Btw-aangifte ondernemers: praktische tips

Zo geef je de omzetbelasting aan

23 maart 2020 23 maart 2021

Ben je zelfstandig ondernemer voor de btw? Dan is de kans groot dat je verplicht periodiek omzetbelasting moet afdragen. Elke maand, kwartaal of jaar doe je aangifte via Mijn Belastingdienst. Hoe gaat dat in z'n werk? Een aantal praktische tips.

Wat is de btw-aangifte ondernemers?

Net als in veel andere landen betaal je in Nederland verplicht belasting over de omzet die je maakt als ondernemer. Deze belasting heet btw: de belasting toegevoegde waarde. De btw-aangifte is de afrekening van de belasting die je betaalt over een bepaalde periode. 

In de btw-aangifte geef je aan hoeveel btw je aan klanten hebt berekend en de btw die je zelf hebt moeten betalen over ingekochte producten en diensten. Dit wordt ook voorbelasting genoemd. De omzetbelasting die je betaalt is het verschil tussen deze twee bedragen.

In Nederland gelden drie soorten btw-tarieven, afhankelijk van het soort product of dienst. Als je diensten levert aan of het buitenland gelden er andere regels met betrekking tot btw. Hetzelfde geldt voor btw over goederen die je importeert vanuit het buitenland. 

Wanneer doe je btw aangifte?

Meestal doe je aangifte over een kwartaal. Als dat bij jou ook zo is, dan betaal je de omzetbelasting in de maand die volgt op het kwartaal waarover je aangifte doet. Voor het jaar 2021 zijn dit de uiterste betaaldata voor de btw-aangifte:

AangiftetijdvakUiterste aangiftedatum
1e kwartaal 202130 april 2021
2e kwartaal 202131 juli 2021
3e kwartaal 202131 oktober 2021
4e kwartaal 202131 januari 2022

Er zijn uitzonderingen: sommige bedrijven doen hun btw-aangifte per maand of per jaar. De Belastingdienst geeft aan over welke periode jij aangifte moet doen. Als je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel krijg je een btw-identificatienummer en een brief waarin staat over welk aangiftetijdvak je aangifte doet.

Maandelijkse of jaarlijkse btw aangifte

Je kunt bij de Belastingdienst aanvragen btw per maand of per jaar af te rekenen. Maandelijks aangeven kan handig zijn als je veel investeringen doet en deze btw snel terug wilt krijgen. Je doet de aangifte dan voor het eind van de volgende maand.

Jaarlijks aangeven kan als je minder dan € 1.883 btw per jaar betaalt en voldoet aan een aantal andere voorwaarden. Als je per jaar aangifte doet, moet je voor 31 maart van het jaar erop de btw-aangifte hebben ingediend en afgerekend.

Hoe doe je als ondernemer btw-aangifte?

Je kunt op drie manieren aangifte doen: 

  1. digitaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk

  2. via een boekhoudpakket of aangiftesoftware

  3. door een accountants- of administratiekantoor. 

Als je een overzichtelijke administratie hebt, is het niet moeilijk om zelf aangifte te doen via het portaal voor ondernemers van de Belastingdienst. De aangifte kost je ongeveer een uur als je het handmatig doet, met een boekhoudprogramma kan dat zelfs in een paar minuten. 

Benodigde gegevens

  • Alle ontvangen facturen met btw

  • Alle verstuurde facturen met btw

  • Te verrekenen btw over goederen en diensten van en naar het buitenland

  • Privégebruik van goederen en diensten

  • Btw-identificatienummer

Voorkom naheffing

De btw-aangifte moet binnen een maand na afloop van het tijdvak bij de Belastingdienst binnen zijn. Als je te laat bent krijg je een naheffingsaanslag, tenzij je uitstel hebt aangevraagd. De naheffingsaanslag is een schatting van de btw die je moet betalen. Vind je de schatting te hoog? Dan kun je binnen zes weken bezwaar maken.

Tip: gebruik sms alert 

Nooit meer vergeten je aangifte te doen? Meld je aan voor de sms-alert van de Belastingdienst. Hiermee wordt je via sms-berichten op de hoogte gehouden van de vervaldatum van de btw-aangifte.

Tip: Benut de kleineondernemersregeling

Als je als ondernemer in een jaar minder dan € 20.000 omzet, kun je gebruik maken van de kleineondernemersregeling (KOR). Je hoeft dan geen btw meer af te dragen en krijgt daarmee vrijstelling van de btw-aangifte. Ook bereken je geen btw meer aan klanten, wat een concurrentievoordeel kan opleveren. 

Let op: je kunt niet achteraf van deze regeling gebruik maken, je moet je hier vooraf voor aanmelden bij de Belastingdienst. Aanmelden kan op elk moment en moet uiterlijk 4 weken voor de datum dat je de regeling in wilt laten gaan gedaan zijn.

Auteur

Raphael Klees