Komt een werknemer zonder bericht niet opdagen op het werk? Dan wil je als werkgever snel weten wat je moet doen en wat je rechten zijn. In dit artikel lees je welke regels gelden en welke stappen je kunt nemen als een werknemer onverwacht afwezig is.
Werknemer komt niet opdagen: mogelijke oorzaken
Komt een werknemer niet opdagen zonder zich af te melden? Probeer dan eerst zelf contact op te nemen. Vraag wat er aan de hand is en trek niet meteen conclusies. Pas als duidelijk is waarom de werknemer afwezig is, kun je bepalen welke vervolgstappen passend zijn. De meest voorkomende redenen op een rij:
1. Ziekte
In veel gevallen is ziekte de reden van de afwezigheid. Een werknemer kan vergeten zich ziek te melden of daar tijdelijk niet toe in staat zijn.
2. Noodsituatie
Er kan sprake zijn van een plotselinge privénoodsituatie, zoals een ziekenhuisopname of een sterfgeval in de familie.
3. Thuiswerk of andere locatie
De werknemer werkt thuis of op een andere locatie zonder dit te melden of vooraf af te stemmen.
4. Vakantie of vrije dag
Er kan een misverstand bestaan over een verlofaanvraag, een vrije dag of een ingeplande vakantie.
5. Onvoorziene omstandigheden
De werknemer kan door overmacht niet op tijd op het werk verschijnen, bijvoorbeeld door ernstige vertraging of weersomstandigheden.
6. Werkweigering
De werknemer blijft bewust weg van het werk, bijvoorbeeld door een arbeidsconflict of omdat een verlofaanvraag is afgewezen.
Is de werknemer met verlof?
De Nederlandse wet kent verschillende verlofvormen. Een werknemer mag verlof opnemen als aan de voorwaarden wordt voldaan, maar moet de werkgever daar zo snel mogelijk over informeren. Blijft een werknemer zonder bericht weg? Dan is niet automatisch sprake van toegestaan verlof. Bekende vormen van verlof:
Zorgverlof (lang- en kortdurend)
Een werknemer kan dit verlof opnemen als de situatie zich voordoet en aan de voorwaarden wordt voldaan. Wel moet jij hierover zo snel mogelijk worden geïnformeerd en op de hoogte worden gehouden.
Werknemer komt niet opdagen: wat te doen als werkgever?
Komt een werknemer zonder bericht niet opdagen, onderneem dan direct actie. Door snel contact te zoeken en alles goed vast te leggen voorkom je misverstanden en sta je juridisch sterker als er later een arbeidsconflict ontstaat.
Stap 1. Zorg voor een duidelijk verzuimbeleid
Elk bedrijf moet een beleid hebben voor verzuim, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek. Daarin moeten dingen staan als:
Wat moeten je werknemers doen als ze niet kunnen komen werken?
Aan wie moeten ze het melden?
En hoe moeten je werknemers verzuim melden?
Hier mag geen onduidelijkheid over bestaan. Anders kan het makkelijk zijn dat je werknemer zich ziek gemeld heeft, maar niet bij de juiste persoon.
Daarnaast moet het verzuimprotocol ook duidelijkheid geven over de consequenties van niet komen opdagen zonder geldige reden. Bijvoorbeeld: het stopzetten van loon of andere maatregelen volgens het personeelsbeleid.
Stap 2. Neem direct contact op met je werknemer
Neemt je werknemer zelf geen contact met je op? Neem dan zelf het initiatief en probeer telefonisch of per e-mail contact te leggen. Geef aan dat je verwacht dat afwezigheid zo snel mogelijk wordt gemeld en besproken. Is je werknemer onbereikbaar? Dan kun je als laatste redmiddel een aangetekende brief versturen.
Stap 3. Leg alle acties en contactpogingen vast
Leg dingen vanaf het begin (schriftelijk) vast. Bijvoorbeeld: een werknemer komt niet opdagen en is niet bereikbaar. Noteer wat je hebt gedaan om je werknemer te bereiken, hoe vaak iets gebeurt etc. Je weet namelijk niet wat er nog allemaal gaat komen. Je kunt het personeelsdossier gebruiken om een verslag hiervan op te bouwen. Dit is handig voor later: stel dat er ooit een arbeidsconflict ontstaat, dan kun je de feiten zwart-op-wit presenteren.
