Hoe maak ik een werkrooster?

Stappenplan: werkrooster maken

29 augustus 2008 18 mei 2020

Ondernemers werken nog steeds graag met Excel (of tegenwoordig ook Google Spreadsheets). Je kunt hiermee prima een werkrooster maken. Lees het stappenplan en je maakt makkelijk zelf een vakantieplanning, weekplanning, verlofkaart en/of ploegenrooster!

Op de hoogte blijven van al het ondernemersnieuws?

Whitepaper 'Nieuwe tijd, nieuw leiderschap'

Een planning maken, een rooster voor een ploegendienst maken in Excel of Google Spreadsheets of een goede vakantieplanning in elkaar draaien: het is niet altijd even makkelijk. Daarom delen we dit stappenplan. Zo maak je een rooster dat voor jou en voor je werknemers duidelijk is. 

Verzamel je informatie

Voor je een rooster kunt maken, heb je bepaalde informatie nodig. Begin daarom eerst met deze stappen, zodat je alle gegevens die je nodig hebt voor je werkrooster bij de hand hebt.

  1. Overzicht personeelsbestand: zorg voor een overzicht van je personeelsbestand. Wie heb je in dienst en hoeveel uur kun je iedereen inplannen?

  2. Anoniem rooster. Begin met het maken van een zogenaamd anoniem rooster. Hierin kijk je welke functies je hoeveel uur op een bepaalde dag nodig hebt.

  3. Overzicht beschikbaarheid. Maak een overzicht met de werkdagen en –tijden waarop werknemers beschikbaar zijn. Zorg dat je ruim van tevoren op de hoogte bent van de beschikbaarheid van jouw werknemers. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan en zit je nooit zonder personeel.

Houd er daarnaast rekening mee dat misschien niet iedereen een fulltime contract heeft en werknemers een maximum aantal uren per dag mogen werken.

Maak het rooster

Als je alle bovenstaande informatie op een rijtje hebt, kun je beginnen met het invullen van je werkrooster. Begin de planning met vaste medewerkers en vul hem daarna aan met oproepkrachten. Zorg dat je de juiste mensen op de juiste plek zet. De duizendpoten in jouw onderneming kun je flexibel inroosteren, maak hier gebruik van.

Waarin maak ik mijn rooster?

Een handige manier om een rooster te maken, is via een sjabloon van Microsoft of Spreadsheets. Je vind er verschillende voorbeelden van planningen, zoals roosters voor ploegendiensten, verlofkaarten en een standaard werkrooster.

Ploegendiensten

Wil je je onderneming langer dan 8 uur per dag open houden? Dan kun je je medewerkers in ploegen laten werken. Het maken van roosters voor ploegendiensten is een vak apart, er zijn veel meer zaken waar je op moet letten dan bij een standaard rooster. Zo moet je er rekening mee houden dat niet iedereen je zaak kan openen of sluiten. Het is ook belangrijk om rekening te houden met het persoonlijke ritme van je werknemers. Sommige mensen vinden het prettig om vroeg te beginnen, terwijl anderen liever later op de avond werken. Houd er ook rekening mee dat je niet altijd dezelfde mensen met de 'vervelende' diensten opzadelt. Een eerlijke verdeling zorgt voor gemotiveerdere medewerkers.

Rooster versturen

Is je rooster af, verspreid het dan onder je werknemers. Heb je ervoor gekozen te werken met Excel, dan kun je het natuurlijk uitprinten en ouderwets ophangen in de bedrijfskantine. Nadeel is dat een medewerker die twee weken op vakantie is, niet weet wanneer hij weer moet werken. Ga met je tijd mee en zorg dat het rooster online beschikbaar is. Mail het rond, deel het via Google docs of zet het op intranet. Het voordeel van de laatste twee opties is dat je personeel meteen op de hoogte is van eventuele wijzigingen. Kies je voor delen via de mail? Denk er dan aan dat je iedereen bij elke wijziging een nieuwe versie stuurt! 

Zelfroosteren

Een nieuwe vorm van roosteren is zelfroosteren. Deze vorm hoort bij het nieuwe werken en houdt in dat werknemers zelf hun tijden bepalen. Voordelen hiervan zijn dat ze files vermijden, flexibeler kunnen werken en zelf een goede combinatie tussen privé en werk kun maken. Hierdoor zijn werknemers minder gestrest en leveren ze beter werk. Let op, het inrichten van ploegendiensten door middel van zelfroosteren is niet aan te raden. Er zullen bijvoorbeeld weinig vrijwilligers zijn voor nachtdiensten, mocht je die nodig hebben.