Beroepszwerver

Column | Geen vaste werkplek levert verrassende voordelen op

27 augustus 2012

Twee maanden geleden kwam ik terug van vakantie. Op kantoor was intern het een en ander verhuisd. Voorheen had ik een eigen kantoortje, dat was nu een eigen bureau in een grotere ruimte geworden met nog 2 collega’s erbij.

Omdat er tijdens mijn vakantie was verhuisd, hadden ze al mijn spullen in dozen en bakjes op mijn nieuwe bureau gezet. Zodat ik het zelf kan inruimen. Daar had ik dus helemaal geen zin in.

Onder grote druk komt de ware aard van mensen boven. Ik ben gaan zwerven. Laptop onder de arm, en net gaan zitten waar er plaats is in het pand. Of aanschuiven bij iemand waarmee je iets samen gaat doen. Dat blijkt uitstekend te werken. Ineens krijg je veel meer korte gesprekjes met collega’s die je anders minder snel zou spreken. Dat heeft veel nieuwe ideeën opgeleverd. De vrees dat er ook wel eens geen plaats zou zijn blijkt ongegrond. Er is altijd wel iemand vrij of buiten de deur, dus er is altijd wel een bureau vrij. Ok, je moet soms een paar kilo papier en post-it’s aan de kant schuiven, maar je kunt zitten.

Exit vaste telefoon: mobiel werken

Mijn vaste telefoon heb ik na een week in een opwelling ingeleverd bij onze ICT-man. Ik was er toch nooit bereikbaar op. Iedereen weet me nu te vinden op mijn mobiel. Dat is in het begin ook wennen: een collega zoekt me en loopt naar mijn bureau. Daar zit ik niet, dus de collega loopt weg en komt na een uur nog eens kijken. In het begin levert dat wat gedoe op: ‘ik kan ‘m nergens vinden’. Na verloop van tijd merk ik dat collega’s wachten tot ik vanzelf langskom (ipv e-mailen!), of dat ze me mobiel bellen bij dringende zaken. Dat werkt nu een stuk beter. Hierdoor word ik ook veel minder vaak onderbroken in mijn werk, alleen dat al is enorm fijn.

Draadloos stroom

Nu zie ik ook hoe handig het is overal WLAN te hebben in ons pand. Ik hoef niet met UTP-kabeltjes te prutsen voor internet. Buiten het pand gebruik ik mijn dongel die standaard in de sleeve zit, en ik dus altijd bij me heb. Mijn laptop heeft helaas nog geen ingebouwde UMTS-sim anders had ik die zeker gebruikt. Het enige nadeel is de stroom: in mijn laptopsleeve zit altijd een adapter met kabel. We moeten dus nog even wachten op draadloze stroom. Ook merk ik dat ik mijn schrijfmap al twee weken niet gezien heb. Bij gesprekken die ik nu heb, mailen we actiepunten naar elkaar vanaf de BlackBerry of nodigen we elkaar meteen uit voor de volgende keer. Al vergeten we dat soms nog, maar dat gaat steeds beter. Stom: voorheen schreef ik zoiets op papier, liep ik naar mijn bureau, en ging ik dan vanuit Outlook aan de slag voor precies hetzelfde. Dit bespaart dus moeite en tijd!

Tijdbesparing en spullen kwijt

Wat ook tijd bespaart is het aantal e-mails wat ik minder krijg. Dat waren er soms 75 op een dag. Dat zijn er nu zo’n 20 tot 30. Ik denk zelf dat het komt doordat ik veel vaker intern korte gesprekken heb. Je kunt meteen antwoord geven of vragen stellen. En dat scheelt veel e-mails en dus veel tijd. De regel ‘hoe minder e-mail je stuurt, hoe minder e-mail je krijgt’ gaat hier trouwens ook op. Ook produceer ik veel minder papier. Want alles wat ik print moet ik meesjouwen (geen zin in). Ik scan dingen nu en mail het naar mezelf. De eerste weken miste ik steeds papieren omdat die nog ‘ergens’ lagen. Dat wordt op een gegeven moment zo irritant dat ik het vanzelf ging scannen en digitaal maakte zodat ik er altijd bij kon.

Waar stond die laptop nou?

Na twee gesprekken ben ik wel eens even kwijt waar ik mijn laptop ook alweer had neergelegd. Nou heeft Creaforti geen gigantisch pand maar toch. Kwestie van geheugen trainen. Een nadeel is ook dat de doorschakelkosten vast-mobiel zijn gestegen. Maar als ik dat afzet tegen de betere bereikbaarheid en de kosten van een vaste telefoon incl. poort die ik niet meer heb, wint de nieuwe situatie het dik. Onderling bellen we toch al gratis en dat is het meeste verkeer. En een ander nadeel is de arbo: stoelen en bureaus op de juiste hoogte, lang achter een laptop zitten. Al heb ik hier geen last van, het is wel iets wat goed geregeld moet zijn. Trouwens, sinds ik rondzwerf hoef ik ook veel minder lang achter die laptop te zitten om bijvoorbeeld te e-mailen: die mensen heb ik immers al gesproken.

Stort je wereld in zonder bureau?

Mijn conclusie tot zover: de voordelen zijn een stuk groter dan de nadelen, dus ik ga lekker zo door. Voor mijn soort werk, werkt deze manier prima. Ik denk dat dit voor andere mensen en andere soorten werk helemaal niet praktisch is. Toch daag ik iedereen uit te denken wat er zou gebeuren als ze jouw vaste bureau, vaste telefoon, papierbakjes, post-it’s en vaste computer zouden afpakken en er een laptop en smartphone voor zouden teruggeven. Stort je wereld in, of krijg je er meer vrijheid en productiviteit voor terug?

Auteur

Willem van de Kerkhof