Stap 4. Toon betrokkenheid en ga in gesprek
Wees geen kille bestuurder, maar een betrokken werkgever. Toon interesse, zodat de werknemer zich gehoord voelt. Zo kun je beter inschatten wanneer extra hulp nodig is en problemen vroeg signaleren.
Stap 5. Neem zo nodig maatregelen
Je werknemer komt nog steeds niet opdagen en weigert simpelweg te werken. Wat kun je dan doen? Natuurlijk moet je om te beginnen goed checken wat je rechten en plichten zijn. Begin dus niet zomaar allerlei sancties door te voeren. Ga te rade bij een juridisch specialist zodat je zeker weet wat je kunt doen. Dit zijn een paar opties (afhankelijk van de situatie):
Loon stopzetten Blijft een werknemer zonder geldige reden weg van het werk, dan bestaat er in principe geen recht op loon over die uren. Informeer de werknemer hierover zo snel mogelijk en leg dit vast. Het is verstandig dit ook op te nemen in het verzuimbeleid of personeelshandboek om misverstanden te voorkomen.
Boete Alleen als hierover afspraken zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek, kun je een boete opleggen bij verwijtbaar gedrag.
Schorsing Bij ernstige situaties kun je de werknemer op non-actief stellen. Maar let op: het loon moet je tijdens een schorsing meestal wel doorbetalen.
Werknemer komt niet opdagen: mag ontslag op staande voet?
Komt een werknemer niet opdagen? Dan is ontslag op staande voet meestal niet toegestaan. Daarvoor moet sprake zijn van ernstig verwijtbaar gedrag. Alleen het wegblijven van het werk is daarvoor vaak onvoldoende, zeker als de reden nog niet duidelijk is. Geef de werknemer eerst de gelegenheid om een verklaring te geven voor de afwezigheid. Ontslag op staande voet kan alleen bij ernstige situaties, bijvoorbeeld bij:
diefstal
misleiding
bedreiging
grove belediging
Ontslag door afwezigheid
Blijft een werknemer herhaaldelijk weg en heb je al meerdere waarschuwingen gegeven? Dan kan dit wel onderdeel worden van een dossier dat uiteindelijk tot ontslag leidt. Leg daarom contactpogingen, gesprekken en afspraken altijd goed vast.
Lees meer over een werknemer ontslaan
Tijdens de proeftijd
Komt een werknemer in de proeftijd regelmatig te laat of niet opdagen? Dan kun je de arbeidsovereenkomst opzeggen. Een enkele keer kan een misverstand zijn, maar herhaling kan een reden zijn om niet verder te gaan.
Niet opdagen door ziekte
In veel gevallen is ziekte de reden dat een werknemer niet verschijnt. Een zieke werknemer heeft recht op loondoorbetaling en moet zich houden aan de verzuimregels van het bedrijf. Meld de ziekmelding bij de arbodienst of bedrijfsarts en blijf contact houden.
Ontslag bij langdurige ziekte
Pas na twee jaar ziekte (104 weken om precies te zijn) kun je ontslag aanvragen via het UWV. Daarvoor moet je kunnen aantonen dat je voldoende re-integratie-inspanningen hebt gedaan. Bij een tijdelijk contract kun je er ook voor kiezen het contract niet te verlengen; ook tijdens ziekte, maar niet vanwege de ziekte.
Onverwachte afwezigheid? Voorkom escalatie en houd regie
Verschijnt een werknemer niet op het werk, handel dan rustig en zorgvuldig. Probeer eerst contact te leggen en de reden van de afwezigheid te achterhalen. Leg daarna alle stappen vast en volg het verzuimbeleid. Door duidelijk te communiceren en consequent te handelen voorkom je onnodige conflicten en sta je juridisch sterker als de situatie verder escaleert.
