Wat is credit management?

En de voordelen van geautomatiseerd credit management

15 juni 2021

Financiële termen als credit management, debiteurenbeheer en crediteuren kunnen soms verwarrend zijn. Deze hebben met elkaar te maken, maar hoe zit het precies?

Wat is credit management?

Credit management draait om inzicht rond het versturen, opvolgen en innen van facturen. Credit management staat bij veel ondernemers ook wel bekend als debiteurenbeheer. Maar ook incasso, kredietinformatie van klanten en het op peil houden of verbeteren van de cashflow kunnen eronder vallen.

Debiteurenbeheer onderdeel van credit management

Een belangrijke taak onder credit management is dus een goed debiteurenbeheer. Een debiteur is een klant of leverancier die een bedrag heeft openstaan bij jou. Jij bent op dat moment de crediteur. De debiteur kan bijvoorbeeld een persoon, bedrijf of overheidsinstelling zijn. 

Op het moment dat jij als ondernemer een factuur naar je klant verstuurt, hoop je natuurlijk dat de klant snel betaalt. In de praktijk blijkt dit echter niet altijd het geval. Een klant ontvangt vaak meerdere facturen van allerlei leveranciers, waardoor jouw factuur over het hoofd kan worden gezien. 

Voor goed credit management is het aan te raden je debiteuren een code te geven, zodat je deze makkelijk van elkaar kunt onderscheiden. Door een logische nummering, verklein je de kans op administratieve fouten. Uiteraard kan je dit combineren met factuurnummers. Maar er zijn meer zaken die helpen je debiteurenbeheer goed op orde te hebben.

DSO: zicht op uitstaande facturen

Days Sales Outstanding (DSO) is een veelgebruikte term in credit management. Het is de gemiddelde duur van betaling door klanten, oftewel: hoe lang duurt het voor een factuur betaald wordt? De DSO verschilt per betalingstermijn die je hanteert. 

In het meest ideale geval is de betaling eerder binnen dan de betalingstermijn die vermeld is op de factuur. Maar in de meeste gevallen is dit even lang of zelfs langer. Voor een gezonde cashflow van je bedrijf wil je natuurlijk dat de DSO zo kort mogelijk is, want des te eerder heb jij geld op je zakelijke rekening. 

Het verkorten van de DSO is bij credit management dus een belangrijke taak. Een geautomatiseerd credit management systeem kan hierbij helpen. Zo blijkt dat facturen met betaallink sneller betaald worden dan zonder betaallink.

Voordelen van een geautomatiseerd credit management systeem

Het gehele proces rondom transacties kan worden geautomatiseerd. Dit helpt ondernemers en financiële afdelingen grip te houden op openstaande facturen, vooral bij 100 facturen per maand of meer. Er zijn diverse softwarepartijen die credit management oplossingen aanbieden, waaronder enkele zogenoemde Payment Service Providers (PSP).

Wat doet deze credit management software? Onder andere:

  1. Bestanden (zoals Excel) inlezen om in één keer facturen te genereren.

  2. Debiteuren optioneel een betaallink per mail, sms versturen of in een MijnOmgeving plaatsen. 

  3. Handmatig of automatisch een “tweede kans”-e-mail versturen naar een klant als de betaling in eerste instantie niet gelukt is. Je kunt betaalherinneringen inclusief betaallink vaak naar eigen wens customizen met logo, kleur, lettertype en andere kenmerken. Je bepaalt ook zelf de betaalschema’s, waarbij je verschil kunt maken in doelgroepen.

  4. Optioneel: openstaande facturen automatisch overdragen aan een incassobureau of (interne) klantenservice inclusief de betaalgeschiedenis.

Automatisch credit management regelen

Credit management kun je intern beleggen, of uitbesteden aan kredietverzekeraars en bij de eerder genoemde Payment Service Providers, waarvan Buckaroo de bekendste op dit vlak is. PSP's bieden verschillende oplossingen voor debiteurenbeheer en het versturen van facturen. Een logische keuze als je betaalmethoden zoals iDEAL, PayPal, Bancontact en automatische incasso al extern belegt (bijvoorbeeld voor een webshop).

Verwerk je facturen in een boekhoudprogramma of facturatiesysteem? En heb je alleen hulp nodig bij het versturen van een betaallink of een betaalherinnering? PSP's integreren hun credit management oplossing vaak met andere software.