Hoe maak je vergaderen efficiënter?

Column l Stiekem sms’en tijdens overleg

04 september 2013

Dat vergaderen veel tijd kost, zullen vooral de deelnemers beamen. De organisator, meestal de manager, heeft zoveel op zijn lever dat hij het de tijd waard vindt. Maar de deelnemers klagen.

Whitepaper 'Benut je online kansen: communicatie'

Onder andere over de reistijd, te laat beginnen, luisteren naar een bekend verhaal of zelf niet gehoord worden. Op school maakte je tekeningen in je schrift, tegenwoordig lees je je email of stuur je een sms als het te saai wordt. En bij een telefonische vergadering is het nog erger. Vooral omdat je elkaar dan niet kunt zien, grijpen deelnemers de kans om ondertussen andere dingen te doen.

Niet stiekem iets anders

Bij tweegesprekken, bij ons heten die VGO's, of een voortgangsoverleg, gaat het natuurlijk al wat effectiever. Spreker en luisteraar zijn er voor elkaar en reageren op elkaars non-verbale signalen. Maar wat dan als je even moet afstemmen met een derde? Iedereen op een lijn krijgen?

Wisselende samenstelling

Dankzij videogesprekken, gewoon met Microsoft Skype, is dezelfde non-verbale communicatie beschikbaar. Ik merk zelf dat ik me tijdens een videogesprek niet durf te laten afleiden door mijn e-mail. Ook al zit dat maar één venstertje naast het videobeeld. Ik weet namelijk dat de ander dat meteen merkt. Oftewel: ik wijd mij volledig aan het gesprek.

Schakel iemand weg

Natuurlijk neemt deze commitment af als er meer videodeelnemers zijn. Regelmatig zijn er gespreksonderwerpen die niet voor iedereen interessant zijn. Maak er dan een gewoonte van om, afhankelijk van het onderwerp, mensen bij en weg te schakelen. Een statusindicatie laat zien dat iemand al achter zijn computer zit, en met een klik doet hij weer mee aan de vergadering.

Tijd besparen

Een vergadering waarvoor je normaliter geneigd bent 2 uur te blokken in je agenda, plus heen- en terugreis, plus uitloop, hoeft met een videogesprek misschien maar een kwartier te duren. Je spaart niet alleen de reistijd uit, of het wachten op deelnemers die te laat zijn, maar ook mis je de oninteressante delen van een gesprek. Veel prettiger.

De juiste mix

Nu hoef je met mobiel werken niet radicaal alle vergaderingen op kantoor af te schaffen. Je kunt met teamleden afzonderlijke frequenties afspreken, bijvoorbeeld 3 weken een half uur via Microsoft Skype, en een keer per maand anderhalf uur op kantoor. Voorkeuren zullen van persoon tot persoon variëren, en natuurlijk doet het er toe wat het onderwerp is, en of iemand toch al altijd op kantoor, of in de buitendienst zit.

Auteur

Jeroen Komen