Fijn in de file naar vergadering?

Column | Desktop Video vergaderen “lost” het op!

04 september 2013

Ha fijn, een vergadering. Daar gaan we weer: hup in de file.Vermogens worden uitgegeven om de verkeersdrukte te verbeteren: kilometerheffing, carpoolen, meer asfalt, automatisch rijden, spitsstroken, P&R. Druppels op een gloeiende plaat.

Whitepaper 'Benut je online kansen: communicatie'

Tijdverlies

Voor een vergadering van twee uur ben je dankzij de file zo nog eens twee uur extra kwijt. Zowel voor de heen- en terugreis: dat betekent dat slechts eenderde effectief tijdgebruik is! Die verliesuren worden meestal niet geteld, maar de uurkosten van de vergadering moeten dus met een factor 3 doorbelast worden. Puur omdat we elkaar in de ogen willen kijken. En dan hebben we het nog niet gehad over de CO2-uitstoot en de autokosten. Dat is toch idioot?

Video Conferencing

En dat terwijl oplossingen voor de hand liggen, zoals video vergaderen. Uiteraard kun je niet elke keer vanachter een webcam vergaderen; elkaar ‘live’ zien is uiteraard beter. Maar als je nou eens ‘om de keer’ achter je buro blijft zitten en relaxed met de webcam vergadert, dan heb je het ineens over halvering van de kosten. Plus halvering van de verliesuren en vermindering van de filedrukte en autokosten. Dat zijn nog eens bezuinigingen die erin hakken.

Alternatieven?

Per telefoon kun je ook vergaderen, maar met meerdere personen wordt het toch lastig. Non-verbale communicatie is immers 80 procent van de gehele perceptie en 5 keer sterker dan enkel de stem. Bovendien praat iedereen door elkaar en heb je het niet in de gaten als er iemand ligt te slapen, naar de wc is of koffie haalt.

Dus Desktop Video Conferencing?

Er zijn tientallen gratis of goedkope systemen om vanachter de computer een videoconference te starten. Lekker relaxed en je hebt alles bij de hand. Velen gebruiken al lang Skype; deze en betere systemen zijn ook nog eens heel eenvoudig te bedienen. Je kunt moeiteloos tot 9 of zelfs meer personen vergaderen en je documenten doornemen. Bovendien is het een heel goede invulling van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen!

Auteur

Anton Gerrits