Wat is document management?

Geautomatiseerd documentbeheer en taken

12 juni 2017

Nooit meer eindeloos zoeken in die grote archiefkast in de kelder of op je harde schijf naar dat ene dossier. Met document management heb je digitale gegevens binnen no-time op de juiste plaats in je organisatie. Onderdelen van document management zijn geschikt voor iedere onderneming.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Wat is document management precies?

Document management gaat om het inrichten van je informatiebehoefte op een efficiënte manier. Het is kort gezegd: het geautomatiseerd beheren van je documentstromen.

Document management vergt een systeem, ook wel document management systeem (DMS) genoemd. Maar document management is meer dan een stukje hardware en software. Het draait vooral om een goed beleid. Je moet tenslotte deze nieuwe manier van werken mogelijk maken binnen je organisatie en ervoor zorgen dat het effectief wordt ingezet door alle gebruikers. Als je dat voor elkaar hebt kan document management van grote toegevoegde waarde zijn voor je bedrijf.

Vier onderdelen van document management

Er zijn verschillende onderdelen van document management. Voor elk van deze onderdelen heb je specifieke software. Gelukkig zijn er ook totaalpakketten. Maar misschien heb jij die helemaal niet nodig. Welke onderdelen passen het best bij jouw organisatie?

  1. ScannenDocument management begint vaak met de behoefte om documenten te digitaliseren, waarbij je start met inscannen en de identificatie van het document. Die identificatie kan zich beperken tot het bepalen van het documenttype. Er zijn systemen die automatisch een titel en een aantal zoekwoorden (metadata en tags) kunnen toevoegen of zelfs de volledige data/tekst kunnen trekken uit het document. 

  2. Documenten delenJe hebt ook softwarepakketten die vooral zijn ingericht om documenten voor het hele bedrijf beschikbaar te maken. Ook wel documentdelers genoemd. Zo kun je tegelijkertijd in een document samenwerken. Denk aan Office 365 of Google Drive

  3. WerkstromenJe hebt een ruim aanbod aan software dat puur is gericht op de inrichting van werkstromen (workflows) waarbij documenten belangrijk zijn. Dus de route automatiseren die een bepaald document moet afleggen binnen je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan het proces van factuuraccordering of de verspreiding van digitale post (mail). 

  4. Opslaan en archiverenSoftware die er specifiek op gericht is om documenten veilig en slim te archiveren. Deze pakketten zorgen ervoor dat de integriteit van het document nooit in het gedrang komt. Veiligheid en opslag op documentniveau dus.

Combinatie of alles-in-één

Er zijn ook een aantal pakketten die meerdere of alle bovengenoemde aspecten aan bod laten komen. Als er in de IT-wereld over een document management systeem (DMS) gesproken wordt, gaat het vaak om zo’n totaaloplossing. Welke vorm van document management past bij jou?

Lees meer over document management in ons gratis whitepaper.

Auteur

Raphael Klees