Dit moet je regelen voor een nieuwe werknemer

Checklist medewerker in dienst nemen

14 september 2020 6 minuten

Als je een nieuwe medewerker in dienst neemt, is er een hoop te regelen. Wat allemaal? Dat vind je in deze handige checklist.

Punt 1: identiteit van de werknemer

Volgens de wet ben je verplicht om vóór de eerste werkdag de identiteit van je werknemer vast te stellen. Dat doe je via deze vijf stappen:

  1. je vraagt de werknemer een origineel en geldig identiteitsbewijs te laten zien;

  2. als de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, ga je na of – en onder welke voorwaarden – je de werknemer in Nederland mag laten werken;

  3. je controleert of het identiteitsbewijs echt is. Hoe je dat doet, lees je op de website rijksoverheid.nl;

  4. je controleert of het identiteitsbewijs hoort bij de werknemer die het aanbiedt;

  5. je maakt een kopie van het identiteitsbewijs en bewaart die in je loonadministratie.

Je moet je werknemer er ook op wijzen dat hij tijdens het werk zijn identiteitsbewijs bij zich hoort te dragen. De overheid moet namelijk kunnen controleren of een bedrijf illegaal of zwartbetaald personeel aan het werk zet. Werknemers die bij zo’n controle niet te identificeren zijn, worden meegenomen naar het politiebureau.

Punt 2: Belastingdienst

Zodra je voor het eerst personeel in dienst neemt, moet je je bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever. Dat doe je met het formulier ‘Melding loonheffingen aanmelding werkgever’. Vervolgens krijg je van de Belastingdienst:

  • een loonheffingsnummer, dat je nodig hebt om aangifte van loonheffingen (en als vanzelf ook premies voor werknemersverzekeringen) te doen;

  • een aangiftebrief, waarin staat wannéér je die aangifte moet doen;

  • een brief over de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk). Dat is een premie die iedere werkgever aan het UWV afdraagt voor de Wet Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten en de Ziektewet. Je kunt de premie verlagen door zelf de uitkeringen en de kosten van re-integratie op je te nemen of door je ertegen te verzekeren.

De volgende medewerkers die je aanneemt, hoef je niet apart aan te melden (behalve als de Belastingdienst je dat specifiek opdraagt). Je neemt hen op in de volgende aangifte.

Punt 3: loonadministratie

Als werkgever ben je verplicht een loonadministratie bij te houden. Daar is speciale software voor. Je kunt het werk natuurlijk ook uitbesteden.

Punt 4: Verklaring omtrent gedrag

Soms wil je zeker weten of de persoon die je aanneemt te vertrouwen is. Bijvoorbeeld als hij moet omgaan met veel geld, gevoelige informatie of kostbaarheden. Je kunt dan een Verklaring omtrent gedrag aanvragen bij ‘screeningsautoriteit’ Justis, van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Voor sommige beroepen, zoals onderwijzer, gastouder en taxichauffeur, is zo’n bewijs van goed gedrag verplicht.

Punt 5: informatie voor de werknemer

Je moet de werknemer binnen een maand na indiensttreding informeren over de volgende zaken:

  • naam en woonplaats van werkgever en werknemer

  • de plaats(en) van arbeid

  • de functie van de werknemer of de aard van het werk

  • arbeidsduur per dag of per week

  • de hoogte van het salaris en de uitbetalingstermijnen

  • tijdstip van indiensttreding

  • duur van het contract (als dat voor bepaalde tijd is)

  • (eventueel) lengte van de proeftijd

  • vakantieaanspraak

  • opzegtermijn

  • (eventueel) (aanvullend) pensioen

  • (eventueel) concurrentiebeding of relatiebeding

  • toepasbaarheid van de cao

Deze gegevens mag je ook opnemen in de arbeidsovereenkomst. Zorg voor een contract dat juridisch is getoetst, dat voorkomt problemen.

Punt 6: verzekeringen

Breng je verzekeraars op de hoogte. Denk aan verzekeringen voor pensioen, ziekteverzuim, bedrijfsaansprakelijkheid, bedrijfsschade en collectieve ongevallen. Controleer ook of de werknemer de verplichte zorgverzekering heeft. Zo niet, dan sluit Zorginstituut Nederland namens hem een zorgverzekering af en moet jij aan die instantie de premie afdragen.

Punt 7: veiligheid

Zodra je personeel in dienst neemt, moet je voor een veilige omgeving zorgen. Dat betekent: goede arbeidsomstandigheden, een preventiemedewerker, een risico-inventarisatie en -evaluatie en voldoende bedrijfshulpverleners. Voor al die zaken gelden aparte regels. Zoek ze op, want ze zijn belangrijk.

Punt 8: salaris

Wat het precieze salaris moet zijn van je medewerkers, is een vraag waar veel ondernemers mee worstelen. Je wil je werknemer uiteraard niet teveel betalen, maar betaal je te weinig dan is de kans groot dat je je werknemer ontevreden en gedemotiveerd raakt.

Punt 9: onboarding

Zorg ervoor dat de medewerker zich meteen al welkom en thuis voelt, dit doe je middels onboarding. Dat is net iets anders dan inwerken. Onboarding gaat vooral om het leren kennen van de medewerker en hem of haar jouw bedrijf te laten leren kennen: de collega's, bedrijfscultuur, kernwaarden en missie.

Hoe komt een arbeidsovereenkomst tot stand?

Je hebt pas officieel personeel in dienst als degene die voor je bedrijf werkt voldoet aan een aantal eisen. Iemand is personeel als:

  • hij/zij drie opeenvolgende maanden voor het bedrijf heeft gewerkt;

  • hij/zij iedere week of tenminste twintig uur per maand tegen betaling werkt;

  • er een gezagsverhouding is;

  • er loon moet worden betaald;

  • er een verplichting is om arbeid te verrichten.

Als dat allemaal het geval is, kun je aan de slag met de volgende zaken.

Arbeidsovereenkomst

Allereerst moet je tot een overeenkomst komen met je (toekomstige) personeelslid: een arbeidsovereenkomst. In theorie mag dit mondeling gebeuren, maar het is verstandiger om dit schriftelijk vast te leggen: dan zijn de afspraken helder. In de arbeidsovereenkomst kunnen of moeten de volgende zaken aan bod komen:

  • Naam (voorletters, tussenvoegsel, achternaam), geboortedatum, adres en woonplaats van de werknemer en naam, adres, woonplaats werkgever

  • Plaats(en) waar wordt gewerkt

  • Functie van de werknemer en de taak

  • Tijdstip van indiensttreding

  • Duur van de arbeidsovereenkomst (als deze voor een bepaalde tijd is gesloten)

  • Vakantie-aanspraken

  • Loon en de termijn van uitbetaling

  • Gebruikelijke arbeidsduur (per week of per dag)

  • Deelname aan een pensioenregeling (indien van toepassing)

  • Of de CAO van toepassing is (en welke)

  • Eventuele proeftijd

  • Opzegtermijn (of de berekening daarvan)

  • Arbeidsongeschiktheid en ziekte

  • Eventueel regresrecht

  • Identificatieplicht

  • Concurrentie-/ of relatiebeding (alleen bij hogere of specifieke functies)

Kosten

Naast het maandelijkse bruto loon van jouw personeel, kun je te maken krijgen met bijkomende kosten voor vakantiegeld, dertiende maand, ziektekosten, scholing, pensioenfonds en reiskosten. De bestaande CAO in je bedrijfstak is daar zeer belangrijk bij. In nagenoeg alle CAO´s zijn afspraken gemaakt over de arbeidsvoorwaarden voor specifieke bedrijfstakken. Meer lees je in het artikel onder welke cao valt mijn onderneming.

Loonkosten

De loonkosten voor jou zijn ongeveer 30 procent hoger dan het brutoloon dat je werknemer ontvangt. Je betaalt immers ook een deel van de verzekeringen en andere bijkomende kosten. Naast het pensioen is dit het vakantiegeld (meestal 8 procent van het brutoloon) en de dertiende maand. Hierover worden loonbelasting en premies geheven, die je als werkgever moet afdragen.

Pensioen

Voor iedere werknemer gelden sociale verzekeringen wat betreft de pensioenrechten (AOW en ANW). Als werkgever kun je aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden. Meestal deel je de premie hiervan met de werknemer. Vaak wordt dit al in de CAO of in de bedrijfstak pensioenfonds geregeld. Je bent verplicht dit aan de werknemer te melden.

Loonheffingen en aanmelden bij belastingdienst

Als werkgever krijg je ook te maken met loonheffingen van de belastingdienst. Loonheffingen is een verzamelnaam voor:

  • Loonbelasting / premie volksverzekeringen

  • De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)

  • De premies werknemersverzekeringen (WW en WAO/WIA)

Meer informatie hierover vind je in het handboek loonheffingen. Deze ontvang je van de Belastingdienst als je je als werkgever aanmeldt. Deze aanmelding kan telefonisch of online.

Administratie

Behalve de al gemelde contracten en belastingverplichtingen komt er ook een stuk extra administratie bij kijken: de personeelsadministratie. De loonadministratie is daar een voorbeeld van. De loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen. Je moet dan denken aan formulieren als de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Dit zijn allemaal formulieren die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Het kan handig zijn om dit uit te besteden, omdat de regels hiervoor jaarlijks veranderen.

Aanpassen en nieuwe verzekeringen afsluiten

Je moet niet alleen nieuwe dingen regelen, ook bestaande regelingen moet je aanpassen als je werkgever wordt. Het beste voorbeeld is de eigen aansprakelijkheidsverzekering van het bedrijf. Nu ben alleen jij verzekerd, door het aan te passen is ook de aansprakelijkheid van de werknemer verzekerd, aan klanten of aan derden. Ook de bedrijfsschadeverzekering moet worden aangepast. De vaste lasten stijgen immers en dat moet hierin meegenomen worden. Tevens kun je kijken of er nieuwe verzekeringen nu rendabel voor je zijn. Verzekeringen die afgesloten moeten of kunnen worden bij de komst van personeel zijn:

  • ziekteverzuimverzekering,

  • de WAO- gat verzekering,

  • een collectieve ongevallenverzekering,

  • pensioenverzekering.

Onder bepaalde voorwaarden kun je eigenrisicodrager worden voor de WAO/WIA, WGA en/of Ziektewet. Wil je direct eigenrisicodrager worden, dan moet je dit aanvragen voordat je een werknemer in dienst neemt. 

Andere verplichtingen

Voordat de werknemer begint, moet je de identiteit van de nieuwe werknemer vaststellen. Dit kun je doen door middel van een paspoort of rijbewijs. Ook moet je de nieuwe medewerker bij diverse instanties aanmelden. In je bedrijf moet namelijk een preventiemedewerker aanwezig zijn. Je mag ook zelf als preventiemedewerker optreden bij minder dan tien personeelsleden.

Wat het precieze salaris moet zijn van je medewerkers, is een vraag waar veel ondernemers mee worstelen. Je wil je werknemer uiteraard niet teveel betalen, maar betaal je te weinig dan is de kans groot dat je je werknemer ontevreden en gedemotiveerd raakt.