Ondernemen zonder e-mail: communiceer via social media

MKB Trend 2013: E-mail de deur uit, kies alternatieve communicatie

22 september 2016

Eén keer per jaar is het No Email Day, dit jaar op 12/12/2012. Het idee is dat je 24 uur geen mailbox opent en je focust op de taken die écht belangrijk zijn voor je onderneming. Socialmedia-expert Richard Bordes voorspelt dat het hier niet bij blijft. "E-mail wordt vervangen door chat en social media."

24 uur lang je e-mail niet openen. Dat is de bedoeling van No E-mail Day, een dag die in het leven is geroepen door ondernemer en SEO-specialist Paul Lancaster. Uren per dag was hij kwijt aan het openen, lezen, typen, deleten en doorsturen van e-mails en wat leverde het hem eigenlijk op? Die frustratie bracht hem in 2010 op het idee voor No E-mail Day, een e-mailloze dag die jaarlijks op een bijzondere datum plaatsvindt. Vorig jaar was dat 11/11/2011, nu is dat 12/12/2012.

Manifest No E-mail Day

"Ben jij weleens een dag begonnen met een lege mailbox?" vraagt Paul Lancaster zich af in zijn manifest over No E-mail Day. "Er vliegen elke seconde zoveel e-mails rond je oren, dat je weleens het gevoel hebt dat e-mailen het enige is dat je doet op een dag." Met No E-mail Day wil Lancaster mensen uitdagen om 24 uur lang hun tijd efficiënter in te zetten dan voor het doorspitten van hun mailbox. Pak eens de telefoon, loop naar iemand toe, of gebruik een ander communicatiemiddel.

Twee uur per dag kwijt aan e-mail

Het idee is dat je in de tijd die je normaal aan e-mail besteedt, nu écht belangrijke taken aanpakt. Zou jij die twee uur per dag niet liever volledig in je onderneming steken? Want dat is het feit: ondernemers en werknemers zijn gemiddeld twéé uur per dag kwijt aan het lezen en afhandelen van e-mail. 'Slaven van de inbox', zo omschreef NRC Handelsblad ondernemers eerder dit jaar. In het artikel uitte Atos-topman Thierry Breton de wens om in 2014 een e-mailvrije onderneming te hebben. Bij Atos mogen werknemers geen interne mail meer versturen en moeten ze zich wenden tot andere communicatiemiddelen, zoals social media.

Social media vervangen e-mail

Ook volgens socialmedia-expert Richard Bordes vormen social media dé oplossing voor het e-mailprobleem. "E-mail is een communicatiemiddel waarbij je wacht op een reactie die te langzaam is om de ontwikkelingen bij te houden. Social media en chat zullen e-mail de komende jaren volledig vervangen." Door je te wenden tot andere, snellere communicatiemiddelen, kun je wél je mailbox de deur uit doen, maar verlies je níet het contact met je partners, klanten en personeelsleden.

Efficiënter mailen

Een eerste stap naar een onderneming zónder e-mail, is een onderneming met efficiënte e-mail. Daarom deze tips:

  • Besteed een vast half uur per dag aan het lezen en beantwoorden van e-mail en laat je mailbox de rest van de dag voor wat hij is. Die nieuwe mails kunnen wel een dagje wachten, bij échte haast belt iemand wel.

  • Handel mails meteen af. Veel mensen hebben de neiging een mailtje even te scannen en vervolgens weer als ongelezen te markeren, waardoor datzelfde bericht je élke dag weer tijd kost. Antwoord of delete het mailtje.

  • Zet pop-ups uit die je attenderen op nieuwe e-mail. Het leidt je af en lokt je uit éven dat mailtje te openen.

  • Cc niet íeder mailtje naar je hele personeelsbestand. Alleen de mensen die je informatie écht nodig hebben, hoeven je mail te ontvangen.

  • Een mailtje met alleen een reactie als 'ok' of 'top' hoeft niet verzonden te worden. Lege informatie.

  • Pak ook eens de telefoon of loop eens naar iemands bureau. Het breekt meteen even je dag en houdt je fris.

  • Schrijf je uit voor alle nieuwsbrieven en e-mailbulletins die je toch niet leest. Doe dat niet te rigoureus: bekijk alle nieuwsbrieven van de afgelopen maand en kijk welke mailings interessante inhoud voor je bedrijf aanbieden. Behoud je abonnement op díe nieuwsbrieven en gooi de rest eruit.

  • Zet alle notificaties van Facebook, Twitter en LinkedIn uit. Als je inlogt op Facebook en Twitter, zie je die notificaties óók.

  • Publiceer niet te gemakkelijk je mailadres online. Denk steeds goed na over de vraag of die publicatie je niet meer slecht dan goed oplevert.