Document management in vijf stappen

Je documentstromen op orde: zo doe je dat

12 juni 2017 4 minuten

Waar moet je beginnen om document management tot een succes te maken? En: wat heb je precies nodig aan hardware, software en infrastructuur om dit mogelijk te maken? We helpen je concreet op weg met dit vijfstappenplan.

1. Breng je huidige documentstromen in kaart

Denk aan alle in- en uitgaande post en e-mails (met bijlagen) binnen je organisatie. Denk ook aan alle fysieke en digitale bestanden die jij en je werknemers zelf aanmaken en alle gegevens die via systemen binnenkomen (zoals klantgegevens). Zet alle verschillende datatypes onder elkaar en zet erachter waar deze binnenkomen, in welke vorm (digitaal / fysiek), hoe vaak (aantal) en welke route het bestand aflegt binnen je organisatie (verwerking, gebruik en opslag). 

2. Bepaal je doelen en strategie

Wat moet sneller en wat moet beter? Bedenk welke processen voor verbetering vatbaar zijn. Formuleer concrete doelen, zoals: facturen moeten altijd en overal beschikbaar zijn. Of: klantgegevens moeten makkelijk vindbaar zijn. Stippel vervolgens een route uit om je doelen voor elkaar elkaar te krijgen.

Dus:

  • Binnen hoeveel tijd wil ik dit voor elkaar hebben?

  • Welke stappen zijn daarvoor nodig?

  • Is dit mogelijk binnen mijn organisatie?

  • Hoeveel gaat me dat kosten?

  • Hoeveel gaat me dat (ongeveer) opleveren? (tijd, geld)

Vraag bij het in kaart brengen en het bepalen van je doelen en strategie de hulp van een IT-specialist. Als je binnen je organisatie niemand hebt die je kan helpen, schakel dan een externe adviseur in die van wanten weet op het gebied van document management.

3. Cloud of niet?

De wereld van document management systemen wordt steeds diverser. Er zijn verschillende vormen. Een belangrijke afweging die je moet maken bij je keuze, is: ga je voor een oplossing vanuit een eigen server of kies je voor een oplossing vanuit de cloud (online gefaciliteerd)? Opslaan en werken vanaf je eigen server is vaak duurder dan een cloud-oplossing, maar met een eigen server heb je wel een systeem dat goed aansluit op jouw bedrijfsprocessen. Het grootste voordeel van een cloud-oplossing is de prijs, maar deze moet wel passen bij de door jou gewenste processen. Het is goed om online een zoektocht te starten om te zien wat de opties zijn en welke pakketten mogelijk bij je passen. Ga in gesprek met de aanbieders die je aanspreken en kijk samen wat zij voor jouw bedrijf kunnen betekenen. Wees kritisch en vraag hoe ze je precies gaan helpen. Vraag ook aan collega-ondernemers voor welke oplossing zij hebben gekozen en waarom.

4. Systemen en processen op elkaar afstemmen

Van je boekhoudprogramma schakel je via internetbankieren naar je loonadministratie en nog even naar je harde schijf op zoek naar die ene factuur die je gisteren vanuit je mail ergens hebt opgeslagen. Hoe makkelijk zou het zijn om alles in één toepassing bij elkaar te hebben? Document management kun je koppelen aan je primaire systemen, bijvoorbeeld een financieel systeem voor facturering of boekhouding. Je kunt je document managent systeem als het ware over die systemen heen leggen, de interfaces op elkaar aansluiten. Bij de meeste systemen kun je dit vrij eenvoudig doen. Vraag van tevoren aan de aanbieder van het document management systeem of dit mogelijk is met de programma’s die jij gebruikt en hoe dit makkelijk te integreren is.

5. Kies een betrouwbare partner

Bij het kiezen van een document management oplossing is het heel belangrijk om te kiezen voor een betrouwbare partner, die je kan helpen bij het omzetten van je huidige documentstromen naar het document management systeem (migreren). Maar automatiseren op zich is nog geen optimaliseren. Vaak kan het een stuk slimmer. Een IT-partner of kantoorautomatiseerder die klaar staat om mee te sparren kan je veel opleveren. Als je voor een bepaalde partner kiest is het zaak goede afspraken te maken en deze vast te leggen. Denk aan een migratiedocument, Service Level Agreement (SLA) en Exitstrategie.

Wat is document management precies?

Document management gaat om het inrichten van je informatiebehoefte op een efficiënte manier. Het is kort gezegd: het geautomatiseerd beheren van je documentstromen.

Document management vergt een systeem, ook wel document management systeem (DMS) genoemd. Maar document management is meer dan een stukje hardware en software. Het draait vooral om een goed beleid. Je moet tenslotte deze nieuwe manier van werken mogelijk maken binnen je organisatie en ervoor zorgen dat het effectief wordt ingezet door alle gebruikers. Als je dat voor elkaar hebt kan document management van grote toegevoegde waarde zijn voor je bedrijf.

Vier onderdelen van document management

Er zijn verschillende onderdelen van document management. Voor elk van deze onderdelen heb je specifieke software. Gelukkig zijn er ook totaalpakketten. Maar misschien heb jij die helemaal niet nodig. Welke onderdelen passen het best bij jouw organisatie?

  1. ScannenDocument management begint vaak met de behoefte om documenten te digitaliseren, waarbij je start met inscannen en de identificatie van het document. Die identificatie kan zich beperken tot het bepalen van het documenttype. Er zijn systemen die automatisch een titel en een aantal zoekwoorden (metadata en tags) kunnen toevoegen of zelfs de volledige data/tekst kunnen trekken uit het document. 

  2. Documenten delenJe hebt ook softwarepakketten die vooral zijn ingericht om documenten voor het hele bedrijf beschikbaar te maken. Ook wel documentdelers genoemd. Zo kun je tegelijkertijd in een document samenwerken. Denk aan Office 365 of Google Drive

  3. WerkstromenJe hebt een ruim aanbod aan software dat puur is gericht op de inrichting van werkstromen (workflows) waarbij documenten belangrijk zijn. Dus de route automatiseren die een bepaald document moet afleggen binnen je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan het proces van factuuraccordering of de verspreiding van digitale post (mail). 

  4. Opslaan en archiverenSoftware die er specifiek op gericht is om documenten veilig en slim te archiveren. Deze pakketten zorgen ervoor dat de integriteit van het document nooit in het gedrang komt. Veiligheid en opslag op documentniveau dus.

Combinatie of alles-in-één

Er zijn ook een aantal pakketten die meerdere of alle bovengenoemde aspecten aan bod laten komen. Als er in de IT-wereld over een document management systeem (DMS) gesproken wordt, gaat het vaak om zo’n totaaloplossing. Welke vorm van document management past bij jou?

Lees meer over document management in ons gratis whitepaper.

Auteur

Raphael Klees