Hoe voer ik een goed beoordelingsgesprek?

Wat is een beoordelingsgesprek?

Tijdens het beoordelingsgesprek geef je een oordeel over het functioneren van je medewerker in het afgelopen jaar. Je legt uit op welke punten je medewerker is beoordeeld, wat het oordeel is en wat de eventuele consequenties zijn. Denk aan wel of geen contractverlenging, promotie, bonus of salarisverhoging.     Het beoordelingsgesprek wordt vaak aan het einde van het jaar gevoerd. Daarom wordt het ook wel het eindejaarsgesprek genoemd.  

Waarom is het beoordelingsgesprek belangrijk?

Een beoordelingsgesprek voeren heeft voordelen voor jou en je medewerker: 

• Een duidelijke beoordeling kan medewerkers motiveren om beter hun best te doen en nieuwe vaardigheden te leren.  

• Het laat zien dat je aandacht hebt voor het werk dat ze doen. Door op vaste momenten in het jaar het gesprek te voeren, werk je gericht aan een betere werkrelatie.    

• Het dwingt je om stil te staan bij het functioneren van je medewerker en te zoeken naar oplossingen die zowel je medewerker als je bedrijf vooruithelpen.  

De meeste medewerkers willen graag horen hoe ze het doen. Ze zoeken een stukje waardering, maar willen ook weten op welke punten ze zich kunnen verbeteren. Het beoordelingsgesprek - of eindejaarsgesprek - is daarvoor het aangewezen moment. 

Hoe bereid je een beoordelingsgesprek voor? 

Effectieve beoordelingsgesprekken beginnen met een goede voorbereiding: 

1. Kondig het gesprek op tijd aan. Dit geeft zowel jou als je werknemer de ruimte om zich goed voor te bereiden.  

2. Vul vooraf een beoordelingsformulier in. Of in ieder geval een concept. Zet afgesproken doelen en behaalde resultaten op een rij. Deze doelen heb je meestal eerder vastgelegd in het contract of tijdens een vorig eindejaars- of functioneringsgesprek.  

3. Evalueer of de doelen zijn gehaald, en waarom. Houd rekening met de context. Misschien liep een project vast of was er geen tijd of budget voor een opleiding.  

4. Geef aan welke zaken het zwaarst wegen. Wat is nu echt belangrijk voor het functioneren binnen jouw organisatie?  

5. Maak de beoordeling concreet. Geef per doel aan of het gehaald is en hoe: onvoldoende, matig, voldoende, goed of uitstekend?  

6. Wat doe je als je vooraf geen persoonlijke doelen hebt vastgesteld? Kijk dan in hoeverre je medewerker aan de functie-eisen; zowel in kwaliteit als in kwantiteit. Gebruik hierbij het functieprofiel.  

7. Kijk vooruit. Waar en hoe kan je medewerker zich verder ontwikkelen? Wat zijn doelen voor de komende periode? Doe een voorzet, vraag naar de visie van de medewerker en stel uiteindelijk samen nieuwe ontwikkeldoelen op.  

Hoe voer je een beoordelingsgesprek? 

Voor jou als ondernemer is het beoordelingsgesprek het moment om bij te sturen en te motiveren. Je meest waardevolle krachten kun je complimenten geven en medewerkers die onder de maat blijven, stuur je bij. Hoe doe je dat?

1. Creëer een prettige sfeer. Veel medewerkers zien het beoordelingsgesprek als een spannend moment. Zorg daarom voor rust, neemt de tijd en kies een rustige plek. Breek het ijs met een luchtig onderwerp, maar houd het gesprek professioneel.  

2. Let op de opstelling Ga niet recht tegenover elkaar zitten, maar bijvoorbeeld in een hoekopstelling. Dat voelt minder formeel en nodigt uit tot gesprek.     

3. Bespreek of de doelen gehaald zijn, en hoe. Gebruik eerdere verslagen van plannings- en functioneringsgesprekken als basis.  

4. Ga in op mindere prestaties (als die er zijn). Benoem eventuele verbeterpunten op een opbouwende manier. Welke mogelijkheden zie je om de prestaties te verbeteren? 

5. Vergeet de positieve punten niet. Benoem ook wat goed of uitstekend gaat. Dat motiveert en vergroot de betrokkenheid bij je bedrijf. 

6. Betrek (waar mogelijk) de mening van anderen. Denk aan klanten of collega’s (zogenaamde 'informanten'). Zo kom je tot een vollediger en eerlijker oordeel.   

7. Een negatieve beoordeling mag nooit zomaar uit de lucht vallen. Verbeterpunten bespreek je al eerder in het jaar; wacht niet met het geven van feedback tot het formele gesprek.  

8. Luister ook naar de feedback van je medewerker. Ook al is het beoordelingsgesprek vooral eenrichtingsverkeer, feedback van je medewerker kan waardevol zijn voor jouw rol als leidinggevende of werkgever. Misschien kun je dit zelfs meenemen om bepaalde processen te optimaliseren.

Let op: kom niet onaangekondigd met een zware of negatieve verrassing. Als je ontevreden bent over het functioneren van een medewerker, hoor je dat eerder in het jaar te bespreken, zodat er ruimte is voor verbetering. Bij disfunctioneren wordt van je verwacht dat een medewerker de kans krijgt om zich te verbeteren; vaak in de vorm van een verbetertraject. 

Beoordelingsgesprekken kunnen spannend zijn

Voor sommige medewerkers is het beoordelingsgesprek een spannend moment. Het gesprek kan namelijk prettige of minder prettige gevolgen hebben. Iemand met een contract voor bepaalde tijd hoort tijdens het gesprek of het dienstverband wordt voortgezet of afloopt. Vaste medewerkers hopen misschien op salarisverhoging of andere vormen van erkenning.  

Hoe training kan helpen bij lastige beoordelingsgesprekken 

Ook voor jou als werkgever of manager kunnen beoordelingsgesprekken lastig zijn. Bijvoorbeeld wanneer prestaties achterblijven, verwachtingen niet duidelijk zijn geweest, of wanneer emoties aan tafel oplopen. Dan helpen goede gesprekstechnieken enorm: hoe benoem je verbeterpunten zonder dat dit aanvallend overkomt? Hoe houd je het gesprek gestructureerd en zorg je voor duidelijkheid en respect?     Er bestaan diverse trainingen om beter te worden in beoordelings- en functioneringsgesprekken. Bij onze kennispartner IMK Opleidingen kun je bijvoorbeeld leren hoe je gestructureerde en effectieve gesprekken voert.  

Tip: Heeft iemand goed gepresteerd? Je kunt in plaats van een salarisverhoging ook kiezen voor een bonus of prestatiebeloning. Dit kan financiële voordelen hebben. Bekijk dan de actuele regels in verband met belasting over bonus berekenen.  

Wat is het verschil tussen een functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek?  

Een beoordelingsgesprek is iets anders dan een functioneringsgesprek. In een functioneringsgesprek gaat het vooral om een open dialoog waarin medewerker en leidinggevende samen bespreken hoe het gaat, wat er beter kan en welke ondersteuning of ontwikkeling nodig is. Het is een tweezijdig gesprek, gericht op vooruitkijken en verbeteren.  

Functioneringsgesprekken leggen de basis voor het beoordelingsgesprek 

Het functioneringsgesprek vormt daarmee ook het fundament voor een eerlijk en goed onderbouwd oordeel tijdens het latere beoordelingsgesprek. Als prestaties achterblijven, hoort dat tijdens functioneringsgesprekken al benoemd te worden. Zo weet een medewerker waar aan gewerkt moet worden en geef je een kans op verbetering. Daarmee voorkom je dat een ‘slecht’ nieuws tijdens een beoordelingsgesprek uit de lucht komt vallen.    Het beoordelingsgesprek is formeler. Daarin kijk je als leidinggevende terug op de resultaten van het afgelopen jaar en geef je een officieel oordeel over het functioneren. Je medewerker mag reageren en feedback geven, maar het gesprek draait vooral om het vaststellen van prestaties en het bespreken van eventuele consequenties, zoals contractverlenging, salarisverhoging of een ontwikkelafspraak. 

Wat zijn de valkuilen tijdens een beoordelingsgesprek? 

Natuurlijk gaat het ook weleens mis. Zorg dat het beoordelingsgesprek geen veroordelingsgesprek wordt. Voorkom in ieder geval deze veelvoorkomende valkuilen:

• Het recentheidseffect: recente gebeurtenissen hebben soms een te grote invloed op de beoordeling. Denk niet alleen aan wat er vorige week is gebeurd. Het helpt als je tijdens het jaar aantekeningen maakt over iemands functioneren. Dan kun je beter een oordeel geven over het hele jaar.  

• Het 10%-90% effect: 90% van de gesprekstijd gaat over 10% van de taken waarin je werknemer slecht functioneert. Besteed dus ook genoeg aandacht aan de positieve aspecten. Dat stimuleert en laat zien dat je een eerlijk oordeel geeft.  

• Het halo- en horn-effect: Een sterk punt dat je benoemt wat betreft het functioneren van je medewerker kan ervoor zorgen dat minder sterke punten onderbelicht blijven. Dit staat bekend als het halo-effect. Of juist andersom: het horn-effect. In dat geval overheerst juist een negatief punt dat je benoemt tijdens het beoordelingsgesprek. Zorg daarom voor een juiste balans. Iedereen wordt gekleurd door voorkeuren, vooroordelen, sympathieën en antipathieën. Het scheelt als je je daarvan bewust bent. 

Het verslag van een beoordelingsgesprek: zo bewaar je het goed 

Een beoordelingsgesprek met je medewerker eindigt niet bij het gesprek zelf. Het is belangrijk om het oordeel en de gemaakte afspraken goed vastlegt. Dat doe je met een beoordelingsformulier of gespreksverslag. Hierin noteer je op welke punten iemand is beoordeeld, wat het oordeel is en welke afspraken of gevolgen daarbij horen. Denk aan: 3% loonsverhoging wegens goed presteren.     Laat je medewerker het formulier of gespreksverslag ondertekenen: als akkoord of als ‘voor gezien’. Bewaar het document vervolgens  in het personeelsdossier. Dit is belangrijk voor latere gesprekken en een eventueel ontslagdossier bij disfunctioneren. Bewaar de gespreksverslagen dus goed. Er bestaat geen wettelijke bewaartermijn voor beoordelingsformulieren. Hanteer dus een redelijke termijn van bijvoorbeeld 5 jaar als iemand in dienst is en maximaal 2 jaar na uitdiensttreding.  

Tip: Lees meer over het personeelsdossier en de AVG. 

Traditionele HR-cyclus: drie jaargesprekken 

Naast het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek is er ook nog een planningsgesprek. Deze drie jaargesprekken vormen samen de traditionele HR-gesprekscyclus. 

Planningsgesprek: 

• Wanneer: begin van het jaar.  

• Doel: verwachtingen en doelen bepalen voor het nieuwe jaar.  

• Vorm: tweerichtingsverkeer. 

Functioneringsgesprek: 

• Wanneer: halverwege het jaar. 

• Doel: het functioneren van je medewerker bespreken, bijsturen en verbeteren.

• Vorm: tweerichtingsverkeer. 

Beoordelingsgesprek: 

• Wanneer: einde van het jaar, daarom ook wel eindejaarsgesprek. 

• Doel: beoordeling bekendmaken.  

• Vorm: eenrichtingsverkeer, met ruimte voor reactie van je medewerker.

Sommige organisaties kiezen ervoor om het beoordelingsgesprek te combineren met het planningsgesprek. Je blikt dan rondom de jaarwisseling terug op het afgelopen jaar en maakt gelijk afspraken voor het nieuwe jaar. Zorg wel dat je genoeg tijd neemt voor beide onderdelen.  

Moderne HR-cyclus: doorlopend in gesprek 

Steeds meer organisaties stappen af van de bovenstaande HR-cyclus en kiezen voor een modernere aanpak. Meerdere onderzoeken wijzen namelijk uit dat medewerkers en managers niet meer tevreden zijn met de resultaten. 

In een moderne HR-cyclus is meer aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en feedback van medewerkers. De drie traditionele gesprekken (het plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek) voeg je samen en voer je niet één keer, maar vier keer per jaar. In die gesprekken gaat het niet alleen over doelen en prestaties, maar ook over ontwikkeling, nieuwe projecten en ambities van de medewerker. Daarnaast zijn manager en werknemer continu in dialoog met regelmatige een-op-eengesprekken.

Mogelijk gemaakt door onze kennispartner:

Laat jouw organisatie en medewerkers groeien met praktische trainingen en opleidingen. Lees meer artikelen over het bouwen van een team dat klaar is voor de toekomst op deze pagina

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.