5x Succesvolle projectmanagementtools

Blijf binnen de tijd en budget

23 oktober 2017

Slechts een kwart van alle projecten wordt succesvol afgerond - we hoeven niet expliciet te benoemen dat dit wat ons betreft te weinig is. In de meeste gevallen loopt een project in de soep omdat het team zich niet aan de planning houdt of omdat het beoogde budget te krap blijkt te zijn.

Gelukkig zijn er tal van projectmanagement tools die je helpen met het centraliseren van informatie en het behouden van overzicht. Wij nemen vijf projectmanagement tools voor je onder de loep, deze tools helpen je met het organiseren van projecten. Op een goede afloop!

Basecamp

Deze online tool organiseert je interne communicatie, projecten en taken zodat je als team een centraal uitgangspunt hebt. De tool is uitgebreid en beschikt over to-do’s voor het bijhouden van taken. Een berichtenbord waar aankondigingen en updates geplaatst kunnen worden. Een chatfunctie voor directe vragen en antwoorden onderling. Een agenda voor het bijhouden van deadlines en mijlpalen. Een map voor het bewaren van documenten en last but not least een geautomatiseerd check-in- systeem om op de hoogte te blijven van de status van het team. Voor al deze mogelijkheden en opties betaal je $99,- per maand voor een onbeperkt aantal teamleden.

Gripp

Het systeem van Gripp bied meerdere functionaliteiten om projecten te optimaliseren. Met Gripp heb je een integraal overzicht van al je klanten, leads en relaties. Overal en altijd. Alle adressen, gemaakte afspraken, communicatiegeschiedenis op één plek. De CRM-module geeft jou, maar ook collega’s van betrokken afdelingen, snel inzicht in wat je maar wilt weten over je klant. Dankzij de grafische weergave werkt het zeer eenvoudig. Naast CRM ondersteund Gripp ook met sales en offertes, urenplanning, factureren, boekhouding en het opstellen van rapportages. Dus eigenlijk alles van het eerste contact tot en met de laatste factuur. Gripp laat zich heel makkelijk en naadloos integreren met je andere online tools, zoals Outlook, Gmail, Mailchimp en nog tientallen meer. Koppel dus naar hartenlust en maak je werk nóg efficiënter om je project een succes te maken. Vanaf €90 per maand blijf je binnen de tijd en budget.

Trello

Met Trello maak je zelf, of met je team, een lijst van lijstjes gevuld met kaarten. Het bedrijf noemt het zelf ‘de gratis, flexibele, en visuele weg om alles met iedereen te organiseren’. De tool vervangt naar eigen zeggen verouderde excelsheets, rondslingerende Post-its en logge kantoorsoftware. Gebruikers maken lijstjes van ideeën, to-do’s, taken in uitvoer en voltooide ideeën. De borden geven je inzicht in de taken van alle teamleden. De regel is: één taak per kaartje. Hier kun je nog checklisten, labels en vervaldata aan toevoegen. Wanneer een taak uitgevoerd is, wordt het kaartje naar de volgende lijst gesleept zodat iedereen de status van de kaart in real-time kan zien. Trello is gratis, maar in vergelijking met andere projectmanagement software ook beperkt. In de praktijk ontgroei je deze tool al wanneer je met meer dan drie mensen samenwerkt.

Wunderlist

Met Wunderlist for Business kun je projecten van het team managen. Dit houdt in dat de communicatie en to-do’s de projecten op één plek worden bijgehouden. Wunderlist for Business is de uitgebreide versie van Wunderlist, een to-do- list tool. De variant voor bedrijven is gemaakt voor samenwerking, je kunt lijstjes met elkaar delen en aangeven wie voor welke to-do verantwoordelijk is. Zo weet je altijd bij wie je moet zijn als het project vastloopt. To-do’s zijn uit te breiden met reminders, deadlines en notificaties. Je kunt je ideeën bespreken in de notities en bestanden delen. Per to-do kan het team feedback geven. Net als Teamleader is Wunderlist te gebruiken op de computer via een browser, maar ook via een app op je tablet of telefoon. Met de Mail to Wunderlist-functie en de Add to

Wunderlist-browser extensie kun je to-do’s maken van ontvangen e-mails. Wunderlist for Business kost $4,99 per gebruiker per maand.

Wrike

Met Wrike stroomlijn je je processen, zodat jij je kan focussen op dat wat belangrijk is. In vergelijking met Trello is Wrike een werk-management-systeem met uitgebreide integraties en de mogelijkheid van rapporteren. De tool geeft je in één overzicht inzicht in alle lopende projecten. Je kunt uren bijhouden en in goed overleg samenwerken dankzij de discussie-functie. Het is ook mogelijk om documenten te uploaden en in real-time aan te passen, zodat je geen verschillende versies van hetzelfde document hebt rondslingeren. Ook Wrike biedt een app. De tool kost $9,80 per gebruiker per maand.