Een goede personeelsplanning is belangrijk, het is de basis van jouw bedrijf. Maar hoe maak je een goed werkrooster? Gebruik dit stappenplan en maak makkelijk zelf een vakantieplanning, weekplanning, verlofkaart en/of ploegenrooster voor je bedrijf.
Wat is een werkrooster?
Een werkrooster is een gestructureerd schema dat aangeeft wie er op welke dagen en tijden moet werken. Dit rooster kun je, afhankelijk van wat voor jouw bedrijf het beste werkt, per week, per 4 weken, per maand of kwartaal opstellen. In het werkrooster zet je per werknemer welke dagen en tijden iemand moet werken.
Je kunt er ook inzetten wie welke werkzaamheden heeft op een bepaalde dag. Zo kun je de bezetting efficiënt plannen en zorgen dat alle taken worden uitgevoerd. Om ook in de vakantie een optimale bezetting te hebben, kiezen veel ondernemers voor het maken van een vakantieplanning.
Stappenplan: werkrooster maken
Een planning maken, een rooster voor een ploegendienst maken in Excel of Google Spreadsheets of een goede vakantieplanning in elkaar draaien: het is niet altijd even makkelijk. Daarom delen we dit stappenplan. Zo maak je een rooster dat voor jou en voor je werknemers duidelijk is.
1. Verzamel informatie
Voor je een rooster kunt maken, heb je bepaalde informatie nodig. Begin daarom eerst met het verzamelen van de input, zodat je alle gegevens die je nodig hebt voor je werkrooster bij de hand hebt. Wat heb je nodig?
Overzicht personeelsbestand: zorg voor een overzicht van je personeelsbestand. Wie heb je in dienst en hoeveel uur kun je iedereen inplannen?
Anoniem rooster: Begin met het maken van een zogenaamd anoniem rooster. Hierin kijk je welke functies je hoeveel uur op een bepaalde dag nodig hebt.
Overzicht beschikbaarheid: Maak een overzicht met de werkdagen en –tijden waarop werknemers beschikbaar zijn. Zorg dat je ruim van tevoren op de hoogte bent van de beschikbaarheid van jouw werknemers. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan en zit je nooit zonder personeel.
Houd er daarnaast rekening mee dat misschien niet iedereen een fulltime contract heeft en werknemers een maximum aantal uren per dag mogen werken.
Maximaal aantal werkuren
Houd bij het bepalen van het rooster rekening met de regels uit de arbeidstijdenwet. Hierin staat bijvoorbeeld dat een werknemer niet meer dan twaalf uur per dienst en zestig uur per week mag werken. Het is belangrijk dat je je hieraan houdt. Voor je personeel natuurlijk, maar daarnaast kan de Arbeidsinspectie flinke boetes uitdelen als je je niet aan de regels houdt.
2. Kies je tool om een werkrooster te maken
Voorheen werd een werkrooster vaak gemaakt via een sjabloon van Microsoft of Spreadsheets. Dat kun je nog steeds doen. Je vindt er verschillende voorbeelden van planningen, zoals roosters voor ploegendiensten, verlofkaarten en een standaard werkrooster.
Geef je liever wat meer uit handen? Kies dan voor dedicated roostersoftware. Er is verschillende Nederlandse en internationale software op de markt. Hiermee kun je na het invullen van je gegevens gemakkelijk een planning of urenregistratie laten maken. Ook ruilverzoeken en verlofaanvragen kun je zo makkelijk verwerken. De software verschilt nogal in prijs, dus vergelijk goed voor je iets aanschaft.
3. Maak het werkrooster
Als je alle bovenstaande informatie op een rijtje hebt, kun je beginnen met het invullen van je werkrooster. Begin de planning met vaste medewerkers en vul hem daarna aan met oproepkrachten. Zorg dat je de juiste mensen op de juiste plek zet. De duizendpoten in jouw onderneming kun je flexibel inroosteren, maak hier gebruik van.
Rooster voor ploegendiensten
Wil je je onderneming langer dan 8 uur per dag open houden? Dan kun je je medewerkers in ploegen laten werken. Het maken van roosters voor ploegendiensten is een vak apart, er zijn veel meer zaken waar je op moet letten dan bij een standaard rooster. Zo moet je er rekening mee houden dat:
niet iedereen je zaak kan openen of sluiten.
het persoonlijke ritme van je werknemers verschilt. Sommige mensen vinden het prettig om vroeg te beginnen, terwijl anderen liever later op de avond werken.
je niet altijd dezelfde mensen met de 'vervelende' diensten opzadelt. Een eerlijke verdeling zorgt voor gemotiveerdere medewerkers.
werknemers van 55 jaar en ouder geen nachtdiensten hoeven te doen, tenzij ze hier zelf geen bezwaar tegen hebben natuurlijk.
4. Het werkrooster versturen
Is je werkrooster af? Verspreid het dan onder je werknemers. Je kunt het rooster natuurlijk ook uitprinten en ouderwets ophangen in de bedrijfskantine. Nadeel is dat een medewerker die twee weken op vakantie is, niet weet wanneer hij weer moet werken.
Zorg er daarom voor dat het rooster altijd online beschikbaar is. Het voordeel van roostersoftware is dat er meestal een app bij zit, waarin iedere medewerker realtime kan zien wat het meest actuele rooster is. Ook krijgen ze een melding bij wijzigingen.
Heb je geen app? Mail het rooster dan rond, deel het via Google docs of zet het op intranet. Het voordeel van de laatste twee opties is dat je personeel meteen op de hoogte is van eventuele wijzigingen. Kies je voor delen via de mail? Denk er dan aan dat je iedereen bij elke wijziging een nieuwe versie stuurt!
Zelfroosteren personeel
Bij zelfroosteren bepalen medewerkers deels zelf hun werktijden. Voordelen hiervan zijn dat ze files vermijden, flexibeler kunnen werken en zelf een goede combinatie tussen privé en werk kunnen maken. Hierdoor zijn werknemers minder gestrest en leveren ze beter werk. Let op, het inrichten van ploegendiensten door middel van zelfroosteren is niet aan te raden. Er zullen bijvoorbeeld weinig vrijwilligers zijn voor nachtdiensten, mocht je die nodig hebben.
