Checklist voor het inzetten van een stagiair

In acht stappen naar een succesvolle stage

06 januari 2016

Het inpassen van een student of leerling in je bedrijf is niet een kwestie van een kort telefoontje. Zorg dat de stagiair(e) een toegevoegde waarde is voor je bedrijf. Hoe doe je dat? Een stappenplan.

Stageovereenkomst

1. Je behoefte in kaart brengen

Stel een duidelijk profiel op voordat je het gesprek aangaat met de onderwijsinstelling. Inventariseer aan welke functie-eisen de stagiair moet voldoen (kennis en vaardigheden). Zijn er nog specifieke eisen voor het bedrijf (bijv. kennis over veiligheid)? Hoeveel uren moet de aankomend stagiair/leerling inzetbaar zijn minimaal/maximaal? Wat voor begeleiding kun je bieden? Wat verwacht de school: zijn er nog specifieke voorwaarden? Past het aanbod/niveau van de stages binnen wat het bedrijf kan en wil bieden? In welk leerjaar valt de stage, welke vakken zijn dan gevolgd? Welke eisen stelt de opleiding aan duur en omvang om de leerervaring als voldoende te beoordelen? Bied jij een stagevergoeding aan? Dit is niet verplicht, maar wel gebruikelijk. In sommige cao’s zijn hier afspraken over gemaakt.

2. Ken de kandidaat

De school komt met een kandidaat. Past hij of zij binnen het profiel? Welke begeleiding heeft hij of zij nodig? Kan je bedrijf dat bieden? Een

kennismakingsgesprek met de potentiële stagiair/leerling (sollicitatie) helpt om te bepalen of iemand binnen de onderneming past. Is de wil bij de kandidaat aanwezig om het beste uit zich zelf te halen? Ook een rondleiding of eventueel een dag meelopen, dragen hieraan bij. Je kunt

hieruit opmaken hoe een stagiair zich binnen je bedrijf beweegt.

3. Ken de school

In welk lesprogramma valt de stage en aan welke eisen en voorwaarden moet deze voldoen als onderdeel van een erkende opleiding? Dit verschilt

per opleiding. Regel een kennismakings- en evaluatiegesprek met de mentor/ begeleider. Leg samen een serieuze beoordeling vast.

4. Fiscale regelingen en subsidies

Welke fiscale voordelen of andere subsidieregelingen zijn van toepassing? Tot 2019 stelt het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) jaarlijks 205 miljoen euro subsidie beschikbaar. Dit bedrag wordt verdeeld over de onderwijscategorieën vmbo, mbo, HBO en promovendi/toio's. Het beschikbare subsidiebudget wordt evenredig verdeeld onder de ingediende aanvragen, met een maximum van 2.700 euro per stagiair. 

5. Erkend leerbedrijf

Om MBO-stageplekken te kunnen bieden moet je een erkend leerbedrijf worden.

Bent je dat nog niet? Neem de nodige stappen om erkenning te krijgen. Bedrijven kunnen zich als leerbedrijf aanmelden via www.stagemarkt.nl.

Er zal dan contact op worden genomen met een kenniscentra zodat je al binnen twee weken een erkend leerbedrijf kunt zijn.

6. Een duidelijk contract

Leg alle afspraken tussen alle betrokken partijen vast in een overzichtelijke stage/leerwerkovereenkomst. Daarin staan afspraken betreffende het soort stage of werkplek, stagevergoeding (voor stages zijn er richtlijnen voor vergoedingen van MBO- en HBO studenten) reis- en onkostenvergoedingen, aansprakelijkheid voor letsel en schade, begin en einde van de stage of leerbaan, begeleiding vanuit de school c.q. de werkgever (wie, hoevaak, welke (vaste) momenten), redenen om contract te wijzigen/op te zeggen, enz. Dit voorkomt onduidelijkheden en misverstanden. Bespreek ook de wijze van verslaglegging van de vorderingen van de stagiair/leerling.

7. Vast contactpersoon

Spreek af wie de contactpersoon is (accountmanager) vanuit de onderwijsinstelling en diens takenpakket: begeleiding, coördinatie met andere partijen, administratieve afhandeling, enz. Belangrijk is dat je als werkgever zoveel mogelijk wordt ontzorgd en geen romslomp hebt. Stel een contactpersoon aan binnen het bedrijf en maak afspraken wie, wanneer en hoe communiceert en rapporteert.

8. Bereid alle betrokkenen voor

Wie is de interne stage- of werkbegeleider (coach)? Bespreek samen diens taken en verantwoordelijkheden en het takenpakket van de aanstaand stagiair/leerling. Ook de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd hoort hierbij. Zorg dat de (loon-)administratie op orde is en vraag (tijdig) de relevante vergoedingen aan. Zijn (betrokken) medewerkers (op de afdeling) ingelicht over de komst van de nieuwe collega? Denk ook aan het op orde maken van de werkplek (pc, telefoon, werkbank, enz.).

Bron: MKB-Nederland