Hoe regel ik vaste kostenvergoeding?

Wil je kosten van personeel vergoeden, dan kun je dat doen door voor een vaste kostenvergoeding te kiezen.

Een groot voordeel van een vaste kostenregeling is dat je hiermee de administratieve lasten lager houdt, zowel voor jou als voor je werknemers. Een nadeel is dat wanneer je werknemers de spelregels niet goed naleven, een belastingcontrole (soms na enkele jaren pas) voor onaangename verrassingen kan zorgen.

Voor wie geldt de vaste kostenvergoeding?

Je mag een vaste kostenvergoeding per werknemer of per homogene groep medewerkers vaststellen. Een homogene groep is een groep werknemers die vanuit kostenoogpunt in dezelfde omstandigheden verkeert. Je kunt bijvoorbeeld je buitendienstmedewerkers in vergelijking met de binnendienstmedewerkers een hogere vergoeding geven voor maaltijden onderweg. Daarbij mag je per homogene groep uitgaan van de gemiddeld gemaakte kosten.

Welke kosten mag ik vergoeden via een vaste kostenvergoeding?

Welke kosten je via een vaste kostenvergoeding mag vergoeden, hangt af van de functie en het daarbij behorende kostenpatroon van de bewuste werknemer of de homogene groep. Kostenposten die je op kan nemen zijn (onder voorwaarden):

• telefoon- en internetkosten,

• kosten voor externe representatie/geschenken,

• kosten voor kantoorbenodigdheden (kleine kantoorartikelen),

• lunch-/dinerkosten, of

• kosten verbonden aan het gebruik van de lease-auto (onder andere parkeerkosten en kosten voor het wassen van de auto)

LET OP Neem je een kostenpost op in je vaste kostenvergoeding, dan mag je die kostenpost niet daarnaast ook nog op declaratiebasis aan de weknemer vergoeden.

Waarvoor kan ik geen vaste kostenvergoeding opstellen?

De volgende kosten kun je alleen vergoeden op declaratiebasis:

• kosten die incidenteel zijn of die qua omvang erg verschillen. Denk aan een vergoeding voor persoonlijke schade die is ontstaan bij een werkgerelateerde activiteit. Jaarlijks terugkerende kosten (bijvoorbeeld voor vakliteratuur) zijn géén incidentele kosten; 

• niet-regelmatig (niet-jaarlijks) terugkerende kosten.

LET OP Voor de vergoeding van reiskosten geldt een speciale regeling. Ook die vergoeding kan geen deel uitmaken van de vaste kostenvergoeding.

Wat als mijn werknemer - die een vaste kostenvergoeding krijgt - ziek is?

Bij langdurige afwezigheid, bijvoorbeeld door ziekte, moet je de vaste kostenvergoeding opschorten of verlagen. Je mag de volledige vaste vergoeding bij afwezigheid doorbetalen in de lopende en de daaropvolgende maand. Bij een verlaging moet je per situatie beoordelen wat de doorlopende kosten zijn en welke kosten vervallen door de afwezigheid van je werknemer.

Hoe specificeer ik de kostenvergoeding?

Als je met een vaste kostenvergoeding werkt, moet je vooraf schriftelijk specificeren om wat voor een kosten het gaat en wat de verwachte omvang is. Het komt regelmatig voor dat ondernemers achteraf worden teruggefloten, omdat ze een vaste vergoeding aan hun werknemers hebben verstrekt zonder deze vereiste specificatie. Wil je die problemen voorkomen, stem de vaste vergoedingen dan in ieder geval af met de Belastingdienst.

Hoe houd ik een steekproef?

Houd eens een steekproef vooraf. Je kunt bijvoorbeeld voor een periode van een half jaar de uitgaven van je werknemers matchen met de vergoeding die je in gedachten hebt. Klopt het? Dan weet je welke kostenvergoeding je moet vaststellen.

LET OP Veel CAO's bevatten bepalingen over vaste kostenvergoedingen. Deze CAO is dan je specificatie. Maar ook voor vergoedingen volgens de CAO geldt dat je ze door een steekproef moet toetsen aan de werkelijkheid.

De Belastingdienst kan je ook (van tijd tot tijd) vragen een steekproef te houden. Je bent verplicht om aan zo’n steekproef mee te werken. Daarmee voorkom je een boete. Als je namelijk een vaste kostenvergoeding niet goed vastlegt, dan loop je kans om na een looncontrole geconfronteerd te worden met een naheffing.

Lees ook: Over welke vergoedingen voor werknemers hoef ik geen belasting te betalen?