Hoe wennen mijn medewerkers aan Het Nieuwe Werken?

Vijf stappen om je personeel enthousiast te maken

07 november 2012

Stel; je medewerker komt al jaren trouw elke dag naar kantoor, heeft een eigen bureau en wisselt dagelijks face-to-face informatie uit met collega’s. Dan is het wel even schrikken als Het Nieuwe Werken ineens zijn intrede doet.

Als je aan Het Nieuwe Werken begint, veranderen veel vertrouwde gewoonten voor je werknemers. Dat kan zorgen voor angst en weerstand. De oorzaken hiervan zijn ‘ingesleten gedrag’ en ‘te weinig informatie’.

Belangrijkste obstakels

Wat kan je medewerkers dan zo dwars zitten? We zetten de vijf belangrijkste obstakels voor werknemers voor je op een rij:

  • Angst om de vaste werkplek te verliezen;

  • Gebrek aan vaardigheden voor zelforganisatie;

  • Angst om het contact met collega’s te verliezen;

  • Ontoereikende IT-ondersteuning;

  • Ontoereikende managementstijl en weerstand tegen verandering.

Hoe kun je die obstakels wegnemen? Het volgende stappenplan voor de implementatie kan je daarbij helpen.

Stap 1: Neem de tijd om je mensen voor te bereiden

Je bedrijfscultuur aanpassen of werk- en reisgedrag veranderen, kost tijd. Het is niet handig smartphones en tablets uit te gaan delen in de hoop dat je personeel er dan vanzelf mee aan de slag gaat. Een goede eerste stap: begin bij jezelf en ga beetje bij beetje anders leiding geven. Dan laat je mensen wennen aan de grotere verantwoordelijkheid die je straks van ze gaat vragen. Begin met een beetje verantwoordelijkheid en bouw dat uit tot meer als blijkt dat de werknemer er goed mee om kan gaan.

Stap 2: Laat je mensen zélf oplossing bedenken

Bespreek met je personeel ook expliciet de nieuwe manier van werken. Ga met ze in gesprek over hun werk(omstandigheden) en vermijd daarin jouw visie op Het Nieuwe Werken. Neem de ervaring van je mensen als uitgangspunt. Vraag hoe ze dingen anders willen en hoe ze dit zouden oplossen "als alles mogelijk was".

Stap 3: Organiseer ‘peer meetings’

Een uitstekende manier om weerstanden bij personeel weg te nemen is het organiseren van ‘peer meetings’: ontmoetingen met mensen in dezelfde functie bij een ander bedrijf die al ervaring hebben met flexibel werken. Enthousiaste verhalen van ‘peers’ werken aanstekelijk.

Stap 4: Organiseer trainingen

Er kunnen bij medewerkers praktische obstakels zijn om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, zoals een beperking in de kennis van de technologie en de moeite om tijd anders in te delen. Als dat het geval is, kan het verstandig zijn trainingen te organiseren. Kies die zo concreet en afgestemd mogelijk, bij voorkeur op de werkplek. Heb je medewerkers die handig zijn met mobiele apparaten en apps? Laat hen de anderen wegwijs maken. Zo’n collegiale sessie is goed voor de verbondenheid, scheelt je een hoop geld en is waarschijnlijk nog leuk ook.

Stap 5: Implementeer stap voor stap

Voer de nieuwe manier van werken stapsgewijs in, zodat je personeel rustig kan wennen. Het beste is om zes tot negen maanden de tijd te nemen voor de implementatie, leert de ervaring van beeldbepalende bedrijven in Het Nieuwe Werken.