Het kiezen van een ICT-dienstverlener

Precies de beste uit de duizenden ICT-dienstverleners pikken, is een kunst op zich. Vier tips om vrij snel bij de juiste partij uit te komen.

1. Maak een shortlist

De volgende selectiecriteria kun je in elk geval toepassen:

• Is er voldoende kennis over je branche aanwezig bij de dienstverlener?

• Beschikt de dienstverlener over de benodigde papieren en certificaten?

• Beschikt de dienstverlener over voldoende specifieke praktische ervaring?

• Heeft de dienstverlener goede referenties die je kunt raadplegen? Kunt je daar vrijuit mee spreken?

• Is de dienstverlener stabiel? Bij langlopende samenwerking en bij bedrijfskritische toepassingen is deze vraag van groot belang.

• Hanteert de dienstverlener marktconforme tarieven?

• Past de dienstverlener bij de cultuur van je eigen bedrijf?

• Heb je een goed gevoel bij de dienstverlener?

Je kunt aan elk van deze vragen een eigen waarde toekennen en zo rolt er voor de verschillende leveranciers een 'rapportcijfer' uit, nog voordat je uitgebreid met ze gesproken hebt. De besten stuur je vervolgens een verzoek om informatie of om een offerte.

2. Wees duidelijk bij de aanvraag van offertes

Wees bij je verzoek om informatie of offertes zo specifiek en gedetailleerd mogelijk. Dat maakt vergelijking tussen dienstverleners beter mogelijk. Vermeld ook de termijn waarbinnen je graag het antwoord wilt hebben. En ga nooit op slechts één offerte af.

3. Check de offertes op deze punten

• Zijn ze op tijd binnengekomen?

• Zijn ze een goede reactie op je vragen?

• Zijn ze helder en volledig?

• Staat er een duidelijke afzender in die je kunt bellen voor toelichting?

• Is de informatie over prijzen en voorwaarden duidelijk? Zijn de prijzen en voorwaarden van de verschillende aanbieders onderling goed vergelijkbaar?

• Zitten er leveringsvoorwaarden bij? Wat zijn de onderlinge verschillen bij de verschillende aanbieders?

• Spreekt de toonzetting je aan?

4. Test de leverancier

Geef de dienstverlener een praktische opdracht waarmee deze zijn deskundigheid kan demonstreren. Vergelijk daarna de resultaten van verschillende kandidaten. Als het om software gaat: vraag om een bepaalde bewerking, een rapportage, kortom iets wat voor jou van belang is en kijk of de betreffende software dat aankan. Selecteer nooit op woorden alleen.