Wanneer je goederen of diensten levert, kan het zijn dat je btw moet berekenen. Maar wanneer ben je ondernemer voor de btw en wanneer geldt een vrijstelling? De Belastingdienst hanteert hiervoor eigen criteria. In dit artikel lees je hoe de btw-plicht wordt bepaald, welke uitzonderingen er zijn en wat dit betekent voor jouw situatie.
Wanneer ben je ondernemer voor de btw?
Je bent ondernemer voor de btw als je zelfstandig deelneemt aan het economische verkeer. De Belastingdienst kijkt daarbij niet naar je rechtsvorm of winst, maar naar de aard en omvang van je activiteiten.
Zo beoordeelt de Belastingdienst btw-ondernemerschap
De Belastingdienst beoordeelt of je ondernemer bent voor de btw aan de hand van een aantal criteria:
Werk je zelfstandig en voor eigen rekening?
Je werkt voor eigen rekening en risico en bepaalt zelf hoe je werkzaamheden uitvoert. Werkzaamheden in loondienst tellen niet mee voor de btw.
Lever je goederen of diensten tegen betaling?
Je levert goederen of diensten aan anderen en ontvangt daarvoor een vergoeding. Het maakt daarbij niet uit of je winst maakt.
Hoe structureel zijn je werkzaamheden?
Voer je je activiteiten slechts incidenteel uit of alleen in besloten kring, dan ben je meestal geen ondernemer voor de btw. Bij structurele of terugkerende activiteiten is dat vaak wel het geval.
Heb je naast loondienst ook andere werkzaamheden?
Heb je naast een baan in loondienst ook andere werkzaamheden? Dan kun je voor die activiteiten afzonderlijk ondernemer voor de btw zijn en btw moeten berekenen over de vergoeding.
Exploiteer je een vermogensbestanddeel of recht?
Ook het exploiteren van bijvoorbeeld onroerend goed, auteursrechten of andere rechten kan leiden tot btw-ondernemerschap.
Rechtsvorm en btw-plicht: maakt dat verschil?
Voor de btw maakt het niet uit in welke rechtsvorm je onderneemt. Of je nu werkt als eenmanszaak, bv, vof, maatschap of stichting: doorslaggevend is wat je doet, niet hoe je organisatie juridisch is ingericht.
Als je zelfstandig goederen of diensten levert en deelneemt aan het economische verkeer, kun je ondernemer zijn voor de btw. Start je een onderneming, dan meld je je bij de Belastingdienst. Word je geregistreerd als btw-ondernemer, dan ontvang je een btw-nummer.
Ben je als ondernemer altijd btw-plichtig?
Ben je ondernemer voor de btw, dan betekent dat niet automatisch dat je ook btw moet betalen. In sommige situaties ben je wel ondernemer, maar niet btw-plichtig. Dat is bijvoorbeeld het geval bij vrijgestelde prestaties of wanneer je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR).
Wanneer ben je niet btw-plichtig?
Je hoeft geen btw te berekenen in de volgende situaties:
Je prestaties zijn vrijgesteld van btw
Voor sommige goederen en diensten geldt een btw-vrijstelling. Over deze vrijgestelde prestaties bereken je geen btw. Lever je daarnaast ook belaste prestaties, dan bereken je daarover wel btw.
Btw die deels aftrekbaar is
De btw op kosten die samenhangen met vrijgestelde prestaties kun je meestal niet aftrekken. Kosten die alleen betrekking hebben op belaste prestaties zijn volledig aftrekbaar. Heb je daarnaast algemene kosten die je gebruikt voor zowel belaste als vrijgestelde omzet (zoals kantoorhuur, energie of administratie), dan is de btw daarop meestal slechts gedeeltelijk aftrekbaar.
Voorbeeld belaste en vrijgestelde prestaties
Totale omzet: € 80.000
Belaste omzet: € 50.000
Vrijgestelde omzet: € 30.000
Btw op algemene kosten: € 2.100
Berekening aftrekbare btw
Aftrekpercentage: € 50.000 ÷ € 80.000 = 62,5%
Aftrekbare btw: 62,5% van € 2.100 = € 1.313
Niet-aftrekbare btw: € 787
Veelvoorkomende btw-vrijstellingen
zorg en medische diensten
onderwijs en kinderopvang
financiële en verzekeringsdiensten
culturele en sociaal-maatschappelijke activiteiten
Of een vrijstelling van toepassing is, hangt af van de aard van je werkzaamheden en de voorwaarden die de Belastingdienst stelt.
