Geen enkele ondernemer zal graag een incassobureau inschakelen. Je hoopt natuurlijk dat alle facturen keurig op tijd betaald worden. Maar wat als dat niet gebeurt? In dit artikel lees je wat een incassobureau is en wanneer je er een inschakelt.
Wat is een incassobureau?
Een incassobureau is een bedrijf dat namens jou als schuldeiser openstaande vorderingen int. Eigenlijk neemt het incassobureau werk van jou over: zij worden de schuldeiser en innen namens jou de openstaande schuld. Het incassobureau brengt incassokosten in rekening bij de debiteur, die boven op de schuld betaald moeten worden. Kortom, het bureau zorgt ervoor dat jij je geld krijgt.
Lees meer over wat een incasso is
Verschil deurwaarder en incassobureau
De termen incassobureau en deurwaarder worden vaak door elkaar gebruikt. Maar er is een duidelijk verschil. Een deurwaarder (of gerechtsdeurwaarder) heeft namelijk meer wettelijke bevoegdheden dan een incassobureau. Vandaar dat een incassobureau vaak een deurwaarder inschakelt om bepaalde taken uit te voeren, taken waartoe het bureau niet bevoegd is.
Wat doet een deurwaarder?
Voordat een deurwaarder aan de slag kan, moet hij een uitspraak van de rechter hebben. Met deze wettelijke bevoegdheid kan hij dingen doen als:
Dagvaarden
Beslag leggen op goederen
Dwingen tot verkoop
Een incassobureau heeft deze bevoegdheden dus niet. Vandaar dat de samenwerking tussen een deurwaarder en een incassobureau veel voorkomt.
Wat doet een incassobureau?
Meestal is het dienstenpakket van een incassobureau nogal uitgebreid. Het zijn allemaal diensten die direct of indirect ervoor moeten zorgen dat je facturen betaald worden. Een aantal van deze diensten zijn:
Aanmaningen. Een incassobureau zal de schuldenaar een brief sturen met daarin een aanmaning om alsnog binnen een bepaalde termijn de openstaande factuur te betalen.
Betalingsregelingen. Het incassobureau kan ook een betalingsregeling treffen met de schuldenaar.
Dagvaardingen. Als een schuld oninbaar blijft, wordt er een dagvaarding gedaan. Dit gebeurt door middel van een deurwaarder of een advocaat.
Debiteurenadministratie. Veel incassobureaus kunnen je debiteurenbeheer overnemen. Dit kan onnodige incasso’s voorkomen.
Risicoanalyses. Sommige incassobureaus kunnen in kaart brengen wat het kredietprofiel is van een potentiële opdrachtgever, op basis van informatie over faillissementen, schuldsaneringen et cetera.
Wanneer een incassobureau inschakelen?
De meeste ondernemers zullen ervoor kiezen een incassobureau in te schakelen als het ze zelf niet lukt om openstaande facturen te innen. Als je een dienst hebt geleverd en daarbij aan de vereisten hebt voldaan, heb je recht op de afgesproken betaling. Je kunt per oninbare factuur een incassobureau inschakelen, maar je kunt ook een samenwerking afspreken.
Sommige bedrijven kiezen ervoor om een vaste samenwerking aan te gaan met een incassobureau. Veel incassobureaus bieden de optie om de debiteurenadministratie over te nemen. Het bureau verstuurt dan de herinneringen en zorgt ervoor dat de facturen betaald worden. Op die manier heb je minder omkijken naar je debiteurenadministratie.
Voor debiteuren in het buitenland kun je een internationaal incassobureau inschakelen.
Een deurwaarder of incassobureau inschakelen?
Je zou misschien zeggen dat je het beste voor een gerechtsdeurwaarder kunt kiezen, aangezien die meer bevoegdheid heeft. Maar deurwaarders zijn ook duurder en incassobureaus zijn meestal erg bedreven in het innen van openstaande facturen.
Doorgaans is een incassobureau voldoende om een klant te laten betalen. En als het toch zover komt dat er een deurwaarder aan te pas moet komen, dan kan het incassobureau die ook zelf inschakelen.
Full-service incassobureau
De meeste incassobureaus werken nauw samen met deurwaarders en advocaten. Dat neemt jou extra werk uit handen als een klant aanmaningen en sommaties negeert. Zo’n full-service incassobureau mag dankzij de samenwerking met een deurwaarder namelijk ook een rechtszaak starten en beslag leggen op activa.
Een goed incassobureau kiezen
Sinds 1 april 2024 zijn er strengere eisen waar incassobureaus aan moeten voldoen. Deze eisen vallen onder de Wet kwaliteit incassodiensten, een wet die zorgt voor meer zekerheid en transparantie voor jou als ondernemer. Hiermee wordt het makkelijker om een betrouwbaar incassobureau te kiezen.
Zo moet een incassobureau voldoen aan deze eisen:
Er is een vergunning
Het bureau staat in het openbare incassoregister
Er is sprake van transparantie, opdrachtgevers worden duidelijk geïnformeerd over rechten en plichten
Het bureau voldoet aan alle gestelde kwaliteitseisen
Checklist betrouwbaar incassobureau
Ga je op zoek naar een betrouwbaar incassobureau? De nieuwe regelgeving zal het kaf sowieso al van het koren scheiden. Maar met onderstaande checks herken je een betrouwbaar incassobureau nog beter. Een betrouwbaar incassobureau:
Werkt op basis van no cure, no pay Een belangrijke voorwaarde van een goed incassobureau is de ‘no cure, no pay’ werkwijze. Lukt het niet om de vordering te innen? Dan maak jij geen kosten.
Heeft een goed track record Onderzoek hoe het zit met het track record van het incassobureau. Oftewel, was het bureau succesvol als het gaat om het innen van schulden voor andere opdrachtgevers?
Werkt met een transparante kostenstructuur Vraag ook naar de kostenstructuur van een incassobureau. Zorg ervoor dat de kosten transparant, duidelijk en redelijk zijn opgebouwd. Vermijd bureaus met verborgen kosten of onduidelijke tarieven.
Biedt landelijke dekking Kies bij voorkeur een incassobureau dat landelijk actief is. Dan weet je zeker dat één incassopartner al je Nederlandse belangen behartigt.
Maakt gebruik van een derdengeldenrekening Professionele incassopartners maken gebruik van een derdengeldenrekening, zoals van de Stichting Derdengelden. De stichting stort het geld vervolgens op jouw rekening. Zo’n tussenrekening biedt extra zekerheid, mocht het incassobureau failliet gaan. Dankzij zo’n ‘tussenrekening’ is jouw geld altijd veilig.
Heeft eigen juristen in huis Steeds meer openstaande schulden worden inhoudelijk betwist. Oftewel, een schuldenaar draagt allerlei argumenten aan om niet te hoeven betalen. Voor betwiste vorderingen geldt dat alle argumenten van jou en van de niet-betalende klant op de juridische weegschaal worden gelegd. De vraag is of een incassobureau deze moeite wil nemen. Kies daarom altijd voor een incassopartner die eigen juristen in huis heeft. Die kunnen je namelijk verder helpen met betwiste vorderingen.
Geeft inzicht in dossiers Een betrouwbaar incassobureau geeft online inzage in je dossiers. In een persoonlijke, online omgeving vind je altijd de status van een invordering en de stappen die volgen.
Houdt een redelijke behandeltijd aan Er zijn incassobureaus die lang blijven hangen in een buitengerechtelijk incassotraject. Het kan zomaar voorkomen dat er drie jaar lang (slechts) elke zes maanden een brief wordt gestuurd met daarin het verzoek een openstaande rekening alsnog te voldoen. Kies daarom voor een incassobureau met een transparante, korte behandeltijd van je vorderingen. Betaalt een schuldenaar alsnog niet na herhaaldelijke verzoeken binnen een korte periode? Dan is het zaak om snel over te schakelen naar een gerechtelijk traject om een vonnis te halen, zodat er beslag kan worden gelegd. Kies daarom een incassobureau dat snel handelt en er kort bovenop zit; dan hoef je niet jaren te wachten op je geld.
Werkt volgens ethische normen en integriteit Controleer of een incassobureau werkt volgens ethische normen en integriteit. Vermijd bureaus die agressieve of onethische incassopraktijken hanteren. Je wilt voorkomen dat een bepaalde handelswijze van een incassobureau schadelijk is voor jouw bedrijfsimago.
Voorkom onbetaalde facturen
Het mooist is natuurlijk als het nooit zover hoeft te komen dat je een incassobureau in hoeft te schakelen. Als een klant niet betaalt, zul je natuurlijk eerst zelf actie ondernemen. Je kunt herinneringen sturen, telefonisch contact zoeken, betalingsregelingen opstellen enzovoort. Er is ook een meldpunt achterstallige betalingen.
Lees ook het stappenplan: wat te doen als je factuur niet betaald wordt?
Kredietverzekering als aanvulling op het incassotraject
Een andere manier om het incassotraject te vermijden is door een kredietverzekering af te sluiten. Daarmee dek je het risico dat een klant met financiële problemen niet kan betalen. Ook het incassotraject wordt overgenomen en met een kredietverzekering beperk je de afschrijving op je debiteuren.
Verzeker jezelf tegen faillissement klanten
Lever je veel producten of diensten op rekening aan zakelijke klanten? Dan is een kredietverzekering, ofwel debiteurenverzekering, zeker het overwegen waard. Je bent namelijk gedekt voor het geval een klant failliet gaat en niet kan betalen. Een incassobureau inschakelen heeft namelijk weinig zin in het geval van een faillissement; in dat geval zal een incassobureau de openstaande facturen niet overnemen, omdat deze over het algemeen oninbaar zijn. Alle vorderingen en schulden worden vervolgens behandelt volgens de regels van het faillissementsrecht.
Het geld dat overblijft na liquidatie van de activa gaat eerst naar partijen met hoge prioriteit, zoals de Belastingdienst. Als ‘gewone schuldeiser’ sta je achteraan de rij. Kortom, in de meeste gevallen kun je naar je geld fluiten. Je mag van geluk spreken als je nog een deel van je vordering ontvangt.
Veelgestelde vragen
Kan ik ook een incassotraject starten zonder incassobureau?
Dat kan, je kunt dan zelf aanmaningen en herinneringen versturen. Wordt er niet gereageerd? Dan kun je ook zelf een deurwaarder inschakelen en een gerechtelijke procedure opstarten. Maar een incassobureau neemt hierin wel veel werk uit handen en de kans op slagen is vaak groter. Weeg de kosten en baten dus goed af voor je een keuze maakt.
Wat als het gaat om kleine bedragen?
Ook dan kan een incassobureau helpen, maar het is niet altijd financieel verstandig. De kosten voor het incassobureau kunnen soms bijna net zo hoog zijn als het bedrag dat je wilt vorderen. Meestal is het verstandig om voor bedragen onder de € 500 geen incassobureau in te schakelen. Controleer bij jouw incassobureau hoe het zit met die kosten.
Wat als je debiteur het incassobureau alsnog negeert?
Dat kan gebeuren. Het incassobureau stuurt dan een tweede en eventueel derde aanmaning. De kosten worden dan steeds hoger voor de debiteur om te betalen. Hierna volgt een dagvaarding via een deurwaarder en eventuele beslaglegging op goederen of inkomen.
