderschapsverlof mag spreiden over een langere periode dan twaalf maanden. Of dat hij meer uren verlof per week opneemt dan de helft van zijn normale arbeidsduur. Zo kan hij het verlof opdelen in maximaal zes perioden van één maand. Als je werknemer om zo'n afwijkende regeling vraagt, kun je dat alleen afwijzen op grond van een zwaarwegend bedrijfsbelang. Bijvoorbeeld als je geen goede vervanging kunt regelen voor de verlofperiodes." Ga snel rond de tafel zitten "Ook geldt een aparte regeling als je werknemer de levensloopregeling wil gebruiken voor langdurend zorgverlof. Dit is een wettelijk recht. Je werknemer kan dit claimen als hij zijn vader, moeder, partner of kind moet verzorgen vanwege een levensbedreigende ziekte. Per periode van twaalf maanden kan maximaal zes keer de normale arbeidsduur per week voor langdurig zorgverlof worden opgenomen. Bij een vijfdaagse werkweek dus 30 dagen. Het verlof moet worden opgenomen in een aaneengesloten periode van twaalf weken. In overleg kun je die periode verlengen tot achttien weken. Normaal gesproken mag een werknemer maar maximaal de helft van de normale arbeidsduur per week aan zorgverlof opnemen, maar ook daar kun je in onderling overleg van afwijken."

Advies "Het advies is dus: ga zo snel mogelijk met je werknemer om de tafel zitten. Vraag waarvoor hij het verlof wil gebruiken en wanneer. Probeer er vervolgens samen uit te komen."

Hasko van Dalen is directeur beleidsontwikkeling inkomensverzekeringen bij Nationale-Nederlanden.

Contract Een formulier voor het uitbetalen van vakantiedagen, een verklaring voor het betalen van vakantiedagen aan het einde van een dienstverband, een overeenkomst voor een collectieve vakantie: hiervoor heb je speciale contracten en/of formulieren nodig. Om deze snel en gemakkelijk te kunnen opstellen, kun je via deze link voorbeeldcontracten downloaden. Voor € 59,95 kun je een pakket downloaden, met daarin verschillende documenten rondom vakantie en verlof.

Bron: Het Financieele Dagblad