Je maakt gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)
Heb je een lage omzet, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling. Met de KOR bereken je geen btw en hoef je geen btw-aangifte te doen. Daar staat tegenover dat je ook geen btw kunt terugvragen over je kosten.
Je levert aan particulieren in het buitenland
Lever je goederen of diensten aan particulieren buiten Nederland, dan kan het zijn dat je geen Nederlandse btw hoeft te berekenen. Dit hangt af van de plaats van levering of dienst en van de btw-regels in het land van de afnemer.
Bij leveringen of digitale diensten aan particulieren in andere EU-landen gelden specifieke regels. Soms moet je btw afdragen in het land van de klant, bijvoorbeeld via de One Stop Shop (OSS). Buiten de EU geldt vaak dat er geen Nederlandse btw wordt berekend.
Btw-plicht en inkomstenbelasting zijn niet hetzelfde
Je kunt voor de btw ondernemer zijn, terwijl je voor de inkomstenbelasting geen ondernemer bent. De Belastingdienst hanteert voor de btw een ruimere definitie van ondernemerschap. Het is dus mogelijk dat je btw moet berekenen, ook als je voor de inkomstenbelasting als particulier wordt aangemerkt.
Btw-plicht en facturatie: waar moet je op letten?
Ben je btw-plichtig of lever je belaste prestaties? Dan moet je dit correct verwerken op je facturen. De factuur is voor de Belastingdienst het belangrijkste bewijs dat er sprake is van een btw-belaste transactie.
Wanneer moet je btw op de factuur vermelden?
Je bent verplicht btw op je factuur te vermelden als je:
belaste goederen of diensten levert
btw verlegt naar een andere ondernemer
btw verschuldigd bent in Nederland
Ook bij leveringen aan buitenlandse ondernemers of particulieren gelden specifieke factuurregels.
Wat moet er op een btw-factuur staan?
Een btw-factuur moet onder andere de volgende gegevens bevatten:
je naam en adres
je btw-nummer
de factuurdatum en een uniek factuurnummer
de datum van levering of dienst (als die afwijkt)
een omschrijving van het geleverde
het btw-tarief en het btw-bedrag
het totaalbedrag inclusief btw
Vrijgesteld van btw? Vermeld dat op de factuur
Zijn je prestaties vrijgesteld van btw, dan vermeld je geen btw-bedrag op de factuur. Je moet wel duidelijk aangeven dat er sprake is van een btw-vrijstelling, bijvoorbeeld met een verwijzing naar de vrijstelling.
Btw verlegd of geen Nederlandse btw?
In sommige situaties bereken je geen Nederlandse btw, bijvoorbeeld bij:
btw-verlegging naar een andere ondernemer
leveringen of diensten aan buitenlandse klanten
Ook dan moet je dit expliciet op de factuur vermelden, bijvoorbeeld met de tekst ‘btw verlegd’ of ‘geen Nederlandse btw van toepassing’.
Let op: fouten kunnen leiden tot naheffing
Gebruik je een onjuist btw-tarief of vermeld je btw verkeerd op de factuur, dan kan de Belastingdienst bij controle een naheffing en boete opleggen. Controleer daarom altijd welk btw-tarief en welke factuurregels van toepassing zijn op jouw situatie. Lees ook: Een factuur maken: stappenplan & voorbeeldfactuur
Btw-plicht in het kort
Of je btw moet berekenen, hangt af van je werkzaamheden en de manier waarop je deelneemt aan het economische verkeer. Ook als je ondernemer bent voor de btw, kun je te maken krijgen met vrijstellingen, de KOR of internationale btw-regels. Door hier vooraf duidelijkheid over te hebben, weet je waar je aan toe bent en voorkom je problemen bij een eventuele controle van de Belastingdienst.
