4 Tips om wanbetaling te voorkomen

Bedrijven in Nederland betalen hun facturen gemiddeld na 39,9 dagen. Dat is vooruitgang: eind 2017 lag het gemiddelde nog boven de 40 dagen. Kleinere bedrijven die facturen sturen aan grote bedrijven moeten vaak langer wachten op hun geld. Dit blijkt uit
Sinds 1 juli 2018 worden kleine ondernemers, zoals zzp’ers en mkb-bedrijven beter beschermd tegen onredelijk lange betalingstermijnen van grote ondernemingen. Wat doet u als een klant dan toch de maximale betalingstermijn van zestig dagen overschrijdt? Precies, dat brengt een hoop rompslomp met zich mee. Wij adviseren wanbetalingen te voorkomen en wel met deze tips.
Sales, CRM, projectmanagement in één tool
Klik hier
Probeer de gratis demo van Teamleader
Lees meer

Tip 1: Kies voor een duidelijke offerte

Het is verplicht om je algemene voorwaarden aan je offerte toe te voegen, dus informeer je klanten voordat ze de overeenkomst aanvaarden. Controleer alle bepalingen zorgvuldig, eventueel zelfs met de hulp van een externe expert. De wetgeving over wat algemene voorwaarden precies mogen inhouden, heeft zich in de afgelopen jaren enorm ontwikkeld en misschien zijn er ook zaken binnen jouw onderneming veranderd. Een offerte is alleen bindend als de algemene voorwaarden juridisch geldig zijn.

Je klant moet de offerte expliciet aanvaarden met een handtekening of - nog eenvoudiger - door te bevestigen via e-mail. Leg alle communicatie schriftelijk vast, met e-mail als het medium bij uitstek: het is snel, kosteloos en helpt je om discussies achteraf te vermijden.

Tip 2: Stel correcte facturen op en verwerk ze op de juiste manier

Wil je niet dat een klant je factuur uit het oog verliest? Reageer dan zelf ook snel en verzend je factuur meteen zodra je een product levert of dienst hebt geleverd. Het is niet verplicht, maar wel handig om de algemene voorwaarden nog eens toe te voegen aan de achterzijde van de factuur.

Wanneer je de factuur hebt opgesteld, verwerk je deze vervolgens ook correct in je eigen boekhouding. Mocht er discussie ontstaan over de datum van verzending, vormt je uitgaand facturenboek namelijk een belangrijk bewijsstuk.

Tip 3: Laat je klanten online betalen

Online betalingen zijn populair: cijfers van Wordline tonen aan dat elektronische transacties in 2016 met maar liefst 32% toenamen. Dat getal blijft stijgen, want terwijl het dagrecord in 2016 op zo’n 8,4 miljoen transacties op één dag lag, was dat eind 2017 al 9,2 miljoen.

Online betalen wordt dus steeds belangrijker. Dat is ook logisch, want:

  • Betalingen verlopen sneller: gegevens worden vaak automatisch ingevuld en je klanten kiezen zelf hun favoriete betaalmethode;
  • Online betaalsystemen voldoen aan strenge veiligheidsnormen;
  • Providers van betaalsystemen worden steeds goedkoper.

Klanten vragen steeds meer om online betaalmogelijkheden. Door hen die optie aan te bieden, kom je niet alleen tegemoet aan hun wensen, maar betalingen worden daardoor ook sneller voldaan. Een QR-code inscannen en bevestigen is immers veel sneller gepiept dan een overschrijving waarbij je alle gegevens handmatig moet invoeren.

Tip 4: Automatiseer je betaalherinneringen

Betaalherinneringen verzenden is een vervelend, maar essentieel klusje dat je liever niet uitstelt. Mensen zijn vergeetachtig en er is weinig kans dat een onbetaalde factuur alsnog voldaan wordt als je hen daar niet aan herinnert.

Bel een klant eerst op voor je een aangetekende aanmaning verstuurt. Persoonlijk contact schept niet alleen meer vertrouwen, het is vaak ook doeltreffender. Als dat niet werkt, is de schriftelijke betaalherinnering een tweede optie. Verzend de aanmaning via e-mail, brief (al dan niet aangetekend), of allebei.

Vermeld volgende zaken zeker in je aanmaning:

  • Maak duidelijk over welke factuur het gaat;
  • Vermeld dat je aanmaning geldt als ingebrekestelling;
  • Vermijd termen als een ‘eerste aanmaning’ - daarmee insinueer je dat klanten nog steeds tijd hebben om te betalen;
  • Verwijs eventueel terug naar de algemene voorwaarden.

Heb je echt een hekel aan betaalherinneringen verzenden? Begrijpelijk. Bespaar jezelf tijd en gebruik software om automatische betalingsherinneringen te verzenden. Je hoeft dan alleen een automatische boodschap en termijn in te stellen en de tool neemt de rest van je over. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de software van Teamleader.

Wordt je factuur nog steeds niet betaald? Onderneem stappen

Als je factuur na deze vele pogingen nog altijd onbetaald blijft, is het tijd om een professional in te schakelen. Gebruik bijvoorbeeld een partij als Payt om al je onbetaalde facturen te innen met een minimum aan kosten en inspanningen. In enkele klikken start je een dossier op, waarna zij een gerechtsdeurwaarder naar de klant stuurt. Leuk is anders, maar het is wel de meest efficiënte manier om met wanbetalers om te gaan… en als je al onze tips goed opvolgt, krijg je daar hopelijk weinig mee te maken!


Dossiers

Praat met ons mee op

MKB Servicedesk
Postadres
Postbus 40273
3504 AB Utrecht

Bezoekadres:
Reactorweg 9a
3542 AD Utrecht
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten