Een incasso is een manier om een betaling te innen van een klant of afnemer. Ook als je geld moet vorderen van bijvoorbeeld een klant die niet wil betalen, wordt het woord incasso vaak gebruikt.
Wat is een incasso?
Met een incasso geeft iemand je toestemming om een bedrag van zijn of haar bankrekening af te halen. Het is een machtiging. Door een incasso hoeft je klant de factuur niet handmatig te voldoen, maar gaat dit automatisch. Je klant heeft geen omkijken meer naar de betaling en jij hebt het geld snel op je rekening.
Soorten incasso's
Er zijn verschillende soorten incasso’s. Een uitleg per type:
Eenmalige incasso
De eenmalige incasso wordt veel gebruikt om het geld voor een geleverd product of een geleverde dienst van de rekening van de klant af te schrijven. Je klant moet hier toestemming voor geven. Die toestemming geldt alleen voor die specifieke betaling.
Automatische incasso
Deze soort incasso wordt veel gebruikt om regelmatige incasso’s te innen. Denk aan een abonnement dat je maandelijks factureert of een dienst die je elk kwartaal in rekening brengt. Een automatische incasso zorgt voor een soepele betaling. Als je daarnaast ook gebruik maakt van ubl-facturen, dan komen de facturen ook snel en op de juiste manier in het boekhoudsysteem van jou en je klant terecht.
Aangekondigde incasso
Een automatische incasso geeft het recht om automatisch geld van de betaalrekening af te halen. Ingeplande incasso’s kunnen mensen zien in hun bankomgeving (bankapp). Daar worden de incasso’s aangekondigd. Zo kun je makkelijk zien welke betalingen er in de toekomst gedaan worden. Als de ontvanger het niet eens is met de aangekondigde ingeplande incasso, dan kan die de betaling storneren.
SEPA incasso
Bijna alle banken werken met de Single Euro Payments Area (SEPA) incasso. Hierdoor kunnen we binnen de Europese Unie incasso’s betalen en innen. Met een SEPA-incasso kun je met een IBAN-rekeningnummer ook incasseren in andere Europese landen en inkomende incasso’s verwerken. Je kunt ook buitenlandse partijen, zoals leveranciers, toestemming geven voor een incasso van jouw rekening.
Zakelijke incasso niet betaald?
Heb je een incasso lopen bij een zakelijke klant? Dan ben je niet verplicht om een herinnering te sturen als je factuur niet wordt betaald. Toch doen de meeste ondernemers dit wel.
De betalingstermijn voor bedrijven is wettelijk vastgelegd. Hiermee kun je bepalen vanaf wanneer je een betalingsherinnering kunt sturen. Wordt je factuur na herinnering nog niet betaald, dan kun je vervolgstappen ondernemen.
Particuliere incasso niet betaald?
Heb je goederen of diensten geleverd aan een particuliere klant die niet betaalt? Dan ben je verplicht om een herinnering te sturen. Daarin zet je zelf een redelijke termijn waarbinnen de factuur alsnog betaald moet zijn. Betaalt je klant na twee herinneringen niet? Dan is hij officieel in verzuim.
Je verstuurt dan nog één herinnering - een aanmaning - met een termijn van 14 dagen om te betalen. Die termijn gaat in op de dag dat je klant de aanmaning ontvangt. Ook zet je hierin de incassokosten die je in rekening gaat brengen als je klant niet binnen deze 14 dagen betaalt.
Vorderen van een incasso of een incasso innen
Het woord incasso wordt ook gebruikt als je geld moet vorderen van iemand die een rekening weigert te betalen. Je kunt daarvoor een incassobureau inschakelen, maar je kunt ook zelf achter een incasso aangaan. Als ondernemer mag je incassokosten rekenen als iemand je niet op tijd heeft betaald.
Wanneer zet je een incassobureau in?
Wanneer een klant niet betaalt, ook niet na het versturen van herinneringen of een ingebrekestelling, dan kun je een incassobureau inschakelen. Zij worden de schuldeiser en gaan namens jou achter de openstaande factuur aan. De extra kosten die je voor een incassobureau moet maken, worden verhaald op de debiteur